كسر الحواجز أمام تبادل المعرفة.

نبذة عن العميل

كانت الشركة I قد أصبحت واحدة من أبرز شركات الرعاية الصحية القائمة على البحث في العالم، بنشاط في أكثر من 130 دولة ومراكز بحثية في سويسرا والولايات المتحدة واليابان وألمانيا. وبحلول منتصف العقد الأول من الألفية، كانت الشركة I قد ركزت نشاطها على قسمَي المستحضرات الدوائية والتشخيص لديها، لتضع نفسها في مصاف أبرز شركات الرعاية الصحية الموجهة نحو البحث في العالم. وكان هذا الموقع يعتمد إلى حد كبير على مدى فعالية منظومة البحث والتطوير الموزعة عالميًا لديها في العثور على خبراتها المتراكمة وإعادة استخدامها.

سياق القطاع

منظومات البحث والتطوير الدوائية الكبرى عالمية ولامركزية بطبيعتها، إذ يتوزع الباحثون على دول ومراكز بحثية متعددة، ما يجعل تحديًا جوهريًا في إدارة المعرفة أمرًا لا مفر منه: ضمان قدرة العلماء على العثور بسرعة على الخبير المناسب والعمل السابق المناسب قبل استثمار الوقت والميزانية في بحث ربما أُنجز بالفعل في مكان آخر. وفي قطاع تتوقف فيه إنتاجية البحث والتطوير والملكية الفكرية معًا على تجنب الجهد المكرر، يحمل هذا التحدي وزنًا تجاريًا حقيقيًا. وبحلول منتصف العقد الأول من الألفية، كانت تقنيات تحديد مواقع الخبرات وبوابات المؤسسات قد نضجت بما يكفي لمنح منظمات البحث الكبيرة بدائل حقيقية عن أساليب العثور على الخبراء غير الرسمية القائمة على العلاقات. غير أن التجربة الأوسع للقطاع في تلك الحقبة أظهرت أيضًا أن التقنية وحدها نادرًا ما حلت المشكلة، إذ تطلب بناء ثقافة حقيقية لتبادل المعرفة معالجة الحوافز التنظيمية والسلوك بقدر معالجة البرمجيات.

الوضع الراهن

أراد المسؤولون التنفيذيون في الشركة I ثقافة أكثر استعدادًا للتعاون وتبادل المعرفة والاعتراف بسلوكيات تبادل المعرفة ومكافأتها، فأطلقوا مبادرة لتبادل المعرفة لتحويل تلك الرؤية إلى واقع. وطلبت الشركة I من Iknow المساعدة في عنصرين من تلك المبادرة: تحديد العوائق التنظيمية والسلوكية التي تحول دون قيام ثقافة تبادل المعرفة، والتوصية بأدوات البرمجيات القادرة على تمكين بيئة تبادل المعرفة الجديدة بعد فهم تلك العوائق.

• صعوبة العثور على الخبراء المناسبين. كان موظفو البحث والتطوير في منظمة بحثية كبيرة وموزعة جغرافيًا يجدون صعوبة في العثور بسرعة على خبراء معترف بهم سبق أن عالجوا القضايا نفسها أو قضايا مماثلة.
• محتوى مجزأ عبر مستودعات متعددة. كان محتوى البحث والتطوير ذو الصلة مبعثرًا عبر مستودعات متعددة، ما جعل العثور عليه بسرعة أمرًا صعبًا بقدرات البحث القائمة.
• مبادرات محلية منفصلة وغير مقيسة. وُجدت مشاريع داخلية عديدة ومتفرقة لتبادل المعرفة دون أي منصة مشتركة لتشجيع التعاون أو قياس فعاليتها.
• عوائق تنظيمية وسلوكية غير واضحة. بعيدًا عن الثغرات التقنية، كانت الشركة I بحاجة إلى فهم العوائق التنظيمية والسلوكية التي تحول دون قيام ثقافة حقيقية لتبادل المعرفة.

• تحديد متطلبات الأعمال لتحسين الوصول إلى الخبراء ومحتوى البحث والتطوير.
• تحديد العوائق التنظيمية والسلوكية أمام غرس ثقافة تبادل المعرفة.
• تقييم حزم البرمجيات التجارية والتوصية بها لتمكين بيئة تبادل المعرفة الجديدة.
• تسليم وثيقة تصميم عالية المستوى وخارطة طريق للتنفيذ لتوجيه المبادرة الأوسع.

