Una transformación financiera acelerada para una autoridad de vivienda financiada por el HUD: de la migración de datos a la transferencia de conocimiento.

Sobre el cliente

La Wilmington Housing Authority es la principal autoridad de vivienda pública al servicio de la ciudad de Wilmington y del condado de New Castle, en Delaware, y el mayor proveedor directo de vivienda asequible del estado, atendiendo a miles de hogares de bajos ingresos mediante viviendas públicas y los vales Housing Choice Vouchers financiados por el HUD. La WHA ha sido reconocida a nivel nacional por su labor en vivienda asequible, incluido un HUD Choice Neighborhoods Implementation Award de hasta 50 millones de dólares, concedido junto a grandes autoridades de vivienda de Birmingham, Atlanta y Pittsburgh para ayudar a transformar barrios de bajos ingresos. La WHA trabaja estrechamente con un promotor sin ánimo de lucro afiliado que desarrolla y gestiona propiedades adicionales de vivienda asequible en virtud de acuerdos compartidos con la WHA, incluidos repartos de costes, préstamos y transferencias de fondos entre ambas organizaciones.

Contexto del sector

Las autoridades de vivienda pública operan bajo estrictos requisitos del HUD en materia de información financiera, presupuestación y auditoría, a menudo funcionando con sistemas financieros envejecidos y equipos de finanzas reducidos. Como buena parte del sector público, las autoridades de vivienda afrontan además la jubilación de empleados de larga trayectoria que atesoran un conocimiento profundo y no documentado de los procesos financieros propios del organismo, lo que hace que la transferencia proactiva de conocimiento sea tan importante para la continuidad operativa como la modernización de los sistemas y flujos de trabajo financieros heredados.

Situación de partida

Iknow ya colaboraba con la WHA en una iniciativa más amplia de implantación del plan estratégico cuando la directora de operaciones de la WHA pidió a Iknow definir un Proyecto de Alineación Estratégica de Finanzas focalizado que abordara las necesidades urgentes del departamento financiero. El proyecto arrancó a finales de enero de 2026, con ocho objetivos a corto plazo definidos para una ventana inicial de 60 días que se extendía hasta el 31 de marzo de 2026.

• Un plazo de sistema inamovible sin margen de error. La plataforma financiera heredada Elite de la WHA debía quedar totalmente fuera de servicio antes de finales de febrero de 2026 para evitar una costosa prórroga contractual, lo que exigía completar la migración y validación de los datos en el sistema más nuevo PHA-Web de la WHA.
• Métodos de imputación incoherentes y sin documentar. Las metodologías de imputación de costes y salarios de la WHA contenían lagunas importantes, incluidas clasificaciones laborales incorrectas y estructuras de honorarios de gestión incoherentes entre la WHA y sus entidades afiliadas.
• Un plazo presupuestario comprimido y de alto riesgo. El presupuesto del ejercicio 2027 necesitaba la aprobación del Consejo y la presentación al HUD antes del 31 de marzo de 2026, pero seguía construido sobre una hoja de cálculo heredada propensa a errores, con enlaces rotos y fallos de cálculo.
• Un retraso creciente de facturas. Los flujos de trabajo averiados de compras, contratación y aprobación de facturas habían permitido acumular un retraso de facturas de proveedores sin pagar.
• Conocimiento irremplazable a punto de salir por la puerta. La Controller que atesoraba la mayor parte del conocimiento institucional de los procesos financieros de la WHA tenía previsto marcharse el 31 de marzo de 2026, el mismo día del plazo presupuestario.

• Completar la migración de datos de Elite a PHA-Web y retirar Elite antes del plazo de renovación de su contrato.
• Establecer una metodología consensuada para las imputaciones de costes y salarios.
• Reconstruir el presupuesto del ejercicio 2027 y conseguir la aprobación del Consejo y la presentación al HUD antes del 31 de marzo de 2026.
• Eliminar el retraso de facturas de proveedores sin pagar corrigiendo los flujos de compras subyacentes.
• Conciliar los acuerdos, pagos y préstamos compartidos entre la WHA y su entidad afiliada.
• Capturar y documentar el conocimiento institucional de la Controller saliente antes de su marcha.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow tradujo las prioridades de la WHA en ocho objetivos a corto plazo para la fase inicial de 60 días, y después descompuso cada objetivo en una lista de tareas de sprint semanal con responsabilidades RACI claras repartidas entre el equipo de Iknow, el personal de finanzas y compras de la WHA y los asesores externos, con seguimiento mediante informes de situación quincenales a la dirección de la WHA.

