Deux plateformes, une migration : porter en parallèle vers le cloud la classification automatique Semaphore et SharePoint.

À propos du client

Avec son siège à White Plains, dans l'État de New York, la NYPA est la plus grande organisation publique d'électricité d'État des États-Unis, exploitant des actifs hydroélectriques, de transport et d'autres moyens de production qui alimentent en électricité l'ensemble de l'État de New York. Une organisation de l'envergure de la NYPA génère un volume important de documentation d'ingénierie, réglementaire et opérationnelle, répartie entre de nombreuses unités organisationnelles, un contenu qui n'est utile que si les gens peuvent réellement le trouver.

Contexte sectoriel

Les électriciens et autres grandes organisations réglementées s'appuient de plus en plus sur la classification automatisée des contenus pour suivre le rythme de la documentation technique et réglementaire qu'ils produisent, l'étiquetage manuel ne pouvant pas passer à l'échelle sur des dizaines de sites et de bibliothèques. Lorsque les organisations déplacent vers le cloud à la fois leur plateforme de contenu et leur infrastructure de classification, elles s'exposent à un risque précis : migrer les deux indépendamment, ou migrer l'une sans l'autre, peut défaire en silence des années d'investissement dans la trouvabilité si la taxonomie, les règles et l'infrastructure de recherche ne sont pas reconstruites ensemble sur les nouvelles plateformes.

Situation au moment de la mission

L'implémentation Semaphore d'origine de la NYPA, livrée par Iknow en 2017, fonctionnait avec succès depuis des années dans un environnement SharePoint 2013 sur site, le moteur de classification Semaphore et la plateforme de contenu SharePoint étant tous deux hébergés sur site. Lorsque la NYPA a prévu de retirer cette empreinte sur site au profit de Semaphore Cloud et de SharePoint Online, elle a de nouveau fait appel à Iknow (cette fois dans le cadre d'un contrat pluriannuel de services d'hébergement Semaphore Cloud débutant en janvier 2024) pour migrer les deux plateformes ensemble, en actualisant la taxonomie au passage.

• Semaphore Cloud : une taxonomie en retard sur l'activité. La taxonomie et les règles de classification de 2017 de la NYPA ne reflétaient pas les unités organisationnelles apparues depuis, et devaient être reconfigurées plutôt que simplement copiées sur la nouvelle plateforme cloud.
• Semaphore Cloud : une extraction de faits restée inexploitée. La NYPA voulait extraire des faits structurés, tels que des résumés de documents et des références réglementaires, directement de son contenu, une capacité encore implémentée sur aucune plateforme.
• SharePoint Online : aucun chemin direct depuis l'ancienne plateforme. L'infrastructure de recherche, les types de contenu et les pages pilotées par les termes qui rendaient la classification de Semaphore exploitable avaient été construits pour SharePoint 2013 sur site et devaient être reconstruits pour SharePoint Online.
• SharePoint Online : un déploiement manuel, site par site, impossible à faire passer à l'échelle. Déployer à la main la configuration Semaphore sur des dizaines de sites SharePoint Online aurait été lent et source d'erreurs.

• Migrer la catégorisation automatique Semaphore de l'hébergement sur site vers Semaphore Cloud, en mettant à jour la taxonomie et les règles pour refléter l'organisation actuelle de la NYPA.
• Implémenter l'extraction de faits Semaphore sur la nouvelle plateforme cloud afin de tirer des informations structurées directement du contenu de la NYPA.
• Reconstruire l'infrastructure SharePoint Online (types de contenu, recherche moderne et pages pilotées par les termes) nécessaire pour mettre la classification de Semaphore au service des utilisateurs.
• Automatiser le déploiement sur les sites SharePoint Online pour permettre une montée en échelle fiable et reproductible.

Comment Iknow a structuré la mission

Iknow a structuré la mission en deux chantiers coordonnés (un chantier Semaphore Cloud et un chantier SharePoint Online) menés en parallèle, plutôt que de traiter la migration SharePoint comme un simple contenant du travail Semaphore. Cette organisation reflète la méthodologie de classification automatisée des contenus d'Iknow, qui consiste à dérisquer une transition cloud bi-plateforme par une preuve de concept par étapes avant la montée en échelle sur l'ensemble de l'environnement.

