D'une feuille de route stratégique à des plans concrets : obtenir l'adhésion de la direction à la gestion des données.

À propos du client

La relation d'Iknow avec la Société B remonte à la fondation d'Iknow en 2001. Lors d'une mission antérieure, Iknow a mené une évaluation complète de l'existant des capacités de gestion des données et de gestion des connaissances de PGSM selon cinq dimensions (stratégie, contenu, processus, personnes et organisation, technologie) et a livré une feuille de route stratégique de 12 projets recommandés pour combler les écarts identifiés. Cette feuille de route donnait à l'organisation mondiale de PGSM, forte d'environ 200 personnes, une direction claire, mais la direction seule ne suffisait pas à débloquer les ressources nécessaires pour agir.

Contexte sectoriel

Les initiatives de gestion des connaissances se heurtent depuis longtemps à un obstacle d'adoption particulier. Contrairement à une réduction de coûts directe ou à un investissement générateur de revenus, une grande partie de la valeur du KM se manifeste sous forme de temps non perdu, d'erreurs non commises et de connaissances non perdues : des bénéfices réels mais plus difficiles à quantifier que les retours financiers tangibles que les dirigeants financiers et opérationnels ont l'habitude d'évaluer. Cet écart entre la valeur réelle du KM et son retour peu familier et plus difficile à mesurer rendait particulièrement important, dans une grande organisation de marketing pharmaceutique où la gestion des connaissances était encore nouvelle pour la direction générale, de traduire des recommandations stratégiques abstraites dans le langage concret auquel les dirigeants faisaient déjà confiance : des calendriers détaillés, des ressources désignées, des livrables définis et des coûts clairs.

Situation actuelle

L'équipe de direction de PGSM disposait d'une feuille de route validée mais n'avait pas une compréhension détaillée de ce qu'exigerait la mise en œuvre de ses principales initiatives. La gestion des connaissances étant nouvelle pour la direction générale de l'entreprise, PGSM souhaitait une compréhension plus approfondie des projets proposés avant de s'y engager, à savoir comment les projets seraient menés, combien de temps ils prendraient, quelles ressources ils nécessiteraient et quels livrables ils produiraient. L'équipe de direction a demandé à Iknow de préparer des descriptions de projet et des plans de travail détaillés pour les trois principales initiatives de la feuille de route.

• Une feuille de route sans le niveau de détail requis pour la mise en œuvre. PGSM disposait d'une feuille de route stratégique validée, mais ses 12 projets recommandés n'existaient qu'au niveau stratégique, sans le détail opérationnel nécessaire pour engager des ressources.
• Une familiarité limitée des dirigeants avec la gestion des connaissances. La gestion des connaissances étant nouvelle pour la direction générale de l'entreprise, les dirigeants n'avaient aucun cadre de référence interne pour juger si les projets proposés étaient raisonnablement dimensionnés.
• Aucune base pour dimensionner les délais, les ressources ou les coûts. La direction avait besoin de réponses concrètes sur les délais, les ressources requises et les livrables attendus avant d'engager un budget pour l'un quelconque des 12 projets.
• Une incertitude sur les priorités de départ. Avec plusieurs projets candidats disponibles, PGSM avait besoin d'une méthode défendable pour déterminer quelles trois initiatives planifier en détail en premier.

• Créer des descriptions de projet complètes pour les trois initiatives les plus prioritaires identifiées dans la feuille de route.
• Estimer les ressources et les délais nécessaires pour mener à bien chacune des trois initiatives.
• Élaborer des plans de travail détaillés précisant les tâches, les jalons, les ressources et les livrables.
• Donner à l'équipe dirigeante les informations dont elle avait besoin pour comprendre, évaluer et approuver les projets proposés.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow a structuré la mission autour des trois initiatives les plus prioritaires de sa feuille de route antérieure, en produisant un ensemble cohérent de trois livrables de planification pour chaque projet, reflet de la méthodologie d'Iknow de conception et de mise en œuvre de dispositifs de KM pour transformer des recommandations stratégiques en plans exécutables et dotés de ressources.

