20 تيرابايت يصعب العثور عليها: إطلاق برنامج تصنيف في وكالة صحية تابعة للأمم المتحدة.

نبذة عن العميل

أُنشئ UNAIDS بقرار من الأمم المتحدة في 1994 وبدأ عملياته في 1996، ومقره جنيف بسويسرا، حيث يتشارك المرافق مع منظمة الصحة العالمية. وUNAIDS هو المدافع الرئيسي عن عمل عالمي متسارع وشامل ومنسق بشأن فيروس نقص المناعة البشرية/الإيدز. ويقود أوسع عملية جمع للبيانات الوبائية عن الفيروس في العالم، ناشراً الإحصاءات المرجعية التي تستند إليها كل التقارير والسياسات وقرارات التمويل الكبرى تقريباً في الاستجابة العالمية للإيدز، وهي استجابة تتصدى لوباء لا يزال يمس حتى اليوم نحو 40 مليون شخص متعايش مع الفيروس حول العالم. ويعتمد أداء هذه المهمة على قدرة كوادر كبيرة وموزعة عالمياً على العثور على أعمال بعضهم البعض البرامجية والتقنية والسياساتية والبناء عليها.

سياق القطاع

كثيراً ما تراكم المنظمات الدولية ووكالات الأمم المتحدة أرشيفات رقمية ضخمة ومجزأة تمتد عبر منصات تخزين متعددة وعقود من العمل البرامجي على المستويات القطرية والإقليمية والعالمية، ولم يكن UNAIDS استثناءً، إذ توزع نحو 20TB من محتواه على أربعة أنظمة مختلفة. وبدون تصنيف مشترك، يصبح هذا الحجم من المحتوى غير مرئي فعلياً: فلا يستطيع الموظفون العثور بموثوقية على تقييمات البرامج السابقة أو الإرشادات التقنية أو وثائق السياسات، وتصبح المعرفة المؤسسية المتراكمة عبر ما يقرب من ثلاثة عقود من العمل في الاستجابة للإيدز معرضة للتكرار أو الضياع بدلاً من إعادة الاستخدام. وبالنسبة لمنظمة رسالية تعمل بتمويل عام ومن المانحين، فإن هذا القصور يحمل تكلفة فرصة حقيقية، وهي بالضبط ما يقف وراء اعتقاد المسؤولين التنفيذيين في UNAIDS بأن جزءاً صغيراً فقط من محتوى المنظمة كان قيد الاستخدام الفعلي. كما أن بناء قدرة داخلية في التصنيف، بدلاً من الاعتماد إلى ما لا نهاية على مستشارين خارجيين، أكثر أهمية لوكالات الأمم المتحدة منه لمعظم المنظمات، نظراً لتواتر تنقل الموظفين بين المهام وما يترتب على ذلك من ضرورة أن تعيش ذاكرة المؤسسة في أنظمة مشتركة لا لدى أفراد بعينهم.

الوضع الراهن

أدرك فريق إدارة المعرفة في UNAIDS وإدارة DTS أن تطوير تصنيف مخصص متين هو الخطوة الأولى لتنظيم الملفات الإلكترونية وتصنيفها وجعلها سهلة الوصول عبر المنظمة. وفي أواخر 2023، أصدر UNAIDS طلب عروض أسعار للحصول على إرشاد خبير في تصميم التصنيفات وتنفيذها لإنشاء تصنيف أولي لأمانة UNAIDS، إلى جانب خارطة طريق للتنفيذ تحدد الوقت والميزانية والموارد اللازمة لبناء تصنيف أكثر متانة. وبنفس القدر من الأهمية، كان على خارطة الطريق بناء المهارات لدى موظفي إدارة المعرفة في UNAIDS أنفسهم لتنفيذ تلك الخطة ومواصلة الإسهام في تطوير التصنيف. وفازت Iknow بالمهمة عبر التعاقد التنافسي.

• محتوى رقمي ضخم ومجزأ منخفض الاستخدام. توزع نحو 20TB من المحتوى على أربع منصات مختلفة (SharePoint Online وOneDrive والشبكة الداخلية وGoogle Drive)، مع اعتقاد المسؤولين التنفيذيين أن جزءاً صغيراً فقط منه كان مستخدماً فعلياً.
• لا وجود لتصنيف قائم لتنظيم أي منه. لم يكن لدى UNAIDS تصنيف مخصص لتصنيف المحتوى أو جعله سهل العثور عليه عبر المنظمة.
• تكليف مزدوج: مخرَج وقدرة. احتاج UNAIDS إلى تصنيف أولي عامل وإلى كوادر إدارة معرفة قادرة على مواصلة العمل باستقلالية معاً، لا مجرد تقرير يُسلَّم في النهاية.
• ميزانية محدودة وجدول زمني قصير لنطاق منظمة عالمية. مع نحو ثلاثة أشهر وقيمة عقد متواضعة، كان على المشروع أن يكون فعالاً دون التضحية بالدقة.

• إنشاء تصنيف مخصص أولي لأمانة UNAIDS.
• تسليم خارطة طريق تنفيذ لبناء تصنيف مؤسسي شامل، مع تقديرات للوقت والميزانية والموارد.
• بناء مهارات تصميم التصنيفات وتطويرها لدى موظفي إدارة المعرفة في UNAIDS.
• إرساء التصنيف وخارطة الطريق على أفضل ممارسات القطاع وأمثلة من مشاريع تصنيف ناجحة أخرى.

