بناء برنامج رفيع المستوى لرعاية المعرفة من الصفر.
شركة استشارات إدارية وحلول تكنولوجيا حكومية · الخدمات المهنية
تقييم الوضع الحالي وخارطة طريق ومشاريع مرتبة حسب الأولوية لشركة استشارات تضم 15,000 موظف
الملخص التنفيذي
كان المدير الإداري للشركة F، وهي شركة استشارات عالمية تضم نحو 15,000 من موظفي الاستشارات، قلقًا من أن الشركة تخفق في التقاط المعرفة والخبرة الكامنتين لدى موظفيها والاستفادة منهما. كان هناك في ذلك الوقت أكثر من مئة مبادرة لإدارة المعرفة قيد التنفيذ بالفعل، لكن جميعها تقريبًا كانت تُنفَّذ وتُموَّل محليًا داخل أقسام أو مجموعات عمل منفردة، بعيدًا عن أنظار قيادة الشركة، ولم يكن أي من الأصول المعرفية للشركة، من مقترحات المشاريع والسير الذاتية وملخصات الحالات وأطر العمل والأوراق البيضاء والمواد التسويقية، متاحًا لإعادة الاستخدام على مستوى الشركة. شكّل المدير الإداري لجنة توجيهية من نحو 20 شريكًا من كبار الشركاء لبناء برنامج لإدارة المعرفة من الطراز الأول. وبعد نحو عام من الاجتماعات الداخلية ذات النتائج المحدودة، طلبت اللجنة مقترحات من نحو اثنتي عشرة شركة استشارية متخصصة في KM، واختارت Iknow لقوة مؤهلاتها وعمق خبرتها في KM.
على مدى مشروع استمر ثلاثة أشهر، أجرت Iknow تقييمًا للوضع الراهن لقدرات إدارة المعرفة في الشركة وخططها المستقبلية وبيئتها الثقافية، فقابلت عشرات الموظفين من جميع المستويات التنظيمية وفحصت عمليات إدارة المعرفة والبرمجيات المنشورة في أنحاء الشركة. ثم أعدت Iknow خارطة طريق شاملة للبرنامج ويسّرت ورشة عمل استغرقت يومًا كاملًا مع اللجنة التوجيهية لصقل موجة أولى من خمسة مشاريع وترتيب أولوياتها واختيارها: مواءمة استراتيجية رأس المال الفكري، وتدقيق المعرفة، وتصميم الحوكمة، وتصميم بنية المحتوى المؤسسي، وبوابة فرق المشاريع. وبنهاية المشروع، أصبح لدى الشركة F فهم مشترك لنقاط قوتها وضعفها في إدارة المعرفة ورؤية وخارطة طريق واضحتان لبرنامج متعدد السنوات لرعاية المعرفة على مستوى المؤسسة بأكملها.
الخلفية والسياق
نبذة عن العميل
تخدم هذه الشركة المؤثرة في مجال الاستشارات الإدارية عملاء من القطاعين التجاري والحكومي، بجذور عميقة في مجالي الدفاع والاستخبارات تعود إلى عملها مع البحرية الأمريكية في أربعينيات القرن الماضي، من خلال فريق استشاري عالمي يضم نحو 15,000 موظف.
سياق القطاع
بالنسبة لشركة خدمات مهنية، تُعد المعرفة الجماعية لموظفيها منتجَها الأساسي فعليًا، مما يجعل الإخفاق في التقاط تلك المعرفة وإعادة استخدامها بصورة منهجية خطرًا تنافسيًا وتجاريًا مباشرًا: كتابة مقترحات متكررة بلا داعٍ، ومنهجيات غير متسقة، وفقدان للذاكرة المؤسسية كلما انتقل موظف من ذوي الخبرة أو غادر الشركة. وتميل مؤسسات الاستشارات الكبيرة، على وجه الخصوص، إلى تراكم نشاط إدارة المعرفة بشكل عضوي على مستوى الأقسام أو الممارسات قبل وجود أي تنسيق مؤسسي بوقت طويل، مما ينتج بالضبط ذلك النوع من فجوة الرؤية وازدواجية الجهود الذي حدده المدير الإداري للشركة F. وقد ولّد هذا النمط طلبًا مستمرًا، طوال منتصف العقد الأول من الألفية، على تقييمات منظمة للوضع الراهن وأعمال استراتيجية KM المؤسسية القادرة على تحويل المبادرات المحلية المتناثرة إلى برنامج منسق على مستوى الشركة.
