توثيق خبرات عقود قبل أن تغادر من الباب: استراتيجية بحث مؤسسي لشركة استشارات دفاعية متخصصة.

نبذة عن العميل

الشركة P هي شركة استشارات دفاعية متخصصة صغيرة الحجم. شغل معظم مستشاري الشركة مناصب حكومية رفيعة مثل Program Executive Officer وProgram Director وProduct and Logistics Center Commander وChief Engineer وChief of Contracting وChief of Financial Management، بما يجلب عقوداً من الخبرة المباشرة في الاقتناء الحكومي لعملاء الدفاع في القطاعين الحكومي والصناعي على حد سواء.

سياق القطاع

تواجه شركات الاستشارات المتخصصة الصغيرة القائمة على متخصصين كبار من ذوي الخبرة العالية تحدياً مميزاً في إدارة المعرفة. فجوهر قيمتها المقترحة هو الخبرة العميقة، الضمنية غالباً، لدى المستشارين الأفراد، ما يعني أن المعرفة تتركز بطبيعتها في أذهان الأفراد وملفاتهم الشخصية بدلاً من الأنظمة المركزية، ولا سيما في المنظمات المسطحة ذات الطابع الزمالي حيث ظل التشارك غير الرسمي في المعرفة كافياً على الدوام. غير أن هذا النموذج غير الرسمي لا يتوسع مع نمو حجم المحتوى ومع رحيل كبار المستشارين في نهاية المطاف حاملين معهم معرفة مؤسسية لا تعوض ما لم يجرِ توثيقها عمداً. وبالنسبة إلى الشركات التي تخدم الجيش الأمريكي وقطاع مقاولي الدفاع، تستلزم المعلومات الحساسة والمسجلة الملكية أيضاً ضوابط وصول حقيقية، بحيث يتعين على أي حل لإدارة المعرفة أو البحث الموازنة بين اتساع سهولة العثور على المعلومات ومتطلبات الأمن الفعلية.

الوضع الراهن

مع مرور الوقت، ومع تخزين المزيد والمزيد من المعلومات على الحواسيب المكتبية والمحمولة، أصبح من الأصعب على الطاقم الاستشاري للشركة P العثور على المعرفة وتشاركها بسرعة. كان لدى كثير من كبار المستشارين كميات كبيرة من المحتوى القيم لكنهم نسوا مدى المعلومات المخزنة على حواسيبهم وكيفية العثور عليها، ولم تكن هناك معايير مؤسسية بشأن التطبيقات البرمجية أو النسخ الاحتياطي للملفات أو الاحتفاظ بالسجلات. أرادت الإدارة التنفيذية للشركة P برنامجاً فعالاً لإدارة المعرفة يركز صراحة على إدارة المحتوى المؤسسي والبحث المؤسسي والمكتبي وأدوات التعاون، فلجأت إلى Iknow طلباً للمساعدة.

• معرفة قيمة ضائعة حتى على أصحابها. مع تراكم مزيد من معرفة الشركة على الحواسيب المحمولة للمستشارين الأفراد، كثيراً ما نسي حتى المستشارون المالكون لذلك المحتوى ما لديهم وكيفية العثور عليه.
• غياب المعايير للأدوات والنسخ الاحتياطي والاحتفاظ بالسجلات. لم تكن هناك معايير مؤسسية للتطبيقات البرمجية التي يستخدمها المستشارون، ولا سياسات تنظم النسخ الاحتياطي للملفات أو الاحتفاظ بالسجلات.
• نموذج غير رسمي لتشارك المعرفة بلغ حدوده. لم يكن بمقدور نهج الشركة P غير الرسمي القائم على العلاقات في العثور على المعلومات أن يتوسع مع نمو حجم محتوى الشركة.
• خبرة لا تعوض معرضة لخطر الضياع. كانت القيمة الجوهرية للشركة تقوم إلى حد كبير على عقود من الخبرة الفردية لدى كبار المستشارين المتقاعدين، وهي خبرة معرضة للضياع ما لم توثق في صيغة مشتركة قابلة للبحث.

• إجراء تقييم شامل لبيئة إدارة المعرفة الحالية في الشركة عبر أبعاد الأشخاص والعمليات والتقنية والثقافة.
• وضع توصيات محددة وقابلة للتنفيذ لاستراتيجية لإدارة المحتوى المؤسسي والبحث والتعاون.
• إعداد خارطة طريق استراتيجية لإدارة المعرفة وخطة تنفيذ تتضمن المحطات الرئيسية ومتطلبات الموارد.
• الحصول على موافقة مجلس الإدارة على نقل التوصيات إلى مرحلة التنفيذ.

