تطبيق التصنيف الآلي الدلالي في شركة محاسبة من بين أكبر 10 شركات.
شركة محاسبة وضرائب واستشارات · الخدمات المهنية
تحويل استراتيجية إدارة المعرفة إلى برمجيات عاملة باستخدام Progress Semaphore
الملخص التنفيذي
استنادًا مباشرة إلى استراتيجية إدارة المعرفة وخارطة الطريق اللتين سلمتهما Iknow للشركة AE، بما في ذلك تصنيف مؤسسي من 11 وجهًا ونحو 3,200 مصطلح، لجأت الشركة AE إلى Iknow مرة أخرى لوضع ذلك التصنيف موضع التشغيل. كان المشروع السابق قد حدد الوسم غير المتسق وضعف سهولة العثور على المعلومات في الشبكة الداخلية للشركة AE بوصفهما فجوتين جوهريتين. وقد انتقل هذا المشروع من استراتيجية إدارة المعلومات وإدارة المعرفة إلى برمجيات عاملة عبر تنفيذ واختبار Progress Semaphore، وهي منصة تصنيف آلي دلالي، عبر مستودعات المعرفة الرئيسية للشركة.
على مدى مشروع استمر ستة أشهر، وسّعت Iknow تصنيف الشركة AE وصقلته لدعم التصنيف الآلي، وبنت قواعد التصنيف في Semaphore واختبرتها تكراريًا على أكثر من 100 وثيقة فعلية من وثائق الشركة AE حتى تحققت نتائج مرضية، ودعمت نشرًا أوليًا لـ Semaphore في بيئة SharePoint Online لدى الشركة AE، بما في ذلك أعمدة مواقع SharePoint ومزامنة مخزن المصطلحات. كما دربت Iknow فريق إدارة المعرفة لدى الشركة AE عبر جلسات عملية على صيانة التصنيف وقواعد التصنيف وتوسيعهما. وبحلول ختام المشروع، كانت الشركة AE تنشر Semaphore بنشاط عبر مستودعات مختارة، مع صقل مستمر جارٍ لتوسيع نطاق التصنيف الآلي المتسق ليشمل جميع المجالات الموضوعية للشركة.
الخلفية والسياق
نبذة عن العميل
الشركة AE من كبريات شركات المحاسبة في الولايات المتحدة. في منتصف عشرينيات القرن الحالي، كلّفت الشركة AE جهة Iknow بتطوير أول استراتيجية وخارطة طريق لإدارة المعرفة على مستوى المؤسسة لديها، بما في ذلك الأساس التصنيفي المقرر تنفيذه في هذا المشروع (انظر دراسة الحالة رقم #218 لدى Iknow بعنوان Catching Up to the Giants: Building a Knowledge Management Foundation for a Top-10 Accounting Firm).
سياق القطاع
لا يولّد التصنيف قيمة إلا حين ينتقل من كونه ناتجًا استراتيجيًا إلى تصنيف آلي عامل يسم المحتوى بشكل متسق أثناء إنشائه ورفعه من قبل الموظفين؛ وإلا فإن أفضل تصنيف تصميمًا يبقى وثيقة مرجعية غير مستخدمة. فشركات الخدمات المهنية تنتج يوميًا كميات هائلة من مخرجات العملاء والقوالب والإرشادات الداخلية، بوتيرة تفوق بكثير قدرة أي عملية وسم يدوية على المواكبة. ولهذا وُجدت منصات التصنيف الآلي الدلالي مثل Progress Semaphore: فهي تطبق قواعد التصنيف تلقائيًا أثناء إنشاء المحتوى أو استيعابه، بدلًا من الاعتماد على قيام كل موظف بوسم المحتوى يدويًا بشكل صحيح ومتسق. ويعكس Semaphore نفسه اندماجات الصناعة: فقد بنته Smartlogic في الأصل، ثم أُدمجت المنصة في MarkLogic ثم في Progress Software لتصبح Progress Semaphore، وهو نمط شائع في سوق ذكاء المحتوى المؤسسي مع استحواذ كبار موردي التقنية على الأدوات الدلالية المتخصصة.
الوضع الراهن
كان هذا المشروع استمرارًا مباشرًا لمشروع Iknow السابق لاستراتيجية إدارة المعرفة وخارطة الطريق مع الشركة AE، والذي حدد غياب قدرة تصنيف آلي عاملة وبحث مؤسسي بوصفهما فجوتين جوهريتين وأنتج التصنيف الأساسي الذي ستحتاجه الشركة. ومع اكتمال تلك الاستراتيجية وذلك التصنيف، كلّفت الشركة AE جهة Iknow مرة أخرى بتنفيذ Progress Semaphore واختباره للتصنيف الآلي عبر مستودعات المعرفة الرئيسية لديها، منتقلة بالشركة من توصية موثقة إلى نظام عامل.
