من تكاثر المجلدات إلى البحث متعدد الأوجه: إعادة بناء سهولة العثور على الصفقات في شركة استثمار للسوق المتوسطة.

نبذة عن العميل

الشركة AB هي شركة استثمار في السوق المتوسطة. تدير الشركة اليوم عشرات المليارات من الدولارات من الأصول عبر مكاتب في الولايات المتحدة وأوروبا. ويعتمد قسم الملكية الخاصة في الشركة AB على معرفته المتراكمة بالصفقات، بما يشمل مواد الفحص النافي للجهالة ووثائق المعاملات وسنوات من تاريخ استقطاب الصفقات، لتقييم الفرص الجديدة ودعم محفظته القائمة.

سياق القطاع

تدير شركات الملكية الخاصة بشكل متزايد معلومات الصفقات والمستثمرين والمحافظ عبر خليط من جداول البيانات وأنظمة CRM غير المترابطة وصناديق البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص المشتركة. وتُظهر استطلاعات القطاع أن أكثر من نصف مستثمري الأسواق الخاصة يشعرون بأنهم يهدرون وقتًا معتبرًا في التعامل مع البيانات بسبب العمليات اليدوية والأنظمة المتقادمة. ولهذا التشتت كلفة حقيقية: فعندما تبقى المعرفة المؤسسية لفريق الصفقات لدى صانع صفقات واحد أو في نظام لا يستطيع أحد غيره البحث فيه، تخاطر الشركات ببدء كل صفقة جديدة من صفحة بيضاء بدلًا من البناء على خبرتها المتراكمة. وتعالج أنظمة CRM المتخصصة في الصفقات مثل Dynamo Software جزءًا من تلك المشكلة فيما يخص سجلات الصفقات المنظمة، غير أن قيمتها تظل محدودة إذا عملت بمعزل عن مستودع الوثائق الأوسع حيث يعيش فعليًا الجانب النوعي والسردي للصفقة.

الوضع الراهن

كان قسم الملكية الخاصة في الشركة AB يخزّن محتواه المتعلق بالصفقات في Microsoft SharePoint، غير أن هياكل المجلدات المعقدة والوسم غير المتسق للبيانات الوصفية أدّيا إلى نتائج بحث غير مرضية لمعظم المستخدمين. أما بيانات الصفقات نفسها فكانت موجودة في CRM ‏Dynamo الخاص بالشركة، وهو منصة منفصلة، ولذلك كان الوصول إلى رؤية شاملة لصفقة ما يتطلب تجميع المحتوى من نظامين غير مترابطين. طلب القسم من Iknow تحسين سهولة العثور على المعلومات عبر النظامين.

• معرفة بالصفقات مبعثرة عبر نظامين غير مترابطين. كانت الوثائق موجودة في SharePoint وسجلات الصفقات في CRM ‏Dynamo، دون طريقة موحدة للبحث فيهما أو عرضهما معًا.
• هياكل مجلدات معقدة وغير متسقة. كان التنقل في وثائق الصفقات يعتمد على تسلسلات هرمية للمجلدات تتفاوت اتساقًا تفاوتًا كبيرًا.
• وسم غير متسق للبيانات الوصفية. لم تكن ممارسات الوسم القائمة موحدة بما يكفي لإتاحة تصفية موثوقة أو نتائج بحث دقيقة.
• شركة تنمو بوتيرة تفوق بنيتها التحتية المعرفية. مع نمو حجم صفقات الشركة AB وفريقها، لم يعد التنقل المرتجل القائم على المجلدات والوسم اليدوي قادرَين على مواكبة احتياجات القسم من المعلومات.

• تطوير تصنيف مضبوط لمحتوى قسم الملكية الخاصة المتعلق بالصفقات في SharePoint وتعبئته.
• إتاحة وسم متسق وخاضع لضبط الجودة للبيانات الوصفية عبر مكتبات وثائق الصفقات.
• إعادة تصميم تجربة البحث باستخدام أجزاء ويب البحث Modern في SharePoint لتقديم تجربة بحث وتصفح أكثر بداهة وتكاملًا.
• دمج بيانات سجلات الصفقات من CRM ‏Dynamo مباشرة في بيئة بحث SharePoint الجديدة لتوفير رؤية شاملة وموحدة للمعرفة المتعلقة بالصفقات.

كيف نظّمت Iknow العمل

نظّمت Iknow المشروع في مرحلتين: تطوير التصنيف ووسم المحتوى أولًا، ثم إعادة تطوير تجربة البحث نفسها باستخدام أجزاء ويب البحث Modern في SharePoint Framework، مع بناء تكامل أعمق مع CRM ‏Dynamo مع تقدم المرحلة الثانية.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• تصميم Term Store. صممت Iknow مخزن مصطلحات (Term Store) مخصصًا في SharePoint وعبأته بتصنيف قسم الملكية الخاصة، مستمدة المصطلحات الجديدة من هياكل مجلدات الوثائق القائمة ومخطط التصنيف في CRM ‏Dynamo لدى الشركة AB ومدخلات المستخدمين المباشرة.
• بنية تحتية للوسم المضبوط. هيأت Iknow أعمدة مواقع SharePoint وتعيينات الخصائص المزحوفة لعناصر Term Store الجديدة، بما أتاح وسمًا مضبوطًا للمحتوى عبر مكتبات وثائق الصفقات.
• قائمة تجريبية لسجلات الصفقات. بنت Iknow قائمة تجريبية لسجلات الصفقات استنادًا إلى محتوى مختار من CRM ‏Dynamo، باستخدام أعمدة المواقع والخصائص المدارة نفسها المستخدمة في مكتبات الوثائق، إضافة إلى أعمدة إضافية خاصة بـ Dynamo.
• أجزاء ويب البحث Modern. نشرت Iknow أجزاء ويب البحث Modern في SharePoint لتعزيز قدرات البحث، بما في ذلك التصفية والفرز بحسب قيم Term Store وبيانات وصفية أخرى.
• مسارات البحث الرأسية والصفحات المدفوعة بالمصطلحات. طوّرت Iknow مسارات رأسية لنتائج البحث للمراجعة السريعة للوثائق وسجلات الصفقات لأي استعلام، وأنشأت قوالب صفحات مدفوعة بالمصطلحات تتيح للقسم عرض نتائج البحث لأي مصطلح في التصنيف عند الطلب، وهو أمر مفيد للموظفين الجدد للإلمام بخبرة الشركة في قطاع أو وظيفة بعينها.
• تكامل أعمق مع Dynamo. راجعت Iknow حقول بيانات Dynamo المتاحة، وكرّرتها كأعمدة مواقع SharePoint في قائمة الصفقات المخصصة، وبنت سكربت PowerShell مجدولًا لإبقاء تلك البيانات متزامنة.
• قوالب نتائج محسّنة. سلّمت Iknow قوالب نتائج بحث محسّنة تعرض البيانات المستمدة من Dynamo بصيغتي الجداول والقوائم، إلى جانب قائمة رئيسية لسجلات الصفقات قابلة للتصفية والتصدير.
• التوثيق التقني. أعدّت Iknow دليلًا تقنيًا مفصلًا يغطي قدرات SharePoint الجديدة ليتمكن القسم من إضافة بيانات وميزات جديدة بشكل مستقل في المستقبل.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow بصفتها المتعاقد الرئيسي، بالعمل المباشر مع قسم الملكية الخاصة في الشركة AB لدمج محتوى وثائق SharePoint مع سجلات صفقات CRM ‏Dynamo في بيئة واحدة متماسكة لإدارة المعرفة.

توحيد مصدري بيانات مختلفين اختلافًا جوهريًا

تستخدم وثائق SharePoint غير المهيكلة وسجلات CRM ‏Dynamo المنظمة نموذجي بيانات مختلفين تمامًا، وكان بناء تجربتي بحث منفصلتين سيقوّض غاية المشروع. عالجت Iknow ذلك بتصميم تصنيف مشترك واحد وأعمدة مواقع وخصائص مدارة تمتد عبر مكتبات الوثائق وقائمة الصفقات الجديدة معًا، بما يتيح تصفية وبحثًا واحدين مدعومين بـ Term Store عبر نوعي المحتوى في آن واحد.

إبقاء بيانات الصفقات محدّثة دون عبء يدوي

كان ترحيل البيانات لمرة واحدة من Dynamo إلى SharePoint سيتقادم لحظة تسجيل صفقات جديدة. عالجت Iknow ذلك ببناء عملية مزامنة مجدولة قائمة على PowerShell تبقي قائمة الصفقات في SharePoint متزامنة تلقائيًا مع Dynamo، بدلًا من الاعتماد على تحديثات يدوية كان القسم سيضطر إلى مواصلتها إلى ما لا نهاية.

النتائج الكمية

• تجربة بحث موحدة: موقع بحث واحد لإدارة المعرفة يمتد عبر مكتبات وثائق SharePoint وسجلات الصفقات المستمدة من Dynamo.
• قدرة البحث: مسارات نتائج رأسية متعددة، وتصفية وفرز دقيقان مدفوعان بالبيانات الوصفية، وعدة صيغ عرض، تشمل القوائم والقوائم مع المعاينات والجداول والجداول المضغوطة، لحالات استخدام مختلفة.
• الأتمتة: إجراء مجدول قائم على PowerShell لاستيراد بيانات سجلات الصفقات من CRM ‏Dynamo وتحديثها دون تدخل يدوي.
• التمكين: دليل تقني شامل سُلّم إلى القسم لدعم التوسيع المستمر والمستقل للمنصة.

النتائج النوعية

حصل قسم الملكية الخاصة في الشركة AB على تجربة بحث موحدة تغطي وثائق الصفقات وسجلات الصفقات المستمدة من CRM معًا، بما سدّ الفجوة بين بحث غير مرضٍ قائم على المجلدات ورؤية شاملة حقًا للمعرفة بالصفقات. ومنحت الصفحات المدفوعة بالمصطلحات القسم وسيلة خدمة ذاتية جديدة لإلحاق الموظفين الجدد سريعًا بخبرة الشركة المتراكمة في قطاع أو وظيفة معينة، بما يعالج مباشرة تحديًا موثقًا جيدًا في إدارة المعرفة في قطاع الملكية الخاصة، حيث تميل المعرفة المؤسسية إلى البقاء لدى صانعي الصفقات الأفراد بدلًا من أن تصبح قابلة للبحث من قبل الشركة بأكملها. وحتى وقت كتابة هذه السطور، لا يزال عمل Iknow مع الشركة AB مستمرًا، مع تحسينات إضافية وتكاملات مصادر خارجية أخرى مخطط لها، بما يعكس علاقة ثقة متنامية لا مشروعًا لمرة واحدة.

الوقت حتى تحقق الأثر

سلّمت Iknow أساس التصنيف وبنية الوسم التحتية والجيل الأول من تجربة البحث Modern في وقت مبكر من المشروع، ثم وسّعت النطاق لتعميق التكامل مع CRM ‏Dynamo، مع استمرار العلاقة في مراحل عمل لاحقة.

المهارات الأساسية

• استراتيجية التصنيف والبيانات الوصفية
• تطوير البحث Modern في SharePoint
• تكامل بيانات CRM والأنظمة
• التوثيق التقني والتمكين

الأساليب وأطر العمل

• تصميم Term Store وتطوير المفردات المضبوطة
• تعيين أعمدة المواقع والخصائص المدارة
• المزامنة المجدولة للبيانات
• تصميم تجربة بحث متمحور حول المستخدم

التقنيات والأدوات

• Microsoft SharePoint Online وأجزاء ويب البحث Modern في SharePoint Framework ‏(SPFx)
• CRM من Dynamo Software والأتمتة بـ PowerShell