De la proliferación de carpetas a la búsqueda por facetas: reconstruir la encontrabilidad de las operaciones en una firma de inversión del mercado medio.

Acerca del cliente

La Empresa AB es una firma de inversión del mercado medio. Hoy, la firma gestiona decenas de miles de millones de dólares en activos a través de oficinas en los EE. UU. y Europa. La División de Capital Privado de la Empresa AB depende de su conocimiento acumulado de operaciones, que incluye materiales de diligencia debida, documentos de transacciones y años de historial de originación, para evaluar nuevas oportunidades y respaldar su portafolio existente.

Contexto del sector

Las firmas de capital privado gestionan cada vez más la información de operaciones, inversionistas y portafolio a través de un mosaico de hojas de cálculo, CRM desconectados, bandejas de correo electrónico y unidades compartidas. Las encuestas del sector muestran que más de la mitad de los inversionistas de mercados privados sienten que pierden un tiempo considerable lidiando con los datos debido a procesos manuales y sistemas obsoletos. Esa fragmentación tiene un costo real: cuando el conocimiento institucional de un equipo de operaciones reside en un único negociador o en un sistema que nadie más puede consultar, las firmas corren el riesgo de comenzar cada nueva operación desde una hoja en blanco en lugar de construir sobre su experiencia acumulada. Los CRM especializados en operaciones como Dynamo Software abordan parte de ese problema para los registros estructurados de operaciones, pero su valor es limitado si operan aislados del repositorio documental más amplio donde realmente vive el lado cualitativo y narrativo de una operación.

Situación actual

La División de Capital Privado de la Empresa AB almacenaba su contenido relacionado con operaciones en Microsoft SharePoint, pero las estructuras de carpetas complejas y el etiquetado de metadatos inconsistente producían resultados de búsqueda insatisfactorios para la mayoría de los usuarios. Los datos de las operaciones residían en el CRM Dynamo de la firma, una plataforma separada, por lo que lograr una visión completa de una operación exigía reconstruir el contenido a partir de dos sistemas desconectados. La División pidió a Iknow que mejorara la encontrabilidad en ambos sistemas.

• Conocimiento de las operaciones disperso en dos sistemas desconectados. Los documentos vivían en SharePoint y los registros de operaciones en el CRM Dynamo, sin una forma unificada de buscar o ver ambos en conjunto.
• Estructuras de carpetas complejas e inconsistentes. La navegación por los documentos de operaciones dependía de jerarquías de carpetas que variaban ampliamente en consistencia.
• Etiquetado de metadatos inconsistente. Las prácticas de etiquetado existentes no estaban lo bastante estandarizadas para permitir un filtrado confiable o resultados de búsqueda precisos.
• Una firma en crecimiento que superaba su infraestructura de conocimiento. A medida que crecían el volumen de operaciones y el equipo de la Empresa AB, la navegación improvisada basada en carpetas y el etiquetado manual no podían seguir el ritmo de las necesidades de información de la División.

• Desarrollar y poblar una taxonomía controlada para el contenido relacionado con operaciones de la División de Capital Privado en SharePoint.
• Habilitar un etiquetado de metadatos consistente y con control de calidad en las bibliotecas de documentos de operaciones.
• Rediseñar la experiencia de búsqueda utilizando los elementos web de búsqueda Modern de SharePoint para ofrecer una experiencia de búsqueda y navegación más intuitiva e integrada.
• Integrar los datos de los registros de operaciones del CRM Dynamo directamente en el nuevo entorno de búsqueda de SharePoint para proporcionar una visión completa y unificada del conocimiento relacionado con las operaciones.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el proyecto en dos etapas: primero el desarrollo de la taxonomía y el etiquetado del contenido, seguidos de la reconstrucción de la propia experiencia de búsqueda con los elementos web de búsqueda Modern de SharePoint Framework, con una integración más profunda del CRM Dynamo construida a medida que avanzaba la segunda etapa.

Actividades y decisiones clave

• Diseño del Term Store. Iknow diseñó y pobló un Term Store personalizado en SharePoint con la taxonomía de la División de Capital Privado, derivando los nuevos términos de las estructuras de carpetas de documentos existentes, del esquema de clasificación del CRM Dynamo de la Empresa AB y de las aportaciones directas de los usuarios.
• Infraestructura de etiquetado controlado. Iknow configuró columnas de sitio de SharePoint y asignaciones de propiedades rastreadas para los nuevos elementos del Term Store, habilitando el etiquetado controlado del contenido en las bibliotecas de documentos de operaciones.
• Lista piloto de registros de operaciones. Iknow construyó una lista piloto de registros de operaciones basada en contenido seleccionado del CRM Dynamo, utilizando las mismas columnas de sitio y propiedades administradas que las bibliotecas de documentos, más columnas adicionales específicas de Dynamo.
• Elementos web de búsqueda Modern. Iknow desplegó los elementos web de búsqueda Modern de SharePoint para mejorar las capacidades de búsqueda, incluido el filtrado y la ordenación por valores del Term Store y otros metadatos.
• Verticales de búsqueda y páginas impulsadas por términos. Iknow desarrolló verticales de resultados de búsqueda para la revisión rápida de documentos y registros de operaciones para cualquier consulta, y creó plantillas de páginas impulsadas por términos que permiten a la División presentar bajo demanda los resultados de búsqueda de cualquier término de la taxonomía, algo útil para que las nuevas incorporaciones se pongan al día sobre la experiencia de la firma en una industria o función específica.
• Integración más profunda con Dynamo. Iknow revisó los campos de datos disponibles de Dynamo, los replicó como columnas de sitio de SharePoint en la lista personalizada de operaciones y construyó un script de PowerShell programado para mantener esos datos sincronizados.
• Plantillas de resultados mejoradas. Iknow entregó plantillas de resultados de búsqueda mejoradas que muestran los datos provenientes de Dynamo en formatos tabulares y de lista, junto con una lista principal de registros de operaciones filtrable y exportable.
• Documentación técnica. Iknow redactó una Guía Técnica detallada que cubre las nuevas capacidades de SharePoint para que la División pueda agregar de forma independiente nuevos datos y funciones en el futuro.

