20 terabytes casi imposibles de encontrar: lanzamiento de un programa de taxonomía en una agencia de salud de la ONU.

Acerca del cliente

ONUSIDA fue creada por resolución de la ONU en 1994 y comenzó a operar en 1996, con sede en Ginebra, Suiza, donde comparte instalaciones con la Organización Mundial de la Salud. ONUSIDA es el principal promotor de una acción global acelerada, integral y coordinada sobre el VIH/sida. Lidera la recopilación de datos epidemiológicos sobre el VIH más extensa del mundo, publicando las estadísticas autorizadas que informan prácticamente todos los grandes informes, políticas y decisiones de financiamiento de la respuesta global al sida, una respuesta que aborda una epidemia que, incluso hoy, afecta a aproximadamente 40 millones de personas que viven con el VIH en todo el mundo. Cumplir esa misión depende de que una plantilla grande y distribuida globalmente pueda encontrar el trabajo programático, técnico y de políticas de los demás y construir sobre él.

Contexto de la industria

Las organizaciones internacionales y las agencias de la ONU a menudo acumulan archivos digitales enormes y fragmentados que abarcan múltiples plataformas de almacenamiento y décadas de trabajo programático a nivel de país, regional y global, y ONUSIDA no era la excepción, con sus aproximadamente 20TB de contenido repartidos entre cuatro sistemas diferentes. Sin una taxonomía compartida, ese volumen de contenido se vuelve efectivamente invisible: el personal no puede encontrar de forma confiable evaluaciones de programas anteriores, orientaciones técnicas o documentos de políticas, y el conocimiento institucional acumulado durante casi tres décadas de trabajo en la respuesta al sida corre el riesgo de duplicarse o perderse en lugar de reutilizarse. Para una organización orientada a su misión que opera con financiamiento público y de donantes, esa ineficiencia conlleva un costo de oportunidad real, precisamente la preocupación detrás de la creencia de los ejecutivos de ONUSIDA de que solo una pequeña fracción del contenido de la organización estaba en uso activo. Construir capacidad interna de taxonomía, en lugar de depender indefinidamente de consultores externos, también importa más para las agencias de la ONU que para la mayoría de las organizaciones, dada la frecuencia con que el personal rota entre destinos y cuánta de la memoria de la institución debe, por tanto, residir en sistemas compartidos y no en personas individuales.

Situación actual

El equipo de KM de ONUSIDA y el Departamento DTS entendían que desarrollar una taxonomía a medida robusta era el primer paso para organizar, clasificar y hacer fácilmente accesibles los archivos electrónicos en toda la organización. A finales de 2023, ONUSIDA publicó una solicitud de cotizaciones en busca de orientación experta en diseño e implementación de taxonomías para crear una taxonomía inicial para la Secretaría de ONUSIDA, junto con una hoja de ruta de implementación que detallara el tiempo, el presupuesto y los recursos necesarios para construir una taxonomía más robusta. Igual de importante, la hoja de ruta debía desarrollar las competencias del propio personal de KM de ONUSIDA para implementar ese plan y seguir contribuyendo al desarrollo de la taxonomía. Iknow ganó el encargo mediante contratación competitiva.

• Contenido digital enorme y fragmentado con baja utilización. Aproximadamente 20TB de contenido estaban repartidos entre cuatro plataformas diferentes (SharePoint Online, OneDrive, la intranet y Google Drive), y los ejecutivos creían que solo una pequeña fracción se usaba activamente.
• Ninguna taxonomía existente para organizar nada de ello. ONUSIDA no tenía una taxonomía a medida para clasificar el contenido o hacerlo encontrable en toda la organización.
• Un mandato doble: entregable y capacidad. ONUSIDA necesitaba tanto una taxonomía inicial funcional como un personal de KM capaz de continuar el trabajo de forma independiente, no simplemente un informe entregado al final.
• Un presupuesto ajustado y un plazo corto para el alcance de una organización global. Con aproximadamente tres meses y un valor de contrato modesto, el trabajo debía ser eficiente sin sacrificar el rigor.

• Crear una taxonomía inicial a medida para la Secretaría de ONUSIDA.
• Entregar una hoja de ruta de implementación para construir una taxonomía empresarial integral, con estimaciones de tiempo, presupuesto y recursos.
• Desarrollar las competencias de diseño y desarrollo de taxonomías del personal de KM de ONUSIDA.
• Fundamentar la taxonomía y la hoja de ruta en las mejores prácticas de la industria y en ejemplos de otros proyectos de taxonomía exitosos.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow avanzó desde la revisión de antecedentes, pasando por la formación formal, hasta la práctica directa: revisando los materiales de ONUSIDA, impartiendo un curso estructurado, desarrollando un esquema preliminar y luego dirigiendo talleres en los que el personal de ONUSIDA construyó y probó su propia taxonomía antes de que Iknow finalizara un plan de implementación.