الوضع الراهن
كان المدير الإداري يرى أن هناك فرصة كبيرة لوضع سياسات وممارسات على مستوى الشركة لإدارة الأصول المعرفية للشركة وصونها، فشكّل لجنة توجيهية من نحو 20 شريكًا من كبار الشركاء كُلِّفت بتطوير برنامج لإدارة المعرفة من الطراز الأول وتنفيذه. وبعد أن أسفر نحو عام من اجتماعات اللجنة عن نتائج محدودة، قررت اللجنة الاستعانة بخبراء خارجيين، فطلبت مقترحات من نحو اثنتي عشرة شركة استشارية متخصصة في KM. واختيرت Iknow من بين هذه المجموعة لقوة مؤهلاتها وعمق خبرتها في KM.
المشكلة / التحدي
- نشاط متناثر وغير منسق لإدارة المعرفة في أنحاء الشركة. كان هناك أكثر من مئة مبادرة لإدارة المعرفة قيد التنفيذ، جميعها تقريبًا تُنفَّذ وتُموَّل محليًا داخل أقسام أو مجموعات عمل منفردة، وبعيدة عن أنظار قيادة الشركة.
- غياب نهج شامل للمعرفة المؤسسية. لم يكن هناك أي نهج على مستوى الشركة للحفاظ على المعرفة المؤسسية، ولم يكن أي من الأصول المعرفية للشركة متاحًا لإعادة الاستخدام على مستوى المنظمة.
- عام من الجهد الداخلي بتقدم محدود. أمضت لجنة توجيهية مكونة من 20 من كبار الشركاء نحو عام في اجتماعات داخلية دون تحقيق نتائج ذات قيمة.
- الأصل الأساسي لشركة كبيرة دون إدارة. مع نحو 15,000 من موظفي الاستشارات، كان الأصل التنافسي الجوهري للشركة، أي الخبرة الجماعية لموظفيها، يظل إلى حد كبير غير ملتقط وغير مستثمر على النطاق المؤسسي.
أهداف المشروع
- إجراء تقييم للوضع الراهن لقدرات إدارة المعرفة في الشركة وخططها المستقبلية وبيئتها الثقافية في إدارة رأس المال الفكري.
- إعداد خارطة طريق شاملة للبرنامج وتحديد مشاريع مرشحة لمرحلة تنفيذ أولى.
- تيسير ورشة عمل منظمة مع اللجنة التوجيهية لصقل مشاريع المرحلة الأولى وترتيب أولوياتها واختيارها.
- وضع أوصاف تفصيلية للمشاريع وخطط أنشطة لكل مشروع مختار.
نهج Iknow
كيف نظّمت Iknow العمل
نظّمت Iknow المشروع على مرحلتين: تقييم للوضع الراهن لفهم القدرات والثقافة القائمتين في الشركة، تلاه إعداد خارطة الطريق وعملية منظمة لترتيب الأولويات لاختيار موجة أولى من مشاريع التنفيذ وتحديد نطاقها، بما يعكس منهجية Iknow في تقييم إدارة المعرفة وقياس النضج المعياري.
الأنشطة والقرارات الرئيسية
- مقابلات الوضع الراهن. قابلت Iknow عشرات من موظفي العميل من جميع المستويات التنظيمية لفهم القدرات الحالية للشركة وخططها المستقبلية وبيئتها الثقافية في إدارة رأس المال الفكري.
- مراجعة الأنظمة والعمليات. فحصت Iknow بدقة عمليات إدارة المعرفة والتطبيقات البرمجية التي جرى نشرها في أنحاء الشركة.
- إعداد خارطة طريق البرنامج. أنشأت Iknow خارطة طريق شاملة للبرنامج وحددت مشاريع محتملة لمرحلة تنفيذ أولى.
- ورشة ترتيب الأولويات. عقدت Iknow ورشة عمل استغرقت يومًا كاملًا مع اللجنة التوجيهية لصقل مشاريع المرحلة الأولى وترتيب أولوياتها واختيارها.
- اختيار المشاريع الأولية. اختارت اللجنة موجة أولى من خمسة مشاريع: مواءمة استراتيجية رأس المال الفكري، وتدقيق المعرفة، وتصميم الحوكمة، وتصميم بنية المحتوى المؤسسي، وبوابة فرق المشاريع.
- التخطيط التفصيلي للمشاريع. أعدت Iknow أوصافًا تفصيلية وخطط أنشطة لكل مشروع من المشاريع الخمسة المختارة.
أصحاب المصلحة والتعاون
عملت Iknow بصفتها المقاول الرئيسي، بالتعاون المباشر مع اللجنة التوجيهية التابعة للمدير الإداري والمكونة من نحو 20 شريكًا من كبار الشركاء، ومع موظفين من جميع المستويات التنظيمية خلال برنامج مقابلات الوضع الراهن.
التحديات وكيف تغلبت عليها Iknow
بناء صورة دقيقة عبر شركة كبيرة لامركزية
مع نحو 15,000 من موظفي الاستشارات وأكثر من مئة مبادرة محلية غير منسقة لإدارة المعرفة قيد التنفيذ بالفعل، كان أي تقييم ضيق النطاق معرضًا لإغفال جيوب مهمة من النشاط أو القدرات. عالجت Iknow ذلك بمقابلة عشرات الموظفين من جميع المستويات التنظيمية والفحص الدقيق لعمليات وبرمجيات إدارة المعرفة المنشورة بالفعل في أنحاء الشركة، فبنت صورة شاملة حقًا للوضع الراهن في غضون ثلاثة أشهر.
تحويل عام من نقاشات اللجنة غير الحاسمة إلى زخم فعلي
كانت اللجنة التوجيهية قد أمضت بالفعل نحو عام في اجتماعات دون نتائج ذات قيمة، مما يعني أن تكرار النقاش الداخلي المفتوح كان معرضًا للمصير ذاته. عالجت Iknow ذلك بترجمة نتائج تقييمها للوضع الراهن إلى خارطة طريق ملموسة للبرنامج، ثم إدارة ورشة عمل منظمة لترتيب الأولويات استغرقت يومًا كاملًا ألزمت اللجنة بصقل موجة أولى محددة من المشاريع وترتيب أولوياتها والالتزام بها بدلًا من مواصلة التداول بشكل مجرد.
النتائج والأثر
النتائج الكمية
- نطاق النشاط القائم الذي جرى تقييمه: أكثر من 100 مبادرة محلية قائمة لإدارة المعرفة شملها تقييم الوضع الراهن.
- إشراك أصحاب المصلحة: مقابلة عشرات الموظفين من جميع المستويات التنظيمية.
- الرعاية التنفيذية: لجنة توجيهية من 20 من كبار الشركاء شاركت طوال مدة المشروع.
- تسليم خارطة الطريق الأولية: اختيار خمسة مشاريع للمرحلة الأولى وتفصيلها: مواءمة استراتيجية رأس المال الفكري، وتدقيق المعرفة، وتصميم الحوكمة، وتصميم بنية المحتوى المؤسسي، وبوابة فرق المشاريع.
- مدة المشروع: مهمة استمرت ثلاثة أشهر.
النتائج النوعية
بنهاية المشروع، كانت الشركة F قد توصلت إلى فهم مشترك لنقاط قوتها وضعفها في إدارة المعرفة وطوّرت رؤية وخارطة طريق واضحتين لتنفيذ برنامج لرعاية المعرفة من الطراز الأول. وأدركت الشركة أن البرنامج الناتج سيكون مبادرة متعددة السنوات لتحسين العمليات على مستوى المؤسسة بأكملها، تتطلب تحولًا كبيرًا في الثقافة الداخلية حول التقاط الأصول الفكرية الجماعية للشركة وتخزينها ومشاركتها، إلى جانب عمليات جديدة لإدارة المحتوى، وممكّنات تنظيمية مثل تعريفات جديدة للأدوار ومقاييس للأداء، وقدرات تقنية داعمة.
الوقت حتى تحقق الأثر
في غضون المشروع الذي استمر ثلاثة أشهر، نقلت Iknow الشركة من عام من نقاشات اللجنة الداخلية غير الحاسمة إلى خارطة طريق واضحة ومرتبة الأولويات ومفصلة، جاهزة لدعم تنفيذ مؤسسي متعدد السنوات.
قدرات Iknow التي أثبتها المشروع
المهارات الأساسية
- تقييم إدارة المعرفة وقياس النضج المعياري
- استراتيجية إدارة المعرفة وتصميم الحوكمة
- تدقيق المعرفة ورسم خرائطها
- تيسير اللجان التوجيهية التنفيذية
الأساليب والأطر
- تقييم الوضع الراهن (مقابلات الموظفين ومراجعة الأنظمة)
- إعداد خرائط طريق للبرامج المؤسسية
- ورش عمل منظمة لترتيب الأولويات
التقنيات والأدوات
- تصميم بنية المحتوى المؤسسي
- مراجعة مشهد برمجيات إدارة المعرفة
ضع هذه الخبرة في خدمة مشكلتك.
كثير من أعمالنا لا يظهر على الموقع. احجز مكالمة وأخبرنا عن قطاعك وسنعرض عليك المشاريع التي تقابل مجالك.