كيف نظّمت Iknow العمل

انتقلت Iknow من المراجعة المرجعية إلى التدريب الرسمي ثم الممارسة التطبيقية: مراجعة مواد UNAIDS، وتقديم دورة منظمة، وتطوير مخطط أولي، ثم إدارة ورش عمل بنى فيها موظفو UNAIDS تصنيفهم واختبروه قبل أن تضع Iknow خطة التنفيذ في صيغتها النهائية.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• المراجعة المرجعية. جمعت Iknow المواد المرجعية ذات الصلة لدى UNAIDS وراجعتها ووزعت مقالات متعلقة بالتصنيفات على فريق مشروع UNAIDS قبل التدريب الرسمي.
• دورة التصنيف. أعدّت Iknow وقدمت دورة من ثلاث محاضرات في تصميم التصنيفات وتطويرها، عرضت خلال المحاضرة الأولى إطار Findability Framework الخاص بـ Iknow واستخدمته كمخطط للجلسات الثلاث جميعها.
• المخطط الأولي. طوّرت Iknow مخططاً أولياً للتصنيف لـ UNAIDS استناداً إلى أفضل ممارسات القطاع، مانحةً فريق المشروع نقطة انطلاق ملموسة لورش العمل التالية.
• ورش عمل التصنيف. أعدّت Iknow وأدارت ورش عمل افتراضية مدتها ساعتان عبر Microsoft Teams، مسندةً إلى كل مشارك مجالاً أو وظيفة أعمال أو عملية ليطورها كوجه تصنيف خاص به، ثم اختبرت تلك الأوجه بوسم دفعة من المحتوى التمثيلي وتحديد الثغرات.
• خطة التنفيذ. أعدّت Iknow خطة تنفيذ لتطوير تصنيف شامل لـ UNAIDS، تتضمن تقديرات للوقت والميزانية والموارد للعمل المقبل.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow مباشرة مع فريق إدارة المعرفة في UNAIDS وإدارة الحلول الرقمية والتقنية، مشركةً أعضاء فريق المشروع كمشاركين فاعلين طوال الدورة وورش العمل لا كمتلقين سلبيين لمخرَج جاهز، بحيث يعكس التصنيف الناتج إسهاماً حقيقياً من الأشخاص الذين سيتولون صيانته.

بناء قدرة داخلية دائمة، لا مجرد تصنيف لمرة واحدة

كان تصنيف يُسلَّم كوثيقة منتهية يخاطر بترك UNAIDS عاجزاً عن صيانته أو توسيعه بعد انتهاء المشروع. عالجت Iknow ذلك بهيكلة العمل حول دورة رسمية مبنية على Findability Framework، تلتها ورش عمل تطبيقية بنى فيها موظفو UNAIDS أنفسهم أوجه التصنيف واختبروها، بحيث تبقى المهارات الأساسية لدى المنظمة بدلاً من أن تعيش فقط في مخرَج Iknow.

جعل تصنيف مجرد أمراً ملموساً ضمن جدول زمني ضيق

مع نحو ثلاثة أشهر فقط للعمل، لم يكن هناك متسع ليتعلم المشاركون نظرية التصنيفات بشكل مجرد قبل تطبيقها. عالجت Iknow ذلك بجعل كل مشارك في الورش مسؤولاً عن مجال أعمال أو عملية محددة والتحقق من وجهه التصنيفي في الوقت الفعلي عبر وسم محتوى تمثيلي وتحديد الثغرات، محوّلةً التدريب وبناء التصنيف إلى نشاط واحد.

النتائج الكمية

• حجم المحتوى المعالج: نحو 20TB من المحتوى الرقمي عبر أربع منصات كبيئة مستهدفة للتصنيف الجديد.
• التدريب المقدم: دورة من 3 محاضرات مبنية حول Findability Framework الخاص بـ Iknow.
• ورش العمل: عدة ورش عمل افتراضية مدة كل منها ساعتان عبر Microsoft Teams، بنى فيها كل مشارك وجه تصنيف واختبره.
• المخرجات: تصنيف مؤسسي أولي إضافة إلى خارطة طريق تنفيذ مع تقديرات للوقت والميزانية والموارد.

النتائج النوعية

طوّر فريق إدارة المعرفة في UNAIDS فهماً مشتركاً ومعرفة أساسية بنطاق ومتطلبات تصنيف المحتوى الرقمي للمنظمة، مستندة إلى أفضل ممارسات القطاع وأمثلة من مشاريع تصنيف ناجحة أخرى. ولأن التصنيف نفسه بُني من خلال ورش العمل، فقد جرى إنجاز المخرَج وبناء القدرات في آن واحد لا بالتتابع: فالتصنيف المؤسسي الأولي لـ UNAIDS عزز التدريب على المهارات بدلاً من أن يوجد بمعزل عنه. وخرج UNAIDS بخارطة طريق ملموسة يمكنه استخدامها لتخطيط بناء تصنيف مؤسسي كامل عبر محتواه البالغ نحو 20TB وميزنته وتزويده بالموارد، بدلاً من مجموعة مجردة من التوصيات.

الوقت حتى تحقق الأثر

سلّمت Iknow المشروع كاملاً (المراجعة المرجعية والتدريب وورش العمل وخطة التنفيذ) ضمن فترة العقد البالغة نحو ثلاثة أشهر.

المهارات الأساسية

• تصميم التصنيفات وتطويرها
• بناء القدرات والتدريب في إدارة المعرفة
• إعداد خرائط طريق التنفيذ
• تيسير ورش العمل

الأساليب وأطر العمل

• إطار Findability Framework الخاص بـ Iknow
• تطوير التصنيفات تطبيقياً عبر ورش العمل
• تصميم المخططات وفق معايير القطاع المرجعية

التقنيات والأدوات

• Microsoft Teams (ورش العمل الافتراضية)
• بيئات محتوى SharePoint Online وOneDrive وGoogle Drive