المشكلة / التحدي
- تصنيف موجود على الورق لكنه لم يدخل الإنتاج بعد. كان لدى الشركة AE تصنيف من 11 وجهًا ونحو 3,200 مصطلح من مشروع استراتيجية إدارة المعرفة السابق، لكنه لم يكن قد فُعِّل بعد في أي نظام تصنيف أو بحث.
- تداخل المصطلحات والتباسها عبر مجالات الأعمال. كانت مصطلحات الاستشارات والتدقيق والضرائب واستشارات الثروات تتداخل وتتكرر عبر خطوط خدمات الشركة AE، مما استلزم توفيقها قبل إمكانية تطبيق القواعد الآلية بشكل متسق.
- غياب قواعد تصنيف مجربة ومختبرة. كانت قوالب القواعد الجاهزة في Semaphore موجودة، لكنها لم تكن قد خُصِّصت أو جرى التحقق منها في ضوء وثائق الشركة AE الفعلية ومتطلبات أعمالها.
- النشر في بيئة SharePoint Online حية قيد الاستخدام. كان على أي قدرة تصنيف آلي جديدة أن تتكامل مع مخزن المصطلحات وبنية المواقع القائمين في SharePoint لدى الشركة AE من دون تعطيل الاستخدام اليومي.
أهداف المشروع
- مواصلة تطوير تصنيف إدارة المعرفة لدى الشركة AE لتمكين التصنيف الآلي في Semaphore.
- تخصيص قواعد التصنيف في Semaphore واختبارها بمحتوى فعلي من الشركة AE حتى تحقيق نتائج وسم مرضية.
- دعم النشر الأولي لـ Semaphore في بيئة SharePoint Online لدى الشركة AE.
- تدريب فريق إدارة المعرفة لدى الشركة AE على صيانة التصنيف وقواعد التصنيف وتوسيعهما باستقلالية.
نهج Iknow
كيف نظّمت Iknow العمل
نظّمت Iknow المشروع الممتد ستة أشهر حول ثلاث مهام رئيسية، تطوير التصنيف، وتخصيص قواعد التصنيف واختبارها، ودعم النشر في SharePoint، مع دمج التدريب العملي لفريق إدارة المعرفة لدى الشركة AE في جميع المراحل.
الأنشطة والقرارات الرئيسية
- تطوير التصنيف. بنت Iknow على التصنيفات السابقة للإدارات الداخلية وعمليات الأعمال والقطاعات وخطوط الخدمات والمواقع لدى الشركة AE، مضيفة أوجهًا جديدة لأنواع الوثائق وأنواع الشهادات وتطبيقات تقنية المعلومات والمصطلحات القانونية والموضوعات المتقاطعة في الاستشارات والمحاسبة والضرائب واستشارات الثروات. وشملت الخطوات الرئيسية إزالة تكرار المصطلحات عبر مجالات الأعمال، وإضافة المترادفات والاختصارات والتسميات البديلة الأخرى (بما في ذلك الأدلة السلبية للمفاهيم المعبَّر عنها بطرق مختلفة عديدة)، وتقليل التنسيق المسبق، واستخدام الحد الأدنى من الأوجه المتسق مع حالات استخدام البحث المرجحة، وإزالة التباس المصطلحات المفرطة في العمومية مثل «Assets» بمحددات أدق أو مصطلحات فرعية.
- تخصيص قواعد التصنيف واختبارها. عدّلت Iknow قوالب القواعد في Semaphore لتلائم متطلبات أعمال الشركة AE، ثم اختبرت القواعد تكراريًا على أكثر من 100 وثيقة من مختلف أنحاء الشركة، مكررة جولات الصقل حتى صارت نتائج التصنيف مرضية.
- دعم النشر في SharePoint. وفرت Iknow نصوصًا برمجية لإعداد أعمدة مواقع SharePoint المقابلة لأوجه Semaphore، وأجرت المزامنة الأولية لتصنيف Semaphore مع مخزن مصطلحات SharePoint، بما مكّن التصنيف الآلي داخل SharePoint Online.
- تدريب فريق إدارة المعرفة. قدمت Iknow عدة جلسات عملية عبر الإنترنت غطت تحرير التصنيف وصيانته، واستخدام قوالب قواعد التصنيف ونشرها، وموضوعات الحوكمة مثل استخدام المهام لإدارة التطوير المستمر.
أصحاب المصلحة والتعاون
عملت Iknow بصفتها المقاول الرئيسي، مواصلةً علاقتها مع فريق إدارة المعرفة لدى الشركة AE التي أُرسيت خلال مشروع الاستراتيجية السابق، ومدمجةً التدريب العملي في جميع المراحل لتمكين موظفي تقنية المعلومات في الشركة من تولي الصيانة.
