De la prolifération de dossiers à la recherche à facettes : reconstruire la trouvabilité des transactions pour une société d'investissement mid-market.

À propos du client

La Société AB est une société d'investissement du marché intermédiaire. Aujourd'hui, la société gère des dizaines de milliards de dollars d'actifs à travers des bureaux aux États-Unis et en Europe. La division Private Equity de la Société AB s'appuie sur sa connaissance accumulée des opérations, y compris les documents de due diligence, les documents de transaction et des années d'historique de sourcing, pour évaluer de nouvelles opportunités et soutenir son portefeuille existant.

Contexte sectoriel

Les sociétés de private equity gèrent de plus en plus les informations sur les opérations, les investisseurs et le portefeuille à travers une mosaïque de feuilles de calcul, de CRM déconnectés, de boîtes de messagerie et de lecteurs partagés. Les enquêtes sectorielles montrent que plus de la moitié des investisseurs des marchés privés estiment perdre un temps significatif à se débattre avec les données à cause de processus manuels et de systèmes dépassés. Cette fragmentation a un coût réel : lorsque la connaissance institutionnelle d'une équipe d'opérations réside chez un seul négociateur ou dans un système que personne d'autre ne peut interroger, les sociétés risquent de repartir de zéro à chaque nouvelle opération au lieu de capitaliser sur leur expérience accumulée. Les CRM spécialisés dans les opérations comme Dynamo Software règlent une partie de ce problème pour les fiches d'opérations structurées, mais leur valeur est limitée s'ils fonctionnent isolés du référentiel documentaire plus large où vit réellement la dimension qualitative et narrative d'une opération.

Situation actuelle

La division Private Equity de la Société AB stockait ses contenus liés aux opérations dans Microsoft SharePoint, mais des structures de dossiers complexes et un balisage de métadonnées incohérent produisaient des résultats de recherche insatisfaisants pour la plupart des utilisateurs. Les données d'opérations elles-mêmes résidaient dans le CRM Dynamo de la société, une plateforme distincte, si bien qu'obtenir une vue complète d'une opération exigeait de reconstituer les contenus à partir de deux systèmes déconnectés. La division a demandé à Iknow d'améliorer la trouvabilité à travers les deux systèmes.

• Une connaissance des opérations éparpillée entre deux systèmes déconnectés. Les documents vivaient dans SharePoint et les fiches d'opérations dans le CRM Dynamo, sans moyen unifié de rechercher ou de consulter les deux ensemble.
• Des structures de dossiers complexes et incohérentes. La navigation dans les documents d'opérations reposait sur des hiérarchies de dossiers dont la cohérence variait fortement.
• Un balisage de métadonnées incohérent. Les pratiques de balisage existantes n'étaient pas assez normalisées pour permettre un filtrage fiable ou des résultats de recherche précis.
• Une société en croissance dépassant son infrastructure de connaissances. À mesure que le volume d'opérations et l'équipe de la Société AB grandissaient, la navigation improvisée par dossiers et le balisage manuel ne pouvaient plus suivre les besoins d'information de la division.

• Développer et alimenter une taxonomie contrôlée pour les contenus liés aux opérations de la division Private Equity dans SharePoint.
• Permettre un balisage de métadonnées cohérent et contrôlé en qualité à travers les bibliothèques de documents d'opérations.
• Repenser l'expérience de recherche à l'aide des composants WebPart de recherche Modern de SharePoint pour offrir une expérience de recherche et de navigation plus intuitive et intégrée.
• Intégrer les données des fiches d'opérations du CRM Dynamo directement dans le nouvel environnement de recherche SharePoint afin d'offrir une vue complète et unifiée de la connaissance liée aux opérations.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow a structuré la mission en deux étapes : d'abord le développement de la taxonomie et le balisage des contenus, puis la refonte de l'expérience de recherche elle-même à l'aide des composants WebPart de recherche Modern de SharePoint Framework, avec une intégration plus poussée du CRM Dynamo construite au fil de la seconde étape.