Activités et décisions clés

• Des plans de projet détaillés. Iknow a construit un plan de projet détaillé pour chaque initiative, comprenant un diagramme de Gantt global du projet, le calendrier du projet, les jalons, la liste complète des tâches du projet, le détail par tâche (charge, durée et tâches prédécesseures), les ressources affectées et les livrables de chaque tâche.
• Des chartes de projet au format de l'entreprise. Iknow a préparé une charte de projet pour chaque initiative en utilisant le format interne propre à l'entreprise, détaillant le problème métier, l'opportunité, les risques, les hypothèses, les contraintes, les facteurs clés de succès et les questions ouvertes.
• Des propositions de projet pour la phase suivante. Iknow a développé une proposition de projet Iknow pour la phase de travail suivante de chaque initiative, détaillant les livrables du projet, les besoins en ressources externes et les coûts.
• L'estimation des ressources et des délais. Iknow a estimé les ressources et les délais nécessaires pour chacune des trois initiatives, donnant à l'équipe dirigeante une base réaliste pour budgétiser et séquencer les travaux.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a agi en tant que maître d'œuvre, travaillant directement avec l'équipe de direction et les dirigeants de PGSM pour traduire la feuille de route stratégique en plans que les décideurs de l'entreprise pouvaient évaluer et mettre en œuvre en toute confiance.

Rendre la gestion des connaissances concrète pour des dirigeants nouveaux dans la discipline

La gestion des connaissances étant encore nouvelle pour la direction générale de l'entreprise, un projet au nom peu familier pouvait facilement être sous-estimé ou relégué au second plan simplement parce que les dirigeants n'avaient aucun point de référence pour l'évaluer. Iknow y a répondu en présentant chaque initiative à travers des artefacts de gestion de projet auxquels les dirigeants faisaient déjà confiance (diagrammes de Gantt, jalons, détail par tâche et format interne de charte de projet propre à l'entreprise) plutôt qu'à travers un langage abstrait de gestion des connaissances.

Dimensionner trois initiatives avec assez de rigueur pour débloquer des ressources

Une description au niveau de la feuille de route ne suffisait pas à obtenir un budget et des effectifs réels ; la direction avait besoin d'une confiance véritable dans le périmètre, les délais et le coût de chaque initiative avant de s'engager. Iknow y a répondu en produisant trois livrables parallèles pour chaque initiative (un plan de travail détaillé, une charte formelle et une proposition de phase suivante avec les besoins en ressources externes et les coûts) afin que la direction évalue un plan complet et doté de ressources plutôt qu'une description sommaire.

Résultats quantitatifs

• Initiatives planifiées : les trois initiatives les plus prioritaires sélectionnées parmi la feuille de route de 12 projets pour une planification détaillée.
• Artefacts de planification livrés : trois livrables distincts par initiative (un plan de projet détaillé, une charte de projet et une proposition de projet pour la phase suivante), soit neuf documents de planification au total.
• Durée de la mission : mission de deux mois.

Résultats qualitatifs

L'équipe dirigeante de l'entreprise en est ressortie avec une compréhension claire et sereine du périmètre, des délais et des besoins en ressources des projets proposés, et a accepté de faire avancer les initiatives. Les projets ont reçu les ressources nécessaires à leur mise en œuvre, preuve que la traduction de la feuille de route en artefacts de planification concrets et familiers a réussi à convertir l'intention stratégique en travaux financés et exécutables, plutôt que de laisser une feuille de route prometteuse bloquée au stade de la recommandation.

Délai avant impact

Iknow a livré des plans de projet, des chartes et des propositions détaillés pour les trois initiatives au cours de la mission de deux mois, et l'équipe dirigeante a approuvé la mise en œuvre et la dotation en ressources des projets peu après réception des documents de planification d'Iknow.

Compétences clés

• Conception et mise en œuvre de dispositifs de KM
• Planification stratégique et au niveau projet
• Communication avec les dirigeants et obtention de l'adhésion
• Estimation des ressources et des délais

Méthodes et cadres

• Planification détaillée de projets (diagrammes de Gantt, séquencement des tâches et des jalons)
• Élaboration formelle de chartes de projet
• Traduction de la feuille de route en exécution

Technologies et outils

• Outils de planification et d'ordonnancement de projets (planification du travail basée sur Gantt)