Bâtir le dossier de justification de la gestion des connaissances dans les DOT des États.

À propos du client

La mission des National Academies of Sciences, Engineering, and Medicine (NASEM) est de fournir des conseils indépendants et dignes de confiance sur des défis complexes en mobilisant l'expertise des sciences, de l'ingénierie et de la médecine. Le Transportation Research Board (TRB), l'une des grandes divisions de la NASEM, administre le National Cooperative Highway Research Program (NCHRP), créé en 1962 et géré conjointement avec la Federal Highway Administration et l'AASHTO, qui permet aux DOT des États de mutualiser des fonds de recherche pour résoudre des problèmes communs sans dupliquer les efforts. En 2023, le NCHRP a reçu 54 millions de dollars de financement de recherche et d'administration et a lancé environ 100 nouveaux projets.

Contexte sectoriel

Près de 40% des effectifs de la plupart des DOT des États remplissent les conditions de départ à la retraite d'ici quelques années, menaçant d'emporter des connaissances institutionnelles substantielles au moment même où les DOT subissent une pression croissante en faveur de la collaboration interdisciplinaire et d'un transfert de connaissances plus rapide. Le NCHRP avait déjà financé un ensemble d'efforts de recherche parallèles en KM pour combler cette lacune, dont des projets sur les stratégies de mise en œuvre et les boîtes à outils de capture des connaissances. Ce projet visait une pièce manquante précise : donner aux dirigeants des DOT les outils et les preuves pour justifier d'investir réellement dans des programmes de KM, car les bonnes idées survivent rarement à la saison budgétaire sans un dossier économique crédible.

Situation actuelle

En janvier 2022, le NCHRP a publié un appel à propositions pour une recherche intitulée Assessing and Measuring the Business Value of Knowledge Management. Iknow a soumis une proposition en mars 2022 et, à l'issue d'une procédure d'attribution concurrentielle, le NCHRP a attribué le contrat à Iknow en juin 2023, sur la base de la longue expérience d'Iknow dans le domaine du KM et de son parcours au service d'organisations de premier plan dans le monde entier. Le périmètre du projet a ensuite été élargi pour inclure l'élaboration de dossiers économiques à l'appui des décisions d'investissement en KM, et le projet a été rebaptisé KM Business Case Guide.

• Une crise imminente de perte de connaissances. Environ 40% des effectifs de la plupart des DOT des États remplissent les conditions de départ à la retraite d'ici quelques années, menaçant d'emporter les connaissances institutionnelles avec eux.
• Aucun moyen standard de mesurer la valeur métier du KM. Les DOT des États manquaient de méthodes établies d'évaluation et de mesure reliant l'investissement en KM à des résultats organisationnels mesurables.
• Une compréhension limitée des dirigeants. Les dirigeants des DOT ne voyaient souvent pas clairement comment le KM se reliait aux autres pratiques organisationnelles, ce qui rendait difficile la priorisation des financements.
• Aucune orientation partagée sur le rattachement organisationnel. Les États n'avaient pas de référence commune sur la place qu'un programme de KM devait occuper dans leur structure organisationnelle, ni sur la façon de construire les partenariats internes qui le soutiennent.

• Développer des méthodes d'évaluation et de mesure du KM adaptées aux pratiques métier des DOT des États.
• Améliorer la compréhension par les dirigeants des agences des liens entre le KM et les autres pratiques organisationnelles.
• Identifier des options de rattachement des programmes de KM au sein des structures organisationnelles.
• Favoriser des partenariats internes qui soutiennent la rétention, le partage et le développement des connaissances.
• Élaborer des dossiers économiques à l'appui des décisions d'investissement en KM (périmètre ajouté).

Comment Iknow a structuré la mission

Iknow a suivi la méthodologie de recherche rigoureuse et normalisée de la NASEM (un Amplified Research Plan, des Technical Memorandums intermédiaires, des projets de rapports préliminaires et un rapport final, avec des rapports d'avancement mensuels et trimestriels ainsi que des réunions de lancement et intermédiaires), organisée en trois phases et neuf chantiers : recherche secondaire, recherche primaire et produits finaux de recherche.

