20 téraoctets à peine trouvables : lancer un programme de taxonomie dans une agence de santé de l'ONU.

À propos du client

L'ONUSIDA a été créé par résolution de l'ONU en 1994 et a commencé ses activités en 1996 ; son siège est à Genève, en Suisse, où il partage des installations avec l'Organisation mondiale de la Santé. L'ONUSIDA est le principal défenseur d'une action mondiale accélérée, globale et coordonnée contre le VIH/sida. Il dirige la collecte de données épidémiologiques sur le VIH la plus vaste au monde, publiant les statistiques de référence qui alimentent pratiquement tous les grands rapports, politiques et décisions de financement de la riposte mondiale au sida, une riposte à une épidémie qui, aujourd'hui encore, touche environ 40 millions de personnes vivant avec le VIH dans le monde. L'accomplissement de cette mission dépend de la capacité d'un personnel nombreux et réparti dans le monde entier à trouver les travaux programmatiques, techniques et politiques des uns et des autres et à s'appuyer dessus.

Contexte sectoriel

Les organisations internationales et les agences de l'ONU accumulent souvent d'énormes archives numériques fragmentées, couvrant plusieurs plateformes de stockage et des décennies de travaux programmatiques aux niveaux national, régional et mondial, et l'ONUSIDA ne faisait pas exception, avec ses quelque 20TB de contenu répartis sur quatre systèmes différents. Sans taxonomie partagée, ce volume de contenu devient de fait invisible : le personnel ne peut pas retrouver de manière fiable les évaluations de programmes antérieures, les orientations techniques ou les documents de politique, et le savoir institutionnel accumulé au cours de près de trois décennies de lutte contre le sida risque d'être dupliqué ou perdu plutôt que réutilisé. Pour une organisation guidée par sa mission et fonctionnant sur fonds publics et de donateurs, cette inefficacité représente un coût d'opportunité réel, précisément la préoccupation derrière la conviction des dirigeants de l'ONUSIDA que seule une petite fraction du contenu de l'organisation était activement utilisée. Développer une capacité interne en taxonomie, plutôt que de dépendre indéfiniment de consultants externes, importe aussi davantage aux agences de l'ONU qu'à la plupart des organisations, compte tenu de la fréquence des rotations du personnel entre affectations et de la part de la mémoire de l'institution qui doit donc résider dans des systèmes partagés plutôt que chez des individus.

Situation actuelle

L'équipe KM de l'ONUSIDA et le département DTS avaient compris que le développement d'une taxonomie sur mesure robuste était la première étape pour organiser, classer et rendre facilement accessibles les fichiers électroniques dans toute l'organisation. Fin 2023, l'ONUSIDA a publié une demande de devis sollicitant un accompagnement expert en conception et mise en œuvre de taxonomies afin de créer une taxonomie initiale pour le Secrétariat de l'ONUSIDA, ainsi qu'une feuille de route de mise en œuvre décrivant les délais, le budget et les ressources nécessaires pour bâtir une taxonomie plus robuste. Tout aussi important, la feuille de route devait développer les compétences du personnel KM de l'ONUSIDA lui-même pour mettre en œuvre ce plan et continuer à contribuer au développement de la taxonomie. Iknow a remporté la mission à l'issue de l'appel d'offres concurrentiel.

• Un contenu numérique énorme et fragmenté, faiblement utilisé. Environ 20TB de contenu étaient répartis sur quatre plateformes différentes (SharePoint Online, OneDrive, l'intranet et Google Drive), les dirigeants estimant que seule une petite fraction était activement utilisée.
• Aucune taxonomie existante pour organiser quoi que ce soit. L'ONUSIDA ne disposait d'aucune taxonomie sur mesure pour classer le contenu ou le rendre trouvable dans toute l'organisation.
• Un double mandat : livrable et capacité. L'ONUSIDA avait besoin à la fois d'une taxonomie initiale opérationnelle et d'un personnel KM capable de poursuivre le travail de manière autonome, et non d'un simple rapport remis à la fin.
• Un budget serré et un calendrier court pour le périmètre d'une organisation mondiale. Avec environ trois mois et une valeur de contrat modeste, la mission devait être efficiente sans sacrifier la rigueur.

• Créer une taxonomie initiale sur mesure pour le Secrétariat de l'ONUSIDA.
• Livrer une feuille de route de mise en œuvre pour bâtir une taxonomie d'entreprise complète, avec des estimations de délais, de budget et de ressources.
• Développer les compétences de conception et de développement de taxonomies du personnel KM de l'ONUSIDA.
• Fonder la taxonomie et la feuille de route sur les meilleures pratiques du secteur et sur des exemples d'autres projets de taxonomie réussis.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow est passée de la revue documentaire à la formation formelle puis à la pratique : passer en revue les documents de l'ONUSIDA, dispenser un cours structuré, développer un schéma préliminaire, puis animer des ateliers où le personnel de l'ONUSIDA a construit et testé sa propre taxonomie avant qu'Iknow ne finalise un plan de mise en œuvre.