Activités et décisions clés

• Conception du Term Store. Iknow a conçu et alimenté un Term Store sur mesure dans SharePoint contenant la taxonomie de la division Private Equity, en dérivant les nouveaux termes des structures de dossiers documentaires existantes, du schéma de classification du CRM Dynamo de la Société AB et des contributions directes des utilisateurs.
• Infrastructure de balisage contrôlé. Iknow a configuré des colonnes de site SharePoint et des mappages de propriétés analysées pour les nouveaux éléments du Term Store, permettant un balisage contrôlé des contenus à travers les bibliothèques de documents d'opérations.
• Liste pilote des fiches d'opérations. Iknow a construit une liste pilote de fiches d'opérations à partir de contenus sélectionnés du CRM Dynamo, en utilisant les mêmes colonnes de site et propriétés gérées que les bibliothèques de documents, plus des colonnes supplémentaires propres à Dynamo.
• Composants WebPart de recherche Modern. Iknow a déployé les composants WebPart de recherche Modern de SharePoint pour renforcer les capacités de recherche, y compris le filtrage et le tri par valeurs du Term Store et autres métadonnées.
• Verticales de recherche et pages pilotées par les termes. Iknow a développé des verticales de résultats de recherche pour passer rapidement en revue documents et fiches d'opérations pour toute requête, et créé des modèles de pages pilotées par les termes permettant à la division de présenter à la demande les résultats de recherche pour n'importe quel terme de la taxonomie, un outil utile pour que les nouvelles recrues se familiarisent avec l'expérience de la société dans un secteur ou une fonction spécifique.
• Intégration Dynamo approfondie. Iknow a passé en revue les champs de données disponibles de Dynamo, les a répliqués sous forme de colonnes de site SharePoint dans la liste d'opérations sur mesure et a construit un script PowerShell planifié pour maintenir ces données synchronisées.
• Modèles de résultats enrichis. Iknow a livré des modèles de résultats de recherche enrichis qui affichent les données issues de Dynamo aux formats tabulaire et liste, ainsi qu'une liste principale des fiches d'opérations filtrable et exportable.
• Documentation technique. Iknow a rédigé un guide technique détaillé couvrant les nouvelles capacités SharePoint afin que la division puisse ajouter en toute autonomie de nouvelles données et fonctionnalités à l'avenir.

Parties prenantes et collaboration

Iknow est intervenu comme contractant principal, en travaillant directement avec la division Private Equity de la Société AB pour intégrer les contenus documentaires SharePoint et les fiches d'opérations du CRM Dynamo dans un environnement de gestion des connaissances unique et cohérent.

Unifier deux sources de données fondamentalement différentes

Les documents non structurés de SharePoint et les fiches structurées du CRM Dynamo reposent sur des modèles de données entièrement différents, et construire deux expériences de recherche distinctes aurait vidé le projet de son sens. Iknow y a répondu en concevant une taxonomie partagée unique, des colonnes de site et des propriétés gérées couvrant à la fois les bibliothèques de documents et la nouvelle liste d'opérations, permettant un filtrage et une recherche uniques alimentés par le Term Store sur les deux types de contenus à la fois.

Garder les données d'opérations à jour sans charge manuelle

Une migration de données ponctuelle de Dynamo vers SharePoint serait devenue obsolète dès l'enregistrement de nouvelles opérations. Iknow y a répondu en construisant un processus de synchronisation planifié fondé sur PowerShell qui maintient automatiquement la liste d'opérations SharePoint en phase avec Dynamo, plutôt que de dépendre de mises à jour manuelles que la division aurait dû assurer indéfiniment.

Résultats quantitatifs

• Expérience de recherche unifiée : un site de recherche de gestion des connaissances unique couvrant à la fois les bibliothèques de documents SharePoint et les fiches d'opérations issues de Dynamo.
• Capacité de recherche : plusieurs verticales de résultats, un filtrage et un tri granulaires pilotés par les métadonnées, et plusieurs formats d'affichage, y compris listes, listes avec aperçus, tableaux et tableaux condensés, pour différents cas d'usage.
• Automatisation : une procédure planifiée fondée sur PowerShell pour importer et mettre à jour les données des fiches d'opérations depuis le CRM Dynamo sans intervention manuelle.
• Montée en autonomie : un guide technique complet remis à la division pour soutenir l'extension continue et autonome de la plateforme.

Résultats qualitatifs

La division Private Equity de la Société AB a obtenu une expérience de recherche unifiée couvrant à la fois les documents d'opérations et les fiches d'opérations issues du CRM, comblant l'écart entre une recherche par dossiers insatisfaisante et une vue réellement complète de la connaissance des opérations. Les pages pilotées par les termes ont donné à la division un nouveau moyen en libre-service d'amener rapidement les nouvelles recrues au niveau de l'expérience accumulée de la société dans un secteur ou une fonction donnés, répondant directement à un défi bien documenté de la gestion des connaissances en private equity, où la connaissance institutionnelle tend à rester chez les négociateurs individuels au lieu de devenir consultable par toute la société. À l'heure où nous écrivons, le travail d'Iknow avec la Société AB se poursuit, avec de nouvelles améliorations et des intégrations de sources externes supplémentaires prévues, le reflet d'une relation de confiance grandissante plutôt que d'un projet ponctuel.

Délai avant impact

Iknow a livré le socle taxonomique, l'infrastructure de balisage et la première génération de l'expérience de recherche Modern tôt dans la mission, puis a élargi le périmètre pour approfondir l'intégration du CRM Dynamo, la relation se poursuivant dans des phases de travail ultérieures.

Compétences clés

• Stratégie de taxonomie et de métadonnées
• Développement de la recherche Modern de SharePoint
• Intégration de données CRM et systèmes
• Documentation technique et montée en autonomie

Méthodes et référentiels

• Conception de Term Store et développement de vocabulaires contrôlés
• Mappage des colonnes de site et des propriétés gérées
• Synchronisation planifiée des données
• Conception d'expériences de recherche centrées sur l'utilisateur

Technologies et outils

• Microsoft SharePoint Online et composants WebPart de recherche Modern de SharePoint Framework (SPFx)
• CRM Dynamo Software et automatisation PowerShell