Activités et décisions clés

• Amplified Research Plan. Iknow a étoffé et affiné le plan de travail soumis dans sa proposition initiale.
• Revue de littérature. Iknow a examiné plus de 180 articles publiés et rédigé des synopsis de 49 d'entre eux pertinents pour les quatre thèmes de recherche du projet, en s'appuyant sur des sources axées sur les transports comme les rapports NCHRP et les ressources des DOT, des sources axées sur le KM dont APQC, KMWorld, AIIM et l'ACM Digital Library, et des sources académiques et de recherche générales.
• Mobilisation des parties prenantes. Iknow a interrogé les responsables KM des DOT de 27 États et du district de Columbia lors d'entretiens d'une heure suivant un guide standard, en préparant des synthèses écrites pour capturer les enseignements de chaque conversation.
• Groupes de discussion des parties prenantes. Iknow a réuni des groupes de discussion pour examiner les versions provisoires du Guide et a intégré les retours des parties prenantes dans le rapport final et les autres livrables.
• Rapport final et livrables. Iknow a rédigé le rapport final (publié sous le titre NCHRP Research Report 1164, The Business Case for Knowledge Management: A Guide) ainsi que des supports de diffusion, un plan de mise en œuvre, une présentation de synthèse et un Conduct of Research Report obligatoire documentant l'effort de recherche lui-même.
• Contenu du Guide. Le Guide final comprenait des recommandations sur la gouvernance du KM, les rôles et responsabilités, un calendrier de mise en œuvre type, une matrice RACI et une couverture détaillée de plus de 15 approches de transfert de connaissances tacites, dont les boot camps, les études de bonnes pratiques, les communautés de pratique, les revues d'incidents critiques, le récit d'experts et les foires aux connaissances.

Parties prenantes et collaboration

Iknow est intervenue comme maître d'œuvre du NCHRP sous la supervision de la NASEM et du TRB, en travaillant avec un panel de recherche du NCHRP tout au long du projet, tout en interrogeant les responsables KM de 27 États et du district de Columbia et en réunissant des groupes de discussion pour valider le contenu provisoire avant publication.

Synthétiser une littérature vaste et dispersée en une ressource utilisable

Plus de 180 articles publiés couvrant des sources en transports, en KM et académiques risquaient de produire une bibliographie encombrante plutôt qu'une ressource actionnable. Iknow y a répondu en filtrant l'ensemble complet et en distillant 49 articles en synopsis structurés rattachés directement aux quatre thèmes de recherche du projet, de sorte que chaque élément de recherche secondaire renvoie clairement à un besoin précis du guide.

Garantir que le Guide trouve un écho auprès de ceux qui l'utiliseraient

Un guide construit uniquement à partir de la littérature et du jugement propre de l'équipe de recherche risquait de passer à côté de la façon dont les responsables KM des DOT vivaient réellement ces défis au quotidien. Iknow y a répondu en combinant des entretiens structurés d'une heure avec les responsables KM de 27 États et du district de Columbia et des groupes de discussion de parties prenantes examinant le contenu provisoire, de sorte que le Guide reflète, avant sa publication finale, les apports réels des praticiens plutôt que les seules hypothèses de recherche.

Résultats quantitatifs

• Littérature examinée : plus de 180 articles publiés passés en revue, avec 49 synopsis rédigés.
• Entretiens avec les parties prenantes : responsables KM de 27 États et du district de Columbia.
• Livrables : 14 livrables principaux et plus de 27 productions supplémentaires réparties sur neuf chantiers.

Résultats qualitatifs

La recherche a culminé avec le NCHRP Research Report 1164, The Business Case for Knowledge Management: A Guide, publié par les National Academies aux côtés d'un document technique compagnon, le NCHRP Web-Only Document 437, détaillant l'effort de recherche. Le Guide donne aux 50 DOT des États une ressource partagée et validée pour bâtir le dossier économique des futurs investissements en KM, avec des recommandations de gouvernance, un calendrier de mise en œuvre type, une matrice RACI et plus de 15 approches documentées de transfert de connaissances tacites. Le projet s'inscrit aussi dans une vague plus large et coordonnée de recherches en KM financées par le NCHRP et lancées à la même époque, positionnant le Guide d'Iknow comme une ressource fondatrice sur laquelle les efforts de recherche concomitants sur la mise en œuvre du KM et la capture des connaissances pouvaient s'appuyer.

Délai d'impact

Iknow a mené la recherche sur 24 mois, livrant le rapport final et les livrables associés dans le délai de deux ans imposé par la NASEM, le Guide étant publié sous le titre NCHRP Research Report 1164 pour une utilisation immédiate par les DOT des États de tout le pays.

Compétences clés

• Recherche en KM et élaboration de guides
• Revue et synthèse de littérature
• Mobilisation de parties prenantes multi-États
• Élaboration de dossiers économiques

Méthodes et cadres de travail

• Méthodologie de recherche NASEM/TRB (Amplified Research Plan, Technical Memorandums, rapport final)
• Revue de littérature structurée et rédaction de synopsis
• Entretiens normalisés d'une heure avec les parties prenantes
• Groupes de discussion de parties prenantes

Technologies et outils

• Cadres KM d'APQC et ressources de recherche de l'ACM Digital Library
• Modèles de matrice RACI et de calendrier de mise en œuvre