Construire la mémoire institutionnelle à partir de zéro : un socle de gestion des connaissances pour l'agence nationale de l'énergie d'Arabie saoudite.

À propos du client

K.A.CARE demeure l'organisme national d'Arabie saoudite chargé de recommander la politique en matière d'énergie nucléaire et renouvelable, désormais présidé par le ministre de l'Énergie du Royaume et opérant dans le cadre des ambitieux objectifs de diversification énergétique de la Vision 2030 saoudienne, qui prévoit des dizaines de gigawatts de nouvelles capacités renouvelables aux côtés d'un programme national croissant de nucléaire et d'exploration de l'uranium. Une organisation chargée de piloter une stratégie énergétique nationale sur plusieurs décennies est exactement le type d'institution pour laquelle la perte du raisonnement derrière les décisions passées entraîne un coût stratégique réel et durable.

Contexte sectoriel

Les plateformes de gestion des connaissances ont continué d'évoluer bien au-delà des fondations bâties sur SharePoint et la taxonomie qu'Iknow a construites pour K.A.CARE en 2014 et 2015. Microsoft a indiqué que SharePoint était devenu en 2026 la première source d'ancrage de Microsoft 365 Copilot, et les outils de taxonomie et de métadonnées d'entreprise comparables à la plateforme Smartlogic Semaphore déployée par Iknow intègrent désormais de plus en plus une classification automatique pilotée par l'IA. Cette évolution renforce, plutôt qu'elle ne remplace, les fondamentaux établis par ce programme : une taxonomie bien gouvernée, un référentiel de contenus sélectionnés et une trace institutionnelle claire des décisions passées demeurent la fondation dont dépend tout outil de connaissance propulsé par l'IA pour être fiable. Pour une agence nationale hautement technique et en croissance rapide qui pilote une stratégie énergétique sur plusieurs décennies, cette fondation est sans doute plus précieuse aujourd'hui qu'elle ne l'était en 2014.

Situation de départ

K.A.CARE ne disposait d'aucune fondation formelle de gestion des connaissances, alors même qu'elle menait des recherches techniques et politiques substantielles, essentielles à l'avenir énergétique du Royaume. Le contenu était dispersé sur des serveurs de fichiers et des référentiels sans organisation cohérente, il n'existait aucun moyen de publier ou de partager les études de K.A.CARE avec les parties prenantes ou le public, et la croissance rapide des effectifs signifiait que le raisonnement derrière d'importantes décisions historiques risquait de se perdre à mesure que de nouveaux employés remplaçaient les détenteurs du savoir institutionnel.

• Aucune fondation de gestion des connaissances. K.A.CARE ne disposait pas de la fondation en matière de personnes, de processus et de technologie nécessaire pour promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage organisationnel dans ses activités de recherche et d'entrepreneuriat.
• Un contenu désorganisé et dispersé. Le contenu existant résidait sur de multiples serveurs de fichiers et référentiels, sans taxonomie, métadonnées ni gouvernance cohérentes.
• Une mémoire institutionnelle en péril. L'arrivée rapide de nouveaux collaborateurs, majoritairement jeunes, créait un risque réel de perdre les décisions critiques et la réflexion derrière les événements importants de l'histoire de K.A.CARE.
• Aucune stratégie de contenu externe. K.A.CARE n'avait aucun moyen organisé d'intégrer des actualités externes pertinentes, des analyses sectorielles, des données financières et économiques ou des contenus scientifiques et techniques pour soutenir sa recherche.

• Bâtir la fondation et les capacités de gestion des connaissances sur les plans des personnes, des processus et de la technologie.
• Capturer et organiser le contenu existant de K.A.CARE.
• Publier et diffuser les études de K.A.CARE auprès des parties prenantes et du grand public.
• Définir la stratégie KM, la feuille de route et le plan de mise en œuvre.

Comment Iknow a structuré la mission

Iknow a structuré la mission comme un portefeuille de 11 chantiers distincts, progressant de l'évaluation fondatrice et de l'organisation du contenu vers la stratégie, la gouvernance, la mémoire institutionnelle et la sélection de contenus externes, pour converger finalement vers une feuille de route de mise en œuvre unique.

Activités et décisions clés

• Audit de contenu et évaluation de l'existant. Iknow a analysé le contenu des serveurs de fichiers et des référentiels de K.A.CARE (nombre, taille et types de fichiers, projections de croissance) et, au travers d'entretiens approfondis avec la direction et l'équipe projet IM&KM, a évalué les mécanismes existants de partage des connaissances ainsi que les facteurs organisationnels et culturels façonnant la collaboration.
• Fondation plateforme et taxonomie. Iknow a construit un site d'équipe SharePoint 2013 (comprenant un référentiel de contenu, une recherche, des forums de discussion et un annuaire d'équipe) conçu comme un modèle réutilisable pour les futurs sites de collaboration. Iknow a également développé une taxonomie d'entreprise complète couvrant Industries/Technologies, Processus métier, Types de documents, Géographie et Organisations externes, chargée dans l'outil Smartlogic Semaphore pour permettre un étiquetage partiellement automatisé du contenu.
• Nettoyage, migration et enrichissement du contenu. Iknow a collecté environ 200 documents importants de la bibliothèque d'études du secteur Stratégie et du projet de Cité physique, les a classés et étiquetés à l'aide de la nouvelle taxonomie, puis les a chargés dans un nouveau référentiel de contenu KM interrogeable.
• Conception de la stratégie et de la gouvernance. En s'appuyant sur de nouveaux entretiens avec la direction, des enquêtes par courriel auprès des responsables des secteurs et des départements et une analyse comparative externe, Iknow a élaboré la vision, les objectifs métier et les indicateurs de performance IM&KM de K.A.CARE, ainsi que des recommandations de gouvernance, des facteurs de succès et des descriptions de rôles détaillées, tant pour les postes KM centralisés que pour les rôles complémentaires au sein des différents secteurs et départements.
• Frise chronologique de la mémoire institutionnelle. Iknow a construit une frise historique en « plan de métro » couvrant environ 60 études et événements critiques organisés par grands thèmes (Cité physique, Réglementaire, Financier/Économique et Technologie) en formats papier, électronique et web, avec des nœuds de contenu extensibles servant de modèles pour la future documentation de contenus riches.
• Acquisition de contenus externes. Iknow a passé au crible et évalué 135 sources potentielles de contenus externes, a resserré le champ à environ 15 pour des démonstrations de produits, en a retenu 7 pour des essais individuels, a mené 88 essais au total, puis a négocié et finalisé les contrats avec les fournisseurs recommandés.
• Feuille de route IM&KM. En concertation avec les responsables du secteur Stratégie, Iknow a produit une feuille de route détaillée décrivant 17 projets recommandés couvrant le développement de contenu, la technologie et les capacités organisationnelles, avec calendrier et dépendances entre projets.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé étroitement avec la direction de K.A.CARE, son équipe projet IM&KM dédiée et les responsables des secteurs et départements de l'organisation, en combinant entretiens directs, ateliers et enquêtes par courriel pour ancrer chaque chantier dans les priorités organisationnelles réelles.

Livrer 11 chantiers sans perdre en cohérence

Un programme couvrant l'audit de contenu, le déploiement de plateforme, la conception de taxonomie, la gouvernance, la mémoire institutionnelle et la sélection de fournisseurs risquait de se fragmenter en initiatives déconnectées. Iknow y a répondu en structurant la mission comme un portefeuille unique et coordonné, les chantiers Stratégie et Gouvernance IM&KM reliant les chantiers plus tactiques (audit de contenu, taxonomie, déploiement SharePoint) en une vision cohérente, aboutissant à une feuille de route unifiée de 17 projets.

Sélectionner des contenus externes fiables dans un marché non filtré

Avec 135 sources potentielles de contenus externes à considérer, K.A.CARE risquait soit une liste de fournisseurs écrasante et non filtrée, soit une sélection précipitée fondée sur les seules affirmations marketing. Iknow y a répondu par un processus d'évaluation par étapes (ramenant 135 sources à 15 pour des démonstrations, puis à 7 pour des essais pratiques, avec 88 essais au total) avant de négocier et de finaliser les contrats fournisseurs sur la base de preuves directes d'adéquation.

Résultats opérationnels

• Production de plus de 100 livrables distincts sur les 11 chantiers, dont une plateforme de collaboration SharePoint 2013 entièrement configurée et une taxonomie d'entreprise opérant dans Smartlogic Semaphore.
• Nettoyage, classement et migration d'environ 200 documents clés vers un nouveau référentiel de contenu KM interrogeable.
• Livraison d'une frise chronologique historique documentant 60 études et événements critiques répartis en quatre grands thèmes organisationnels, en formats papier, électronique et web.
• Passage au crible de 135 sources de contenus externes jusqu'à 7 fournisseurs retenus au terme de 88 essais, avec des contrats négociés et finalisés.

Résultats stratégiques et organisationnels

K.A.CARE a utilisé les résultats de ce projet pour obtenir le financement d'un projet de mise en œuvre de 18 mois en prolongement, preuve directe que la stratégie, le modèle de gouvernance et la feuille de route livrés par Iknow ont gagné la confiance des dirigeants et des instances budgétaires. Le programme était conçu pour apporter des bénéfices tels qu'une réponse plus rapide aux opportunités d'affaires, des décisions de meilleure qualité fondées sur les travaux antérieurs, une efficacité accrue grâce à la réutilisation des données et des outils, un meilleur alignement intersectoriel et une collaboration et un engagement des employés renforcés. Il visait aussi des bénéfices propres à la mémoire institutionnelle, comme la préservation du raisonnement derrière les décisions passées indépendamment de la rotation des effectifs, l'optimisation du temps d'intégration et l'amélioration de la compréhension contextuelle et de la prise de décision des nouveaux employés.

Délai d'impact

Iknow a livré le programme complet de 11 chantiers, y compris la stratégie, le modèle de gouvernance, la frise de la mémoire institutionnelle et la feuille de route de mise en œuvre, dans le cadre de la mission de 14 mois, K.A.CARE passant directement à l'obtention du financement de la phase de mise en œuvre suivante dès l'achèvement.

Compétences clés

• Stratégie de gestion des connaissances
• Architecture de l'information et conception de taxonomies
• Gouvernance et conception organisationnelle
• Sélection de contenus et gestion des fournisseurs
• Programmes de mémoire institutionnelle et d'histoire numérique

Méthodes et cadres

• Audit de contenu et évaluation de l'existant
• Développement de taxonomies et de schémas de métadonnées
• Évaluation des fournisseurs par étapes, fondée sur les preuves
• Planification de feuilles de route et de portefeuilles de mise en œuvre

Technologies et outils

• Microsoft SharePoint 2013
• Smartlogic Semaphore (taxonomie et étiquetage automatisé)
• Norme de métadonnées Dublin Core