Un atelier d'une demi-journée devenu une mission complète : une expertise en taxonomie pour la division de fabrication de la Société Z.

À propos du client

La Société Z est une grande entreprise pharmaceutique mondiale portée par la recherche. Elle vend ses produits dans plus de 140 pays et exploite des sites de fabrication dans des dizaines de pays à travers le monde. La division fabrication de la Société Z supervise la formulation, le conditionnement et la distribution de son portefeuille mondial de produits, en coordonnant la planification des approvisionnements, le sourcing, la production et la livraison à travers un réseau de fabrication mondial interdépendant.

Contexte sectoriel

Les entreprises pharmaceutiques évoluent dans l'un des environnements réglementaires et qualité les plus documentaires de toutes les industries : les procédures de fabrication, les dossiers qualité et la documentation réglementaire doivent rester trouvables, à jour et auditables à l'échelle des opérations mondiales, et une mauvaise trouvabilité peut ralentir directement le travail scientifique, qualité et de conformité. Une taxonomie bien conçue constitue l'infrastructure fondamentale de ce type de trouvabilité à grande échelle, et c'est pourquoi l'équipe KM de la Société Z, malgré sa propre expérience, a spécifiquement recherché une expertise externe en taxonomie plutôt que de tenter le travail uniquement en interne. Le contractant principal d'Iknow sur la mission, CGI, est l'un des plus grands cabinets de conseil en informatique et en management au monde ; le fait qu'un intégrateur de systèmes de l'envergure de CGI ait fait appel à un cabinet spécialisé précisément pour son expertise pointue en taxonomie souligne à quel point ce savoir-faire est réellement spécialisé, même pour de grandes organisations bien dotées en ressources.

Situation initiale

L'équipe KM interne de la Société Z travaillait sur plusieurs initiatives visant à améliorer et à appliquer une taxonomie sur mesure à ses contenus, à ses outils de recherche et à ses espaces de travail projet et collaboratifs, dans le but d'aider les scientifiques et les ingénieurs de la Société Z à trouver plus rapidement les contenus pertinents. Consciente qu'elle manquait d'expertise interne en taxonomie, la Société Z a invité Iknow à préparer et à animer un atelier sur les taxonomies pour soutenir cet effort.

• Une équipe expérimentée à laquelle manquait une spécialisation précise et pointue. L'équipe KM de la Société Z menait activement plusieurs initiatives liées aux taxonomies mais reconnaissait manquer d'expertise interne en la matière. Le développement de taxonomies constitue souvent une lacune critique qu'une équipe KM généraliste ne peut combler seule.
• Aucune validation externe de sa feuille de route taxonomique. La Société Z disposait déjà d'une feuille de route de développement de taxonomie en cours, mais il lui manquait un regard expert indépendant pour savoir si elle était bien conçue et suffisamment tournée vers l'avenir.
• Des exigences de classification très spécifiques au secteur. La classification des contenus pharmaceutiques obéit à des exigences de bonnes pratiques distinctes, dictées par la complexité scientifique, réglementaire et industrielle, qu'une approche générique de développement de taxonomies ne traiterait pas correctement.
• Une fenêtre d'intervention courte et à fort enjeu. L'ensemble de la mission reposait sur un unique atelier d'une demi-journée animé pour l'équipe KM de la Société Z et d'autres collaborateurs internes ; la session devait donc être bien préparée et réussir du premier coup, sans possibilité de seconde tentative.

• Fournir une critique de la feuille de route actuelle de développement de la taxonomie de la Société Z.
• Fournir des orientations pour créer une taxonomie tournée vers l'avenir.
• Fournir les bonnes pratiques de classification des contenus dans l'industrie pharmaceutique.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow a structuré la mission autour de plusieurs semaines de préparation (couvrant une demande de données formelle, une revue documentaire et des entretiens avec les parties prenantes), culminant en un unique atelier interactif d'une demi-journée et un rapport de synthèse écrit.

Activités et décisions clés

• Demande de données et revue documentaire. Plusieurs semaines avant l'atelier, Iknow a préparé et soumis une demande de données portant sur les taxonomies existantes de la Société Z, ses plans de développement de taxonomies et l'utilisation d'outils de fouille de texte et d'autoclassification. La Société Z a fourni les informations, et Iknow a passé en revue plus d'une douzaine de documents, dont une évaluation de l'état actuel du développement des taxonomies de la Société Z, une description des grandes initiatives liées aux taxonomies au cours des cinq années précédentes, la vision de l'état cible de la plateforme KM de la Société Z et la documentation des exigences de cette plateforme.
• Entretiens avec les parties prenantes. Iknow a identifié plusieurs membres de l'équipe KM de la Société Z à interviewer, a élaboré un guide d'entretien détaillé et a mené des entretiens téléphoniques pour approfondir les enseignements de la demande de données et recueillir des éclairages supplémentaires sur le paysage KM, la satisfaction des utilisateurs vis-à-vis de la plateforme actuelle et les opportunités d'amélioration potentielles.
• Élaboration du programme de l'atelier. Sur la base des enseignements de la demande de données et des entretiens, Iknow a rédigé un programme d'atelier couvrant une évaluation des taxonomies existantes de la Société Z et la méthodologie pour les créer et les appliquer. Le programme comprenait des approfondissements pratiques sur l'application de l'analyse de texte pour identifier les termes de taxonomie, l'harmonisation des taxonomies entre unités d'affaires et départements disparates, la fusion de référentiels aux contenus similaires, l'application de nouveaux termes de taxonomie aux contenus existants, l'intégration des données d'entreprise dans la plateforme KM et l'autoclassification à l'aide de modèles de taxonomie et d'ontologie, suivis des prochaines étapes. Le programme a fait l'objet de plusieurs cycles d'affinage et de validation avec la Société Z avant l'animation.
• Animation de l'atelier. Iknow a développé des supports de présentation et plusieurs exemples d'études de cas, puis a animé un atelier d'une demi-journée hautement interactif pour l'équipe KM de la Société Z et d'autres collaborateurs internes, en s'appuyant sur de vraies taxonomies et des applications intégrant des taxonomies qu'Iknow avait construites pour d'autres clients afin de rendre les concepts concrets et crédibles.
• Livrable écrit. Iknow a préparé un rapport de synthèse écrit de 60 pages comprenant les temps forts de l'atelier, une feuille de route de développement de la taxonomie et les prochaines étapes, ainsi qu'un ensemble de projets priorisés pour accélérer le développement des taxonomies de la Société Z et des recommandations pour améliorer la trouvabilité et la découvrabilité des contenus.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé comme sous-traitant du contractant principal, CGI, en se coordonnant directement avec l'équipe KM interne de la Société Z tout au long de la préparation et de l'animation de l'atelier, auquel ont finalement assisté l'équipe KM de la Société Z et d'autres collaborateurs de l'entreprise.

Apporter une valeur réelle à un public averti en une seule session

Établir sa crédibilité auprès d'une équipe KM interne déjà expérimentée et compétente en une seule session d'une demi-journée ne laissait pratiquement aucune place à une seconde tentative. Iknow y a répondu en investissant plusieurs semaines de préparation avant l'atelier, dont une demande de données formelle, la revue de plus d'une douzaine de documents de la Société Z et des entretiens structurés avec les parties prenantes. Cela a garanti que le contenu de l'atelier soit ancré dans l'état actuel et les lacunes spécifiques de la Société Z plutôt que dans une formation générique aux taxonomies. Iknow a également utilisé de vraies taxonomies et applications issues de son propre travail client pour rendre concrets des concepts abstraits.

Concilier méthodologie générale et exigences propres au secteur pharmaceutique

L'atelier devait couvrir à la fois la méthodologie taxonomique largement applicable et les besoins de classification propres au secteur pharmaceutique de la Société Z, sans traiter les bonnes pratiques sectorielles comme un complément déconnecté. Iknow y a répondu en structurant le programme autour de sujets d'approfondissement pratiques (analyse de texte pour l'identification des termes, harmonisation des taxonomies entre départements, fusion de référentiels et autoclassification fondée sur les ontologies) qui ont permis à la session de passer avec fluidité de la méthodologie générale à l'application pharmaceutique spécifique tout du long.

Résultats opérationnels

• Revue de plus d'une douzaine de documents sources de la Société Z pendant la préparation, dont cinq années d'historique des initiatives liées aux taxonomies et les exigences de l'état cible de la plateforme KM de la Société Z.
• Animation d'un unique atelier d'une demi-journée, hautement interactif, pour l'équipe KM de la Société Z et d'autres collaborateurs internes.
• Livraison d'un rapport de synthèse écrit de 60 pages comprenant une feuille de route de développement de la taxonomie et des prochaines étapes priorisées.

Résultats stratégiques et organisationnels

L'équipe KM de la Société Z est sortie de l'atelier avec une compréhension claire de la manière de créer une taxonomie utile et de mener une fouille de texte et un regroupement par grappes pour comprendre le contenu d'un référentiel, ainsi qu'un ensemble de projets priorisés pour accélérer le développement des taxonomies et des recommandations pour améliorer la trouvabilité et la découvrabilité des contenus. Sur la base de l'expertise démontrée par Iknow pendant l'atelier, la Société Z lui a demandé de soutenir l'amélioration de sa taxonomie sur mesure et son intégration dans des applications d'autoclassification et de recherche à facettes, faisant d'une mission limitée à un atelier un travail continu.

Délai d'obtention des résultats

Iknow a livré la mission complète (préparation, atelier et rapport écrit) en un seul mois, et la décision de la Société Z de prolonger la relation a découlé directement de la qualité de l'atelier, l'un des passages de mission ponctuelle à collaboration élargie les plus rapides de l'histoire d'Iknow.

Compétences clés

• Stratégie taxonomique et critique de feuilles de route
• Bonnes pratiques de classification des contenus
• Conception et animation d'ateliers KM
• Conseil KM pour l'industrie pharmaceutique et les sciences de la vie

Méthodes et cadres de travail

• Demande de données et évaluation documentaire de l'état actuel
• Méthodologie structurée d'entretiens avec les parties prenantes
• Fouille de texte et analyse par grappes pour l'identification des termes de taxonomie
• Autoclassification fondée sur les taxonomies et les ontologies

Technologies et outils

• Outils de fouille de texte et d'autoclassification
• Approches de modélisation de taxonomies et d'ontologies