Chantier Semaphore Cloud

• Actualisation de la taxonomie et des règles. En collaboration avec l'équipe cliente de la NYPA, Iknow a ajouté la terminologie des nouvelles unités organisationnelles, affiné les règles de classification, mis en place des versions de taxonomie distinctes pour le développement et la production sur Semaphore Cloud, et validé les résultats par des tests de classification approfondis.
• Catégorisation automatique hébergée dans le cloud. Iknow a déplacé la catégorisation automatique de Semaphore de l'hébergement sur site vers Semaphore Cloud, en progressant d'une démonstration initiale jusqu'à l'implémentation complète en production.
• Implémentation de l'extraction de faits. Iknow a configuré Semaphore pour extraire des faits structurés (paragraphes de résumé, retours d'expérience, noms d'auteurs, numéros de référence et sections réglementaires), une capacité implémentée pour la première fois sur la nouvelle plateforme cloud.

Chantier SharePoint Online

• Types de contenu pour un étiquetage simplifié. Iknow a créé et déployé des types de contenu SharePoint Online connectés à la taxonomie Semaphore dans le magasin de termes, en les utilisant pour configurer automatiquement la classification de chaque bibliothèque de documents.
• Infrastructure de recherche moderne. Iknow a configuré les composants WebPart de recherche moderne de SharePoint (propriétés gérées et analysées, sources de résultats et chaînes de requête) de sorte qu'une page de recherche enregistrée puisse être créée rapidement pour n'importe quel terme de la taxonomie.
• Finalisation des sites et automatisation du déploiement. Iknow a configuré les filtres de recherche, les options de tri et les vues de résultats de chaque page de site, puis a scripté en PowerShell le processus de déploiement au niveau du site, y compris l'installation de l'application, le déploiement des types de contenu et le déclenchement de la classification automatique sur chaque bibliothèque.

Parties prenantes et collaboration

Iknow est intervenu comme contractant principal, travaillant directement avec l'équipe cliente de la NYPA tout au long de l'actualisation de la taxonomie, des tests et du déploiement par phases sur les deux plateformes.

Semaphore Cloud : actualiser une taxonomie vieille de sept ans sans perdre la continuité

L'activité de la NYPA avait considérablement évolué depuis 2017, mais la classification devait continuer à fonctionner de manière fiable pour le contenu existant à mesure que la nouvelle terminologie était introduite sur la nouvelle plateforme cloud. Iknow y a répondu en maintenant des versions de taxonomie distinctes pour le développement et la production et en menant des tests de classification approfondis avant la bascule, garantissant que la taxonomie actualisée était aussi performante que l'originale avant la mise en production.

SharePoint Online : faire passer le déploiement à l'échelle sur des dizaines de sites sans reconfiguration manuelle

Déployer Semaphore site par site (installation de l'application, types de contenu, déclencheurs de classification automatique) sur des dizaines de sites SharePoint Online à la main aurait été lent et incohérent. Iknow y a répondu en scriptant l'ensemble du processus de déploiement en PowerShell, transformant une tâche manuelle et sujette aux erreurs en une tâche reproductible capable de passer à l'échelle sur tout l'environnement de la NYPA.

Résultats quantitatifs

• Semaphore Cloud — Taxonomie actualisée : taxonomie et règles de classification Semaphore mises à jour pour l'activité actuelle et validées par des tests de classification approfondis.
• Semaphore Cloud — Classification migrée : catégorisation automatique Semaphore passée de l'hébergement sur site à l'implémentation complète en production sur Semaphore Cloud.
• Semaphore Cloud — Extraction de faits implémentée : plusieurs types de faits (résumés de documents, retours d'expérience, noms d'auteurs et références réglementaires) implémentés pour la première fois sur la nouvelle plateforme cloud.
• SharePoint Online — Infrastructure reconstruite : types de contenu, recherche moderne et pages pilotées par les termes implémentés et synchronisés avec le magasin de termes de SharePoint Online.
• SharePoint Online — Déploiement automatisé : scripts de déploiement PowerShell utilisés avec succès pour déployer la classification automatique Semaphore sur des dizaines de sites SharePoint Online.
• Périmètre de la mission : six grands domaines de tâches achevés sur les deux chantiers dans le cadre d'un contrat pluriannuel d'hébergement Semaphore Cloud débutant en janvier 2024.

Résultats qualitatifs

La classification Semaphore continue de produire d'excellents résultats pour la NYPA sur la nouvelle plateforme cloud, classant le contenu avec précision sans étiquetage ni retouche manuels. Côté SharePoint Online, la nouvelle recherche et les pages thématiques générées automatiquement sont appréciées des utilