ورشة عمل لنصف يوم أطلقت تكليفاً كاملاً: خبرة في التصنيف لقسم التصنيع في الشركة Z.

نبذة عن العميل

الشركة Z شركة أدوية عالمية كبرى قائمة على البحث. تبيع منتجاتها في أكثر من 140 دولة وتشغل منشآت تصنيع في عشرات الدول حول العالم. وتشرف شعبة التصنيع في الشركة Z على تركيب محفظة منتجاتها العالمية وتعبئتها وتوزيعها، منسقةً تخطيط الإمداد والتوريد والإنتاج والتسليم عبر شبكة تصنيع عالمية مترابطة.

سياق القطاع

تعمل شركات الأدوية في واحدة من أكثر البيئات التنظيمية وبيئات الجودة كثافة في الوثائق بين جميع الصناعات: فإجراءات التصنيع وسجلات الجودة والوثائق التنظيمية يجب أن تبقى قابلة للعثور عليها ومحدثة وقابلة للتدقيق عبر العمليات العالمية، ويمكن لضعف سهولة العثور على المعلومات أن يبطئ مباشرة الأعمال العلمية وأعمال الجودة والامتثال. والتصنيف الجيد التصميم بنية تحتية أساسية لهذا النوع من سهولة العثور على المعلومات على نطاق واسع، ولهذا سعى فريق إدارة المعرفة في الشركة Z، رغم خبرته الخاصة، إلى خبرة خارجية في التصنيف تحديدًا بدلًا من محاولة إنجاز العمل داخليًا بالكامل. والمقاول الرئيسي لدى Iknow في هذه المهمة، CGI، هو أحد أكبر شركات الاستشارات في تكنولوجيا المعلومات والأعمال في العالم؛ وكون شركة تكامل أنظمة بحجم CGI استعانت بشركة متخصصة من أجل الخبرة العميقة في التصنيف تحديدًا يؤكد كم أن هذه المهارة متخصصة بحق، حتى بالنسبة للمنظمات الكبيرة الوافرة الموارد.

الوضع الراهن

كان فريق إدارة المعرفة الداخلي في الشركة Z يعمل على عدة مبادرات لتحسين تصنيف مخصص وتطبيقه على محتواها وأدوات البحث لديها ومساحات عمل المشاريع والتعاون، بهدف مساعدة علماء الشركة Z ومهندسيها على العثور على المحتوى ذي الصلة بسرعة أكبر. وإدراكًا منها لافتقارها إلى خبرة داخلية متخصصة في التصنيف، دعت الشركة Z شركة Iknow لإعداد وتقديم ورشة عمل حول التصنيف لدعم هذا الجهد.

• فريق متمرس تنقصه خبرة متخصصة محددة وعميقة. كان فريق إدارة المعرفة في الشركة Z ينفذ بنشاط مبادرات متعددة متصلة بالتصنيف لكنه أدرك افتقاره إلى خبرة داخلية متخصصة في هذا المجال. فتطوير التصنيفات كثيرًا ما يكون فجوة حرجة لا يستطيع فريق إدارة معرفة عام سدها بمفرده.
• غياب التحقق الخارجي من خارطة طريق التصنيف. كانت لدى الشركة Z بالفعل خارطة طريق جارية لتطوير التصنيف، لكنها افتقرت إلى منظور خبير مستقل حول ما إذا كانت جيدة التصميم أو استشرافية بما يكفي.
• متطلبات تصنيف شديدة الخصوصية بالقطاع. لتصنيف المحتوى الدوائي متطلبات ممارسات فضلى مميزة، تمليها التعقيدات العلمية والتنظيمية والتصنيعية، لا يعالجها بشكل كاف نهج عام لتطوير التصنيفات.
• نافذة عمل قصيرة وعالية المخاطر. تمحورت المهمة بأكملها حول ورشة عمل واحدة من نصف يوم تقدم لفريق إدارة المعرفة في الشركة Z وموظفين داخليين آخرين، فكان لا بد أن تكون الجلسة محكمة الإعداد وأن تصيب هدفها من المرة الأولى، دون فرصة لمحاولة ثانية.

• تقديم نقد لخارطة الطريق الحالية لتطوير التصنيف لدى الشركة Z.
• تقديم التوجيه بشأن إنشاء تصنيف استشرافي.
• تقديم الممارسات الفضلى لتصنيف المحتوى في صناعة الأدوية.

كيف نظمت Iknow العمل

نظمت Iknow المهمة حول عدة أسابيع من التحضير، شملت طلب بيانات رسميًا ومراجعة للوثائق ومقابلات مع أصحاب المصلحة، وتوجت بورشة عمل تفاعلية واحدة من نصف يوم وتقرير موجز مكتوب.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• طلب البيانات ومراجعة الوثائق. قبل الورشة بعدة أسابيع، أعدت Iknow وقدمت طلب بيانات حول التصنيفات القائمة لدى الشركة Z وخطط تطوير التصنيف واستخدام أدوات التنقيب في النصوص والتصنيف التلقائي. وقدمت الشركة Z المعلومات، وراجعت Iknow أكثر من اثنتي عشرة وثيقة، من بينها تقييم للحالة الراهنة لتطوير التصنيف لدى الشركة Z، ووصف لأهم المبادرات المتصلة بالتصنيف خلال السنوات الخمس السابقة، ورؤية الشركة Z لمنصة إدارة المعرفة في حالتها المستقبلية، ووثائق متطلبات تلك المنصة.
• مقابلات أصحاب المصلحة. حددت Iknow عددًا من أعضاء فريق إدارة المعرفة في الشركة Z لإجراء مقابلات معهم، وأعدت دليل مقابلات مفصلًا، وأجرت مقابلات هاتفية للتعمق في نتائج طلب البيانات وجمع رؤى إضافية حول مشهد إدارة المعرفة، ورضا المستخدمين عن المنصة الحالية، وفرص التحسين المحتملة.
• إعداد جدول أعمال الورشة. استنادًا إلى نتائج طلب البيانات والمقابلات، صاغت Iknow جدول أعمال للورشة يغطي تقييمًا للتصنيفات القائمة لدى الشركة Z ومنهجية إنشائها وتطبيقها. وتضمن الجدول تعمقات عملية في تطبيق تحليل النصوص لتحديد مصطلحات التصنيف، ومواءمة التصنيفات عبر وحدات أعمال وإدارات متباينة، ودمج المستودعات ذات المحتوى المتشابه، وتطبيق مصطلحات تصنيف جديدة على المحتوى القائم، ودمج بيانات المؤسسة في منصة إدارة المعرفة، وإجراء التصنيف التلقائي باستخدام نماذج التصنيف والأنطولوجيا، تليها الخطوات التالية. وخضع جدول الأعمال لعدة جولات من الصقل والاعتماد مع الشركة Z قبل التقديم.
• تقديم الورشة. أعدت Iknow مواد العرض وعدة أمثلة لدراسات حالة، ثم قدمت ورشة عمل تفاعلية للغاية من نصف يوم لفريق إدارة المعرفة في الشركة Z وموظفين داخليين آخرين، مستندة إلى تصنيفات حقيقية وتطبيقات مدمجة بالتصنيفات كانت Iknow قد بنتها لعملاء آخرين لجعل المفاهيم ملموسة وموثوقة.
• المخرج المكتوب. أعدت Iknow تقريرًا موجزًا مكتوبًا من 60 صفحة يتضمن أبرز محاور الورشة وخارطة طريق لتطوير التصنيف والخطوات التالية، إلى جانب مجموعة من المشاريع المرتبة حسب الأولوية لتسريع تطوير التصنيف لدى الشركة Z وتوصيات لتعزيز سهولة العثور على المحتوى واكتشافه.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow متعاقدًا من الباطن مع المقاول الرئيسي CGI، بالتنسيق المباشر مع فريق إدارة المعرفة الداخلي في الشركة Z طوال مراحل إعداد الورشة وتقديمها، وقد حضرها في النهاية فريق إدارة المعرفة في الشركة Z وموظفون آخرون من الشركة.

