بناء دراسة الجدوى لإدارة المعرفة في هيئات النقل (DOT) بالولايات.
البرنامج الوطني التعاوني لأبحاث الطرق السريعة، مجلس أبحاث النقل، الأكاديميات الوطنية للعلوم والهندسة والطب (National Cooperative Highway Research Program, Transportation Research Board, National Academies of Sciences Engineering and Medicine) · القطاع الحكومي
جهد بحثي وطني لمساعدة إدارات النقل في الولايات على تقييم الاستثمار في إدارة المعرفة وتبريره
الملخص التنفيذي
يستوفي نحو 40% من القوى العاملة في معظم إدارات النقل في الولايات شروط التقاعد في غضون سنوات قليلة، ما يهدد بخروج عقود من المعرفة المؤسسية من الباب في الوقت الذي تواجه فيه إدارات النقل (DOT) ضغوطًا متنامية للتعاون عبر التخصصات ونقل المعرفة بوتيرة أسرع. ورغم هذا الخطر، افتقرت معظم إدارات النقل في الولايات إلى طريقة صارمة قائمة على الأدلة لبناء دراسة جدوى للاستثمار في إدارة المعرفة (KM). وفي يونيو 2023، وبعد عملية شراء تنافسية، أسند Transportation Research Board إلى Iknow عقدًا مدته سنتان ضمن National Cooperative Highway Research Program (NCHRP) لتجميع أفضل الممارسات والدروس المستفادة بشأن الاستثمار المؤسسي في إدارة المعرفة في دليل يمكن لإدارات النقل في الولايات استخدامه فعلًا.
على مدى نحو عامين، نفذت Iknow عملية بحثية صارمة وفق معايير NASEM، منظمة في ثلاث مراحل وتسعة مسارات عمل: مراجعة أكثر من 180 مقالًا منشورًا وكتابة ملخصات لـ49 منها ذات صلة بأسئلة البحث في المشروع، وإجراء مقابلات مع مسؤولي إدارة المعرفة في إدارات النقل في 27 ولاية ومقاطعة كولومبيا، وعقد مجموعات تركيز لأصحاب المصلحة لاختبار النتائج الأولية. وأنتجت Iknow أربعة عشر مخرجًا رئيسيًا وأكثر من 27 ناتجًا إضافيًا. وتُوج البحث بتقرير NCHRP Research Report 1164 بعنوان The Business Case for Knowledge Management: A Guide، الذي نشرته National Academies إلى جانب وثيقة تقنية مصاحبة تفصّل الجهد البحثي. وهذا يمنح إدارات النقل في الولايات الخمسين كلها موردًا عمليًا مثبت الصحة لبناء حجة الاستثمار في إدارة المعرفة قبل موجة فقدان المعرفة المؤسسية القادمة.
الخلفية والسياق
نبذة عن العميل
تتمثل مهمة National Academies of Sciences, Engineering, and Medicine (NASEM) في تقديم مشورة مستقلة وموثوقة بشأن التحديات المعقدة عبر حشد الخبرات في العلوم والهندسة والطب. ويدير Transportation Research Board (TRB)، أحد الأقسام الرئيسية في NASEM، برنامج National Cooperative Highway Research Program (NCHRP) الذي أنشئ عام 1962 ويُدار بالاشتراك مع Federal Highway Administration وAASHTO، ويتيح لإدارات النقل في الولايات تجميع تمويل البحوث لحل المشكلات المشتركة من دون ازدواجية الجهود. وفي 2023، تلقى NCHRP تمويلًا بحثيًا وإداريًا قدره 54 مليون دولار وأطلق نحو 100 مشروع جديد.
سياق القطاع
يستوفي نحو 40% من القوى العاملة في معظم إدارات النقل في الولايات شروط التقاعد في غضون سنوات قليلة، ما يهدد بذهاب قدر كبير من المعرفة المؤسسية معهم في الوقت الذي تواجه فيه هذه الإدارات ضغوطًا متنامية للتعاون متعدد التخصصات ونقل أسرع للمعرفة. وكان NCHRP قد مول بالفعل مجموعة من جهود البحث المتوازية في إدارة المعرفة لمعالجة هذه الفجوة، من بينها مشروعات عن استراتيجيات التنفيذ وحقائب أدوات التقاط المعرفة. واستهدف هذا المشروع قطعة مفقودة محددة: منح قيادات إدارات النقل الأدوات والأدلة لتبرير الاستثمار الفعلي في برامج إدارة المعرفة، إذ نادرًا ما تنجو الأفكار الجيدة من موسم الموازنات من دون دراسة جدوى موثوقة.
الوضع الراهن
في يناير 2022، أصدر NCHRP طلب مقترحات لبحث بعنوان Assessing and Measuring the Business Value of Knowledge Management. قدمت Iknow مقترحًا في مارس 2022، وبعد عملية شراء تنافسية، أسند NCHRP العقد إلى Iknow في يونيو 2023، استنادًا إلى تاريخ Iknow الطويل في مجال إدارة المعرفة وخبرتها في خدمة منظمات رائدة حول العالم. ووُسع نطاق المشروع لاحقًا ليشمل وضع دراسات جدوى تدعم قرارات الاستثمار في إدارة المعرفة، وأعيدت تسمية المشروع ليصبح KM Business Case Guide.
المشكلة / التحدي
- أزمة وشيكة لفقدان المعرفة. يستوفي نحو 40% من القوى العاملة في معظم إدارات النقل في الولايات شروط التقاعد في غضون سنوات قليلة، ما يهدد بذهاب المعرفة المؤسسية معهم.
- غياب طريقة قياسية لقياس القيمة التجارية لإدارة المعرفة. افتقرت إدارات النقل في الولايات إلى أساليب راسخة للتقييم والقياس تربط الاستثمار في إدارة المعرفة بنتائج تنظيمية قابلة للقياس.
- فهم قيادي محدود. كثيرًا ما لم تكن قيادات إدارات النقل ترى بوضوح كيف ترتبط إدارة المعرفة بالممارسات التنظيمية الأخرى، ما صعّب ترتيب أولويات التمويل.
- غياب إرشادات مشتركة بشأن الموقع التنظيمي. لم يكن لدى الولايات مرجع مشترك بشأن الموضع الذي ينبغي أن يحتله برنامج إدارة المعرفة داخل هيكلها التنظيمي، أو كيفية بناء الشراكات الداخلية الداعمة له.
أهداف المشروع
- تطوير أساليب لتقييم وقياس إدارة المعرفة ملائمة لممارسات الأعمال في إدارات النقل في الولايات.
- تحسين فهم قيادات الوكالات لصلات إدارة المعرفة بالممارسات التنظيمية الأخرى.
- تحديد خيارات لموضع برامج إدارة المعرفة داخل الهياكل التنظيمية.
- تعزيز الشراكات الداخلية الداعمة للاحتفاظ بالمعرفة ومشاركتها وتطويرها.
- وضع دراسات جدوى تدعم قرارات الاستثمار في إدارة المعرفة (نطاق مضاف).
نهج Iknow
كيف هيكلت Iknow العمل
اتبعت Iknow منهجية البحث الصارمة الموحدة لدى NASEM (خطة بحث موسعة Amplified Research Plan، ومذكرات تقنية Technical Memorandums مرحلية، ومسودات تقارير أولية، وتقرير نهائي، مع تقارير تقدم شهرية وفصلية واجتماعات انطلاق واجتماعات مرحلية)، منظمة في ثلاث مراحل وتسعة مسارات عمل: البحث الثانوي، والبحث الأولي، والمنتجات البحثية النهائية.
الأنشطة والقرارات الرئيسية
- خطة البحث الموسعة Amplified Research Plan. وسّعت Iknow خطة العمل المقدمة في مقترحها الأصلي وصقلتها.
- مراجعة الأدبيات. راجعت Iknow أكثر من 180 مقالًا منشورًا وكتبت ملخصات لـ49 منها ذات صلة بموضوعات البحث الأربعة للمشروع، مستندة إلى مصادر متخصصة في النقل مثل تقارير NCHRP وموارد إدارات النقل، ومصادر متخصصة في إدارة المعرفة منها APQC وKMWorld وAIIM وACM Digital Library، ومصادر أكاديمية وبحثية عامة.
- إشراك أصحاب المصلحة. أجرت Iknow مقابلات مع مسؤولي إدارة المعرفة في إدارات النقل في 27 ولاية ومقاطعة كولومبيا في مقابلات مدتها ساعة وفق دليل موحد، مع إعداد ملخصات مكتوبة تلتقط رؤى كل محادثة.
- مجموعات تركيز أصحاب المصلحة. عقدت Iknow مجموعات تركيز لمراجعة مسودات الدليل وأدمجت ملاحظات أصحاب المصلحة في التقرير النهائي والمخرجات الأخرى.
- التقرير النهائي والمخرجات. صاغت Iknow التقرير النهائي (المنشور بوصفه NCHRP Research Report 1164, The Business Case for Knowledge Management: A Guide) إلى جانب مواد للتواصل والنشر، وخطة تنفيذ، وعرض تقديمي موجز، وتقرير إجراء البحث Conduct of Research Report المطلوب الذي يوثق الجهد البحثي نفسه.
- محتوى الدليل. تضمن الدليل النهائي توصيات بشأن حوكمة إدارة المعرفة، والأدوار والمسؤوليات، وجدولًا زمنيًا نموذجيًا للتنفيذ، ومصفوفة RACI، وتغطية تفصيلية لأكثر من 15 نهجًا لنقل المعرفة الضمنية، من بينها المعسكرات التدريبية المكثفة ودراسات أفضل الممارسات ومجتمعات الممارسة ومراجعات الحوادث الحرجة وسرد الخبراء للقصص ومعارض المعرفة.