Activités et décisions clés

• Revue documentaire. Iknow a collecté et passé en revue les documents de référence pertinents de l'ONUSIDA et distribué des articles sur les taxonomies à l'équipe projet de l'ONUSIDA en amont de la formation formelle.
• Cours de taxonomie. Iknow a préparé et dispensé un cours en trois séances sur la conception et le développement de taxonomies, en présentant le Findability Framework propre à Iknow lors de la première séance et en l'utilisant comme trame des trois sessions.
• Schéma préliminaire. Iknow a développé un schéma préliminaire de taxonomie pour l'ONUSIDA fondé sur les meilleures pratiques du secteur, donnant à l'équipe projet un point de départ concret pour les ateliers qui ont suivi.
• Ateliers de taxonomie. Iknow a préparé et animé des ateliers virtuels de deux heures sur Microsoft Teams, en attribuant à chaque participant un domaine, une fonction métier ou un processus à développer comme sa propre facette de taxonomie, puis en testant ces facettes par le balisage d'un lot de contenu représentatif et l'identification des lacunes.
• Plan de mise en œuvre. Iknow a préparé un plan de mise en œuvre pour développer une taxonomie complète de l'ONUSIDA, incluant des estimations de délais, de budget et de ressources pour les travaux à venir.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé directement avec l'équipe KM de l'ONUSIDA et le département Solutions numériques et technologiques, en engageant les membres de l'équipe projet comme participants actifs tout au long du cours et des ateliers plutôt que comme destinataires passifs d'un livrable fini, de sorte que la taxonomie résultante reflète une contribution réelle des personnes qui allaient la maintenir.

Construire une capacité interne durable, pas seulement une taxonomie ponctuelle

Une taxonomie remise comme document achevé risquait de laisser l'ONUSIDA incapable de la maintenir ou de l'étendre une fois la mission terminée. Iknow y a répondu en structurant le travail autour d'un cours formel fondé sur le Findability Framework, suivi d'ateliers pratiques où le personnel de l'ONUSIDA a lui-même construit et testé des facettes de la taxonomie, de sorte que les compétences sous-jacentes restent dans l'organisation plutôt que de vivre uniquement dans le livrable d'Iknow.

Rendre concrète une taxonomie abstraite dans un calendrier serré

Avec environ trois mois de travail, il y avait peu de place pour que les participants apprennent la théorie des taxonomies dans l'abstrait avant de l'appliquer. Iknow y a répondu en confiant à chaque participant d'atelier un domaine métier ou un processus spécifique et en lui faisant valider sa facette en temps réel par le balisage de contenu représentatif et l'identification des lacunes, faisant de la formation et de la construction de la taxonomie une seule et même activité.

Résultats quantitatifs

• Échelle de contenu traitée : Environ 20TB de contenu numérique sur quatre plateformes comme environnement cible de la nouvelle taxonomie.
• Formation dispensée : Un cours en 3 séances construit autour du Findability Framework d'Iknow.
• Ateliers : Plusieurs ateliers virtuels de 2 heures via Microsoft Teams, chaque participant construisant et testant une facette de la taxonomie.
• Livrables : Une taxonomie d'entreprise initiale ainsi qu'une feuille de route de mise en œuvre avec des estimations de délais, de budget et de ressources.

Résultats qualitatifs

L'équipe KM de l'ONUSIDA a acquis une compréhension partagée et un socle de connaissances sur le périmètre et les exigences de la classification du contenu numérique de l'organisation, fondés sur les meilleures pratiques du secteur et des exemples d'autres projets de taxonomie réussis. La taxonomie elle-même ayant été construite au fil des ateliers, le livrable et le développement des capacités se sont déroulés simultanément et non séquentiellement : la taxonomie d'entreprise initiale de l'ONUSIDA a renforcé la formation aux compétences au lieu d'exister à part. L'ONUSIDA est reparti avec une feuille de route concrète, utilisable pour planifier, budgétiser et doter en ressources la construction complète d'une taxonomie d'entreprise couvrant ses quelque 20TB de contenu, plutôt qu'avec un ensemble abstrait de recommandations.

Délai avant impact

Iknow a livré la mission complète (revue documentaire, formation, ateliers et plan de mise en œuvre) dans la période contractuelle d'environ trois mois.

Compétences clés

• Conception et développement de taxonomies
• Renforcement des capacités et formation en KM
• Élaboration de feuilles de route de mise en œuvre
• Animation d'ateliers

Méthodes et cadres de référence

• Le Findability Framework d'Iknow
• Développement de taxonomie pratique, fondé sur des ateliers
• Conception de schémas étalonnée sur le secteur

Technologies et outils

• Microsoft Teams (ateliers virtuels)
• Environnements de contenu SharePoint Online, OneDrive et Google Drive