Actividades y decisiones clave

• Migración de datos heredados. Iknow se coordinó con el equipo de sistemas de la WHA para completar la migración y validación pendientes de Elite a PHA-Web, terminando a tiempo para retirar Elite y evitar una prórroga innecesaria de la licencia.
• Revisión de la metodología de imputación. Iknow revisó los métodos de imputación de costes y salarios de la WHA, identificó lagunas como clasificaciones laborales incorrectas y estructuras de honorarios de gestión incoherentes, y trabajó con la firma de contabilidad externa de la WHA para adoptar una metodología provisional sólida para el presupuesto del ejercicio 2027.
• Reconstrucción y aprobación de la herramienta presupuestaria. Iknow construyó una herramienta de presupuestación simplificada basada en Excel y un panel de imputación salarial, corrigió los datos subyacentes, documentó los supuestos presupuestarios y guió el presupuesto del ejercicio 2027 a través de la revisión del Comité de Finanzas y la aprobación del Consejo en pleno antes del plazo del HUD.
• Resolución del retraso de facturas. Iknow ayudó a diagnosticar y corregir los flujos averiados de compras, contratación y órdenes de compra en PHA-Web, permitiendo al personal de finanzas y compras de la WHA liquidar el retraso de facturas sin pagar.
• Conciliación con la entidad afiliada. Iknow revisó los acuerdos de gestión de la WHA con su afiliada, recopiló los préstamos, transferencias y pagos compartidos entre ambas organizaciones y los concilió en los presupuestos y los estados financieros.
• Captura estructurada de conocimiento. Iknow desarrolló una guía de entrevistas y una plantilla de matriz RACI, y después llevó a cabo sesiones estructuradas de traspaso de conocimiento con la Controller saliente para documentar los procesos financieros esenciales de la WHA.

Partes interesadas y colaboración

Iknow actuó como contratista principal, trabajando directamente con la directora de operaciones, la dirección ejecutiva, los departamentos de Finanzas y Compras y el equipo de sistemas de PHA-Web de la WHA, y coordinándose con la firma de contabilidad externa de la WHA durante todo el proyecto.

Plazos convergentes sin margen de error

El plazo del contrato de Elite y el plazo de presentación del presupuesto al HUD caían con pocas semanas de diferencia, sin margen para deslizamientos de calendario en ninguno de los dos. Iknow lo resolvió organizando el proyecto en sprints semanales gestionados con rigor y priorizados explícitamente en torno a esos dos plazos inamovibles.

Un equipo financiero pequeño estirado en demasiadas direcciones

El personal de finanzas de la WHA apoyaba simultáneamente las auditorías de propiedades, la preparación del presupuesto, la reducción del retraso de facturas y la transición de la Controller, además de las operaciones habituales. Iknow lo abordó con un plan de trabajo basado en RACI que clarificaba la responsabilidad de cada línea de trabajo y ejecutando la captura de conocimiento como una vía paralela dedicada, de modo que no compitiera con el trabajo sujeto a plazos.

Resultados cuantitativos

• Migración de sistema completada: Elite retirado por completo según el calendario, evitando una prórroga contractual innecesaria.
• Presupuesto aprobado y presentado a tiempo: presupuesto del ejercicio 2027 aprobado por el Comité de Finanzas y el Consejo en pleno, y presentado al HUD antes del plazo del 31 de marzo de 2026.
• Retraso de facturas eliminado: flujos de compras averiados en PHA-Web reparados y retraso de facturas de proveedores sin pagar liquidado.
• Nuevas herramientas entregadas: una herramienta de presupuestación simplificada basada en Excel y un panel de imputación salarial construidos y transferidos al equipo financiero de la WHA.
• Cuentas con la afiliada conciliadas: acuerdos, pagos y préstamos compartidos entre la WHA y su afiliada conciliados en el presupuesto y los estados financieros.
• Conocimiento capturado: entrevistas estructuradas y documentación RACI completadas con la Controller saliente antes de su marcha.

Resultados cualitativos

La WHA salió con datos financieros precisos y validados consolidados en un único sistema moderno, un proceso presupuestario documentado y repetible, flujos de pago a proveedores más limpios y una transición de liderazgo más fluida con un riesgo institucional sustancialmente reducido. El conocimiento capturado de la Controller saliente da al equipo financiero de la WHA una referencia documentada de los procesos financieros esenciales que antes solo existía en la experiencia de una persona.

Plazo hasta el impacto

En un proyecto de siete semanas, Iknow ayudó a la WHA a cumplir a la vez dos plazos de cumplimiento inamovibles, modernizar su plataforma de datos financieros y transferir conocimiento institucional crítico antes de que pudiera perderse, dejando al departamento financiero de la WHA sobre una base más sólida de cara al nuevo ejercicio fiscal.

Competencias clave

• Transformación de procesos financieros en el sector público
• Migración de datos de sistemas financieros heredados
• Elaboración de presupuestos del HUD e informes de cumplimiento
• Retención de conocimiento y planificación de la sucesión

Métodos y marcos

• Planificación de sprints basada en RACI y gestión semanal del trabajo
• Entrevistas estructuradas de captura de conocimiento
• Informes de situación quincenales y seguimiento de hitos

Tecnologías y herramientas

• Plataforma ERP de vivienda pública PHA-Web
• Herramientas de presupuestación e imputación basadas en Microsoft Excel
• Migración y retirada del sistema financiero heredado (Elite)