التحديات وكيف تغلبت عليها Iknow
التوفيق بين مصطلحات متداخلة عبر خطوط أعمال شديدة الاختلاف
كانت مصطلحات التدقيق والضرائب والاستشارات واستشارات الثروات تتداخل وتتكرر بطرق كانت ستقوّض التصنيف الآلي لو تُركت دون حل. عالجت Iknow ذلك بالتعامل مع جودة التصنيف بوصفها شرطًا مسبقًا لجودة التصنيف الآلي: إزالة متعمدة لتكرار المصطلحات عبر المجالات، وإضافة المترادفات والأدلة السلبية، وتقليل التنسيق المسبق، وإزالة التباس المصطلحات المفرطة في العمومية بمحددات أو مصطلحات فرعية قبل بناء أي قاعدة تصنيف.
جعل قواعد التصنيف تعمل على محتوى فعلي لا في النظرية فقط
كثيرًا ما أنتجت قوالب القواعد التي بدت صحيحة على الورق نتائج غير متسقة عند تطبيقها على قاعدة الوثائق الفعلية والمتنوعة لدى الشركة AE الممتدة عبر خطوط خدمات متعددة. عالجت Iknow ذلك بالاختبار التكراري للقواعد المخصصة على أكثر من 100 وثيقة فعلية من مختلف أنحاء الشركة، مكررة جولات الصقل حتى صارت النتائج مرضية حقًا بدلًا من الاكتفاء بجولة اختبار واحدة.
النتائج والأثر
النتائج الكمية
- توسيع التصنيف: أُضيفت أوجه جديدة لأنواع الوثائق وأنواع الشهادات وتطبيقات تقنية المعلومات والمصطلحات القانونية والموضوعات المتقاطعة، بناءً على الأساس القائم المكون من 11 وجهًا ونحو 3,200 مصطلح.
- الاختبار: اختُبرت أكثر من 100 وثيقة من مختلف أنحاء الشركة بشكل متكرر للتحقق من قواعد التصنيف.
- النشر: سُلِّمت أعمدة مواقع SharePoint ومزامنة مخزن المصطلحات لتمكين التصنيف الآلي في SharePoint Online.
- التدريب: قُدمت جلسات عملية متعددة عبر الإنترنت لفريق إدارة المعرفة لدى الشركة AE.
النتائج النوعية
انتقلت الشركة AE من استراتيجية وتصنيف لإدارة المعرفة على الورق إلى قدرة تصنيف آلي عاملة ومختبرة منشورة عبر مستودعات مختارة. واكتسب فريق إدارة المعرفة لدى الشركة AE مهارات عملية لصيانة التصنيف وقواعد التصنيف وتوسيعهما بنفسه، بدلًا من الاعتماد إلى ما لا نهاية على مستشارين خارجيين. وواصلت الشركة AE صقل القواعد والتصنيف بعد انتهاء المشروع لضمان تصنيف متسق عبر بقية المجالات الموضوعية للشركة. ويمثل المشروع الاستمرار المباشر لمشروع Iknow الأولي لاستراتيجية إدارة المعرفة وخارطة الطريق وصولًا إلى تقنية عاملة، وهو دليل ملموس على أن استثمار الشركة AE في إدارة المعرفة انتقل من التوصية الاستراتيجية إلى التنفيذ العملي.
الوقت حتى تحقق الأثر
سلّمت Iknow المشروع ضمن فترة التعاقد البالغة ستة أشهر، وواصل فريق الشركة AE المدرب النشر والصقل عبر مستودعات إضافية بعد ختام المشروع، بما مدّد قيمة الاستثمار الاستراتيجي السابق إلى ممارسة تشغيلية مستمرة.
قدرات Iknow التي أثبتها المشروع
المهارات الأساسية
- التصنيف الآلي الدلالي
- صقل التصنيفات وإزالة الالتباس
- نشر البحث المؤسسي في SharePoint
- التدريب والتمكين في إدارة المعرفة
الأساليب والأطر
- الاختبار التكراري لقواعد التصنيف
- منهجية إزالة التكرار والالتباس في التصنيفات
- مزامنة مخزن مصطلحات SharePoint
التقنيات والأدوات
- Progress Semaphore
- SharePoint Online (أعمدة المواقع، مخزن المصطلحات)
- قوالب قواعد التصنيف
ضع هذه الخبرة في خدمة مشكلتك.
كثير من أعمالنا لا يظهر على الموقع. احجز مكالمة وأخبرنا عن قطاعك وسنعرض عليك المشاريع التي تقابل مجالك.