أصحاب المصلحة والتعاون
عملت Iknow بصفتها المقاول الرئيسي لدى NCHRP تحت إشراف NASEM وTRB، متعاونة مع لجنة بحثية تابعة لـNCHRP طوال المشروع، بينما أجرت مقابلات مع مسؤولي إدارة المعرفة في 27 ولاية ومقاطعة كولومبيا وعقدت مجموعات تركيز للتحقق من صحة المحتوى الأولي قبل النشر.
التحديات وكيف تغلبت عليها Iknow
توليف أدبيات واسعة ومتناثرة في مورد قابل للاستخدام
كان أكثر من 180 مقالًا منشورًا تمتد عبر مصادر النقل وإدارة المعرفة والمصادر الأكاديمية ينذر بإنتاج ببليوغرافيا متضخمة بدلًا من مورد قابل للتنفيذ. عالجت Iknow ذلك بغربلة المجموعة الكاملة وتقطير 49 مقالًا في ملخصات منظمة مرتبطة مباشرة بموضوعات البحث الأربعة للمشروع، بحيث يكون لكل عنصر من البحث الثانوي خط واضح يعود إلى حاجة محددة في الدليل.
ضمان أن يلقى الدليل صدى لدى من سيستخدمونه
كان دليل مبني حصرًا على الأدبيات وحكم فريق البحث الذاتي معرضًا لإغفال الكيفية التي يعيش بها مسؤولو إدارة المعرفة في إدارات النقل هذه التحديات يوميًا. عالجت Iknow ذلك بالجمع بين مقابلات منظمة مدتها ساعة مع مسؤولي إدارة المعرفة في 27 ولاية ومقاطعة كولومبيا ومجموعات تركيز لأصحاب المصلحة تراجع المحتوى الأولي، بحيث يعكس الدليل قبل نشره النهائي مدخلات حقيقية من الممارسين لا افتراضات البحث وحدها.
النتائج والأثر
النتائج الكمية
- الأدبيات المراجعة: أكثر من 180 مقالًا منشورًا جرت مراجعتها، مع كتابة 49 ملخصًا.
- مقابلات أصحاب المصلحة: مسؤولو إدارة المعرفة في 27 ولاية ومقاطعة كولومبيا.
- المخرجات: 14 مخرجًا رئيسيًا وأكثر من 27 ناتجًا إضافيًا عبر تسعة مسارات عمل.
النتائج النوعية
تُوج البحث بتقرير NCHRP Research Report 1164 بعنوان The Business Case for Knowledge Management: A Guide، الذي نشرته National Academies إلى جانب وثيقة تقنية مصاحبة، هي NCHRP Web-Only Document 437، تفصّل الجهد البحثي. ويمنح الدليل إدارات النقل في الولايات الخمسين كلها موردًا مشتركًا مثبت الصحة لبناء دراسة الجدوى للاستثمار المستقبلي في إدارة المعرفة، مكتملًا بتوصيات الحوكمة وجدول زمني نموذجي للتنفيذ ومصفوفة RACI وأكثر من 15 نهجًا موثقًا لنقل المعرفة الضمنية. كما يندرج المشروع في موجة أوسع ومنسقة من بحوث إدارة المعرفة الممولة من NCHRP التي انطلقت في الفترة نفسها تقريبًا، ما يجعل دليل Iknow موردًا تأسيسيًا يمكن لجهود البحث المتزامنة بشأن تنفيذ إدارة المعرفة والتقاط المعرفة البناء عليه.
الوقت حتى تحقق الأثر
أجرت Iknow البحث على مدى 24 شهرًا، مسلمة التقرير النهائي والمخرجات الداعمة ضمن الجدول الزمني الإلزامي لدى NASEM البالغ سنتين، مع نشر الدليل بوصفه NCHRP Research Report 1164 للاستخدام الفوري من قبل إدارات النقل في الولايات على مستوى البلاد.
قدرات Iknow التي أثبتها المشروع
المهارات الأساسية
- بحوث إدارة المعرفة وإعداد الأدلة الإرشادية
- مراجعة الأدبيات وتوليفها
- إشراك أصحاب المصلحة في ولايات متعددة
- إعداد دراسات الجدوى
الأساليب وأطر العمل
- منهجية البحث لدى NASEM/TRB (خطة بحث موسعة Amplified Research Plan، ومذكرات تقنية Technical Memorandums، وتقرير نهائي)
- مراجعة أدبيات منظمة وكتابة الملخصات
- مقابلات موحدة مدتها ساعة مع أصحاب المصلحة
- مجموعات تركيز أصحاب المصلحة
التقنيات والأدوات
- أطر إدارة المعرفة لدى APQC وموارد البحث في ACM Digital Library
- قوالب مصفوفة RACI والجدول الزمني للتنفيذ
ضع هذه الخبرة في خدمة مشكلتك.
كثير من أعمالنا لا يظهر على الموقع. احجز مكالمة وأخبرنا عن قطاعك وسنعرض عليك المشاريع التي تقابل مجالك.