كيف نظمت Iknow العمل

تناولت Iknow المهمة على ثلاث خطوات (تقييم أساسي، ثم مجموعة من التوصيات المصفاة وخارطة طريق، ثم عرض أمام مجلس الإدارة للموافقة)، بما يعكس منهجية Iknow في تقييم إدارة المعرفة وقياس النضج المقارن، القائمة على تأسيس استراتيجية إدارة المعرفة على فهم حقيقي لكيفية عمل الشركة فعلياً قبل التوصية بأي تغيير.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• التقييم الأساسي. حللت Iknow بيئة الشركة تحليلاً شاملاً من منظورات الأشخاص والعمليات والتقنية والثقافة، ووضعت خط أساس للوضع الراهن ودرست العمليات الجوهرية بما فيها تنفيذ المشاريع وتطوير الأعمال.
• مقابلات الموظفين ومراجعة الموارد. أجرت Iknow مقابلات مع موظفي الشركة وراجعت الأدوات وقوائم التحقق وسائر الموارد المتاحة التي يستخدمها المستشارون وموظفو الدعم.
• إعداد التوصيات وخارطة الطريق. صفت Iknow نتائج البحث والمقابلات في توصيات تحسين قابلة للتنفيذ، وأعدت خارطة طريق استراتيجية لإدارة المعرفة وخطة تنفيذ متكاملة تتضمن المحطات الرئيسية ومتطلبات الموارد.
• توصيات البحث المؤسسي وتوثيق المعرفة. أوصت Iknow بأن تستثمر الشركة الموارد اللازمة لتوثيق رأسمالها المعرفي القائم وتخزينه وتنظيمه وتشاركه، واقترحت استراتيجية بحث مؤسسي قريبة المدى: أداة بحث مؤسسي لفهرسة المحتوى القائم وإتاحته على مستوى المنظمة مع ضمانات وصول للبيانات الحساسة، إلى جانب جهد لتوثيق المعرفة يتيح للطاقم الاستشاري إرسال المعرفة من أي موقع إلى مديري معرفة معينين لهذا الغرض.
• العرض على مجلس الإدارة والموافقة. عرضت Iknow نتائج التقييم الأساسي وتوصيات التحسين على مجلس إدارة الشركة P وغيره من كبار الموظفين للحصول على الموافقة على التنفيذ.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow بصفة المقاول الرئيسي، متعاونة مع الطاقم الاستشاري وموظفي الدعم في الشركة P طوال مرحلة التقييم الأساسي، وعارضة نتائجها مباشرة على مجلس إدارة الشركة وكبار موظفيها لتأمين الموافقة على التنفيذ.

تقييم معرفة مبعثرة على حواسيب محمولة دون ممارسات موحدة

مع توزع المحتوى على حواسيب محمولة مملوكة فردياً، ودون أدوات موحدة أو سياسات للنسخ الاحتياطي أو الاحتفاظ بالسجلات، فقد حتى حائزو المعرفة أنفسهم الإلمام بما لديهم. عالجت Iknow ذلك بإجراء تقييم أساسي شامل غطى الأشخاص والعمليات والتقنية والثقافة، مستنداً إلى مقابلات مباشرة مع الموظفين ومراجعة للأدوات والموارد المستخدمة فعلياً.

الموازنة بين اتساع سهولة العثور على المعلومات ومتطلبات الأمن الفعلية

تطلبت التوصية باستراتيجية للبحث وتوثيق المعرفة لشركة تتعامل مع معلومات دفاعية حساسة ومعلومات مسجلة الملكية الموازنة بين اتساع سهولة العثور على المعلومات واحتياجات الأمن الحقيقية. عالجت Iknow ذلك بإدراج القيود وضمانات الوصول صراحة في توصية البحث المؤسسي منذ البداية، بدلاً من التعامل مع الأمن باعتباره أمراً ثانوياً.

النتائج الكمية

• نطاق التقييم: تسليم تقييم أساسي شامل غطى الأشخاص والعمليات والتقنية والثقافة.
• تسليم خارطة الطريق: تسليم خارطة طريق استراتيجية لإدارة المعرفة (KM) وخطة تنفيذ تتضمن المحطات الرئيسية ومتطلبات الموارد.
• الموافقة التنفيذية: الحصول على موافقة مجلس الإدارة وكبار الموظفين على التنفيذ.
• تسليم استراتيجية البحث: تسليم عنصرين جوهريين من استراتيجية بحث مؤسسي قريبة المدى: توصية ببرمجية بحث مؤسسي وبرنامج لتوثيق المعرفة.
• مدة المهمة: مهمة استغرقت شهرين.

النتائج النوعية

خرجت الشركة P بمجموعة من توصيات التحسين المتصلة بإدارة المعرفة ودراسة جدوى تسفر عن منافع كمية ونوعية على حد سواء. شملت المنافع الكمية تقصير أزمنة الاستجابة، وعمليات أعمال أكثر فاعلية، ورؤية أعمق في الشؤون المالية للأعمال وتوقعات التخطيط، وانخفاض المصاريف العامة وسائر تكاليف التشغيل، وارتفاع معدلات الفوز بالعروض. وشملت المنافع النوعية زيادة اعتماد المستشارين على أنفسهم، ومخرجات وتسليمات أعلى جودة، وتعلماً متزايداً لدى المستشارين. كما بات لدى الشركة خارطة طريق مفصلة للتنفيذ الفوري لمنتجات البحث المؤسسي والمكتبي، ما برهن على أن المهمة أنتجت خطة معتمدة من مجلس الإدارة وجاهزة للتنفيذ، لا مجرد رؤية استراتيجية.

الوقت حتى تحقق الأثر

في غضون المهمة التي استغرقت شهرين، نقلت Iknow الشركة P من بيئة معرفية غير رسمية معرضة للخطر إلى خارطة طريق لإدارة المعرفة معتمدة من مجلس الإدارة، مع استراتيجية بحث مؤسسي قريبة المدى جاهزة للتنفيذ الفوري.

المهارات الأساسية

• تقييم إدارة المعرفة وقياس النضج المقارن
• استراتيجية البحث المؤسسي والاستشارات المتعلقة به
• تصميم برامج الاحتفاظ بالمعرفة وتوثيقها
• العرض وكسب التأييد على مستوى الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة

الأساليب والأطر

• تقييم أساسي يغطي الأشخاص والعمليات والتقنية والثقافة
• مقابلات الموظفين ومراجعة الأدوات والموارد
• خارطة طريق قائمة على المحطات الرئيسية وتخطيط التنفيذ

التقنيات والأدوات

• برمجيات البحث المؤسسي (الفهرسة والاسترجاع الخاضع لضوابط الوصول)
• أدوات البحث المكتبي وعمليات الإرسال الخاصة بتوثيق المعرفة