كيف نظمت Iknow العمل

نظمت Iknow المهمة حول مسارَي عمل متوازيين: تحديد متطلبات الأعمال من خلال مقابلات مباشرة مع أصحاب المصلحة، وتقييم التقنيات التجارية في ضوء تلك المتطلبات، بما يعكس منهجية Iknow في استراتيجية إدارة المعرفة واختيار المنصات، التي تجمع بين التشخيص التنظيمي وتوصية تقنية محايدة تجاه الموردين.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• تحديد المتطلبات ومقابلات أصحاب المصلحة. حددت Iknow متطلبات أعمال محددة بشأن الوصول إلى الخبراء والمحتوى، وأجرت مقابلات مستفيضة في أوروبا والولايات المتحدة.
• ملخص متطلبات الحالة المستقبلية. سلمت Iknow نتائج مفصلة للمقابلات وملخصًا لمتطلبات الحالة المستقبلية يغطي متطلبات الأعمال، ومتطلبات المحتوى وهندسة المحتوى، والمتطلبات الوظيفية، والمتطلبات التنظيمية ومتطلبات الحوكمة وإدارة التغيير.
• الاسترشاد بعوامل النجاح. أوضحت Iknow خصائص أخرى لعمليات التنفيذ الناجحة لبرامج إدارة المعرفة لإرساء مبادرة الشركة I على ممارسات مثبتة.
• مطابقة المتطلبات مع التقنيات. حللت Iknow المتطلبات الوظيفية وطابقتها مع التقنيات المتاحة تجاريًا، ووضعت معايير اختيار لحلول تبادل المعرفة.
• تقييم موردي البرمجيات والتوصيات. قيّمت Iknow حزم برمجيات محددة وأوصت بها، مع توصيات تقنية تركز على بوابة للخبرات والتعلم، وبوابة مساهمة للمؤلفين والخبراء، ونظام إدارة محتوى، وأدوات متقدمة للبحث واستكشاف المحتوى.
• وثيقة التصميم وخارطة الطريق. أعدت Iknow وثيقة تصميم عالية المستوى وخارطة طريق للتنفيذ لتوجيه المبادرة في مراحلها التالية.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow بصفتها المقاول الرئيسي، بالتعاون المباشر مع قيادة البحث والتطوير في الشركة I عبر منظومتها البحثية العالمية، ومع إشراك الموظفين في أوروبا والولايات المتحدة طوال عملية المقابلات وتحديد المتطلبات.

تشخيص العوائق التنظيمية عبر منظمة بحثية عالمية

تطلب فهم أسباب غياب تبادل المعرفة أكثر من تدقيق تقني: فقد تطلب الكشف عن الحواجز التنظيمية والسلوكية الحقيقية عبر منظمة بحثية موزعة على قارات. عالجت Iknow ذلك بإجراء مقابلات مستفيضة في أوروبا والولايات المتحدة على السواء، وببناء ملخص لمتطلبات الحالة المستقبلية يغطي صراحةً المتطلبات التنظيمية ومتطلبات الحوكمة وإدارة التغيير إلى جانب المتطلبات التقنية، لا مجرد قائمة بخصائص برمجية مرغوبة.

اختيار التقنية المناسبة من سوق مزدحمة لم تكتمل بعد

امتدت برمجيات تبادل المعرفة والتعاون عبر مشهد واسع من الموردين ما يزال في طور النضج، ما أوجد خطرًا حقيقيًا بالتوصية بأدوات مألوفة أو رائجة لا تلائم فعليًا المتطلبات المحددة للشركة I. عالجت Iknow ذلك بتحليل المتطلبات الوظيفية أولًا ووضع معايير اختيار صريحة قبل تقييم أي مورد، بما يضمن أن تكون توصيات البرمجيات الناتجة مطابقة للاحتياجات الفعلية للشركة I لا مدفوعة بالحضور في السوق.

النتائج الكمية

• إشراك أصحاب المصلحة: مقابلات مستفيضة مع أصحاب المصلحة أجريت في أوروبا والولايات المتحدة.
• إطار المتطلبات المسلم: ملخص لمتطلبات الحالة المستقبلية يغطي أربع فئات من المتطلبات: الأعمال، والمحتوى والهندسة، والوظيفية، والتنظيمية/الحوكمة/إدارة التغيير.
• التوصيات التقنية المسلمة: توصيات برمجية سُلمت في أربع فئات تقنية: بوابة الخبرات والتعلم، وبوابة مساهمة المؤلفين والخبراء، ونظام إدارة المحتوى، والبحث المتقدم واستكشاف المحتوى.
• مدة المهمة: مهمة استمرت ثلاثة أشهر.

النتائج النوعية

أدرك كبار المسؤولين التنفيذيين في الشركة I أن هذه المبادرة ستوفر الأساس لتحويل منظومة البحث والتطوير إلى بيئة لتبادل المعرفة، مع منافع ملموسة تشمل تبسيط اتخاذ القرار من خلال وصول أسرع إلى الخبراء والخبرات، وزيادة الإنتاجية بفضل تقليل إعادة العمل والوقت المستغرق في تحديد مواقع البيانات والوثائق، ومخرجات بحث وتطوير أعلى جودة. وقد استخدمت الشركة مخرجات هذا المشروع لتوجيه مبادرتها الأوسع لتبادل المعرفة، وهو دليل مباشر على أن المهمة أنتجت أساسًا قابلًا للتنفيذ فعلًا لا تقريرًا ظل حبيس الأدراج.

الإطار الزمني لتحقيق الأثر

سلمت Iknow ملخص المتطلبات الكامل والنتائج التنظيمية والتوصيات التقنية ووثيقة التصميم وخارطة طريق التنفيذ خلال المهمة التي استمرت ثلاثة أشهر، بما منح قيادة البحث والتطوير في الشركة I أساسًا جاهزًا لتوجيه مبادرتها لتبادل المعرفة في المستقبل.

المهارات الأساسية

• استراتيجية إدارة المعرفة وتصميم الحوكمة
• اختيار منصات إدارة المعرفة ومورديها
• تصميم مجتمعات الممارسة وآليات تحديد مواقع الخبرات
• تشخيص التغيير التنظيمي والسلوكي

الأساليب وأطر العمل

• مقابلات أصحاب المصلحة متعددة المناطق
• مطابقة المتطلبات مع التقنيات
• معايير تقييم برمجيات محايدة تجاه الموردين

التقنيات والأدوات

• بوابات الخبرات والتعلم؛ بوابات مساهمة المؤلفين والخبراء
• أنظمة إدارة المحتوى؛ أدوات متقدمة للبحث واستكشاف المحتوى