تقديم قيمة حقيقية لجمهور متمرس في جلسة واحدة

لم يترك بناء المصداقية أمام فريق إدارة معرفة داخلي متمرس وواسع الاطلاع في جلسة واحدة من نصف يوم أي مجال تقريبًا لمحاولة ثانية. عالجت Iknow ذلك باستثمار عدة أسابيع من التحضير قبل الورشة، شملت طلب بيانات رسميًا ومراجعة أكثر من اثنتي عشرة وثيقة من وثائق الشركة Z ومقابلات منظمة مع أصحاب المصلحة. وضمن ذلك أن يكون محتوى الورشة مرتكزًا على الحالة الراهنة للشركة Z وفجواتها المحددة لا على تدريب عام في التصنيفات. كما استخدمت Iknow تصنيفات وتطبيقات حقيقية من أعمالها مع عملائها لجعل المفاهيم المجردة ملموسة.

الموازنة بين المنهجية العامة والمتطلبات الخاصة بقطاع الأدوية

كان على الورشة أن تغطي منهجية التصنيف الواسعة التطبيق واحتياجات التصنيف الخاصة بقطاع الأدوية لدى الشركة Z معًا، دون التعامل مع الممارسات الفضلى للقطاع بوصفها إضافة منفصلة. عالجت Iknow ذلك بهيكلة جدول الأعمال حول موضوعات تعمق عملية: تحليل النصوص لتحديد المصطلحات، ومواءمة التصنيفات بين الإدارات، ودمج المستودعات، والتصنيف التلقائي القائم على الأنطولوجيا، بما أتاح للجلسة الانتقال بسلاسة بين المنهجية العامة والتطبيق الدوائي المتخصص طوال الوقت.

النتائج التشغيلية

• مراجعة أكثر من اثنتي عشرة وثيقة مصدرية من الشركة Z أثناء التحضير، بما في ذلك تاريخ خمس سنوات من المبادرات المتصلة بالتصنيف ومتطلبات منصة إدارة المعرفة في حالتها المستقبلية لدى الشركة Z.
• تقديم ورشة عمل واحدة تفاعلية للغاية من نصف يوم لفريق إدارة المعرفة في الشركة Z وموظفين داخليين آخرين.
• تسليم تقرير موجز مكتوب من 60 صفحة تضمن خارطة طريق لتطوير التصنيف وخطوات تالية مرتبة حسب الأولوية.

النتائج الاستراتيجية والتنظيمية

خرج فريق إدارة المعرفة في الشركة Z من الورشة بفهم واضح لكيفية إنشاء تصنيف مفيد وإجراء التنقيب في النصوص والتجميع العنقودي لفهم محتويات المستودع، إلى جانب مجموعة من المشاريع المرتبة حسب الأولوية لتسريع تطوير التصنيف وتوصيات لتعزيز سهولة العثور على المحتوى واكتشافه. واستنادًا إلى الخبرة التي أظهرتها Iknow خلال الورشة، طلبت الشركة Z من Iknow دعم تحسين تصنيفها المخصص ودمجه في تطبيقات التصنيف التلقائي والبحث الموجه بالأوجه، ليتوسع بذلك عمل اقتصر على ورشة واحدة إلى عمل مستمر.

الإطار الزمني لتحقيق الأثر

سلمت Iknow المهمة الكاملة، من تحضير وورشة وتقرير مكتوب، في شهر واحد، وجاء قرار الشركة Z بتمديد العلاقة نتيجة مباشرة لقوة الورشة، وهو من أسرع نتائج التحول من مهمة إلى توسع في تاريخ Iknow.

المهارات الأساسية

• استراتيجية التصنيف ونقد خرائط الطريق
• الممارسات الفضلى لتصنيف المحتوى
• تصميم ورش عمل إدارة المعرفة وتيسيرها
• الاستشارات في إدارة المعرفة لقطاع الأدوية وعلوم الحياة

الأساليب وأطر العمل

• طلب البيانات وتقييم الحالة الراهنة المستند إلى الوثائق
• منهجية منظمة لمقابلات أصحاب المصلحة
• التنقيب في النصوص والتحليل العنقودي لتحديد مصطلحات التصنيف
• التصنيف التلقائي القائم على التصنيفات والأنطولوجيات

التقنيات والأدوات

• أدوات التنقيب في النصوص والتصنيف التلقائي
• مناهج نمذجة التصنيفات والأنطولوجيات