Actividades y decisiones clave

• Revisión de antecedentes. Iknow recopiló y revisó los materiales de referencia relevantes de ONUSIDA y distribuyó artículos relacionados con taxonomías al equipo de proyecto de ONUSIDA antes de la formación formal.
• Curso de taxonomía. Iknow preparó e impartió un curso de tres clases sobre diseño y desarrollo de taxonomías, presentando el propio Findability Framework de Iknow durante la primera clase y usándolo como esquema para las tres sesiones.
• Esquema preliminar. Iknow desarrolló un esquema preliminar de taxonomía para ONUSIDA basado en las mejores prácticas de la industria, dando al equipo de proyecto un punto de partida concreto para los talleres que siguieron.
• Talleres de taxonomía. Iknow preparó y condujo talleres virtuales de dos horas por Microsoft Teams, asignando a cada participante un área, función de negocio o proceso para desarrollar como su propia faceta de taxonomía, y luego probando esas facetas etiquetando un lote de contenido representativo e identificando brechas.
• Plan de implementación. Iknow preparó un plan de implementación para desarrollar una taxonomía integral de ONUSIDA, incluidas estimaciones de tiempo, presupuesto y recursos para el trabajo futuro.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó directamente con el equipo de KM de ONUSIDA y el Departamento de Soluciones Digitales y Tecnológicas, involucrando a los miembros del equipo de proyecto como participantes activos a lo largo del curso y los talleres, y no como receptores pasivos de un entregable terminado, de modo que la taxonomía resultante reflejara aportes genuinos de las personas que la mantendrían.

Construir capacidad interna duradera, no solo una taxonomía puntual

Una taxonomía entregada como documento terminado corría el riesgo de dejar a ONUSIDA sin capacidad de mantenerla o extenderla una vez finalizado el contrato. Iknow lo abordó estructurando el trabajo en torno a un curso formal construido sobre el Findability Framework, seguido de talleres prácticos en los que el propio personal de ONUSIDA construyó y probó facetas de la taxonomía, de modo que las competencias subyacentes permanecieran en la organización en lugar de vivir solo en el entregable de Iknow.

Hacer concreta una taxonomía abstracta dentro de un plazo ajustado

Con aproximadamente tres meses de trabajo, había poco margen para que los participantes aprendieran la teoría de taxonomías en abstracto antes de aplicarla. Iknow lo abordó haciendo que cada participante del taller se hiciera cargo de un área de negocio o proceso específico y validara su faceta en tiempo real etiquetando contenido representativo e identificando brechas, convirtiendo la formación y la construcción de la taxonomía en la misma actividad.

Resultados cuantitativos

• Escala de contenido abordada: Aproximadamente 20TB de contenido digital en cuatro plataformas como entorno objetivo de la nueva taxonomía.
• Formación impartida: Un curso de 3 clases construido en torno al Findability Framework de Iknow.
• Talleres: Múltiples talleres virtuales de 2 horas por Microsoft Teams, con cada participante construyendo y probando una faceta de la taxonomía.
• Entregables: Una taxonomía empresarial inicial más una hoja de ruta de implementación con estimaciones de tiempo, presupuesto y recursos.

Resultados cualitativos

El equipo de KM de ONUSIDA desarrolló una comprensión compartida y un conocimiento de base sobre el alcance y los requisitos para clasificar el contenido digital de la organización, fundamentados en las mejores prácticas de la industria y en ejemplos de otros proyectos de taxonomía exitosos. Como la taxonomía en sí se construyó a través de los talleres, el entregable y el desarrollo de capacidades ocurrieron simultáneamente y no de forma secuencial: la taxonomía empresarial inicial de ONUSIDA reforzó la formación en competencias en lugar de existir por separado. ONUSIDA salió con una hoja de ruta concreta que podía usar para planificar, presupuestar y dotar de recursos la construcción completa de una taxonomía empresarial para sus aproximadamente 20TB de contenido, en lugar de un conjunto abstracto de recomendaciones.

Tiempo hasta el impacto

Iknow entregó el contrato completo (revisión de antecedentes, formación, talleres y plan de implementación) dentro del período contractual de aproximadamente tres meses.

Competencias centrales

• Diseño y desarrollo de taxonomías
• Desarrollo de capacidades y formación en KM
• Elaboración de hojas de ruta de implementación
• Facilitación de talleres

Métodos y marcos de trabajo

• El Findability Framework de Iknow
• Desarrollo práctico de taxonomías basado en talleres
• Diseño de esquemas referenciado con la industria

Tecnologías y herramientas

• Microsoft Teams (talleres virtuales)
• Entornos de contenido de SharePoint Online, OneDrive y Google Drive