Partes interesadas y colaboración

Iknow actuó como contratista principal, trabajando directamente con la División de Capital Privado de la Empresa AB para integrar el contenido documental de SharePoint con los registros de operaciones del CRM Dynamo en un único entorno coherente de gestión del conocimiento.

Unificar dos fuentes de datos fundamentalmente diferentes

Los documentos no estructurados de SharePoint y los registros estructurados del CRM Dynamo usan modelos de datos totalmente distintos, y construir dos experiencias de búsqueda separadas habría desvirtuado el propósito del proyecto. Iknow lo abordó diseñando una única taxonomía compartida, columnas de sitio y propiedades administradas que abarcan tanto las bibliotecas de documentos como la nueva lista de operaciones, habilitando un filtrado y una búsqueda únicos impulsados por el Term Store en ambos tipos de contenido a la vez.

Mantener actualizados los datos de las operaciones sin una carga manual

Una migración de datos única de Dynamo a SharePoint habría quedado obsoleta en el momento en que se registraran nuevas operaciones. Iknow lo abordó construyendo un proceso de sincronización programado basado en PowerShell que mantiene automáticamente la lista de operaciones de SharePoint sincronizada con Dynamo, en lugar de depender de actualizaciones manuales que la División habría tenido que mantener indefinidamente.

Resultados cuantitativos

• Experiencia de búsqueda unificada: un único sitio de búsqueda de gestión del conocimiento que abarca tanto las bibliotecas de documentos de SharePoint como los registros de operaciones provenientes de Dynamo.
• Capacidad de búsqueda: múltiples verticales de resultados, filtrado y ordenación granulares impulsados por metadatos, y varios formatos de visualización, incluidos listas, listas con vistas previas, tablas y tablas comprimidas, para distintos casos de uso.
• Automatización: un procedimiento programado basado en PowerShell para importar y actualizar los datos de los registros de operaciones desde el CRM Dynamo sin intervención manual.
• Habilitación: una Guía Técnica completa entregada a la División para respaldar la ampliación continua e independiente de la plataforma.

Resultados cualitativos

La División de Capital Privado de la Empresa AB obtuvo una experiencia de búsqueda unificada que cubre tanto los documentos de operaciones como los registros de operaciones provenientes del CRM, cerrando la brecha entre una búsqueda insatisfactoria basada en carpetas y una visión genuinamente completa del conocimiento de las operaciones. Las páginas impulsadas por términos dieron a la División una nueva forma de autoservicio para incorporar rápidamente a las nuevas contrataciones a la experiencia acumulada de la firma en una industria o función determinada, abordando directamente un desafío bien documentado de la gestión del conocimiento en el capital privado, en el que el conocimiento institucional tiende a quedarse con los negociadores individuales en lugar de volverse consultable por toda la firma. Al momento de escribir esto, el trabajo de Iknow con la Empresa AB continúa, con mejoras adicionales e integraciones de nuevas fuentes externas planificadas, reflejo de una relación de confianza en crecimiento y no de un proyecto puntual.

Tiempo hasta el impacto

Iknow entregó la base de la taxonomía, la infraestructura de etiquetado y la primera generación de la experiencia de búsqueda Modern al inicio del proyecto, y luego amplió el alcance para profundizar la integración con el CRM Dynamo, con la relación continuando en fases de trabajo posteriores.

Competencias principales

• Estrategia de taxonomía y metadatos
• Desarrollo de búsqueda Modern de SharePoint
• Integración de datos de CRM y sistemas
• Documentación técnica y habilitación

Métodos y marcos de trabajo

• Diseño de Term Store y desarrollo de vocabularios controlados
• Asignación de columnas de sitio y propiedades administradas
• Sincronización de datos programada
• Diseño de experiencias de búsqueda centrado en el usuario

Tecnologías y herramientas

• Microsoft SharePoint Online y elementos web de búsqueda Modern de SharePoint Framework (SPFx)
• CRM de Dynamo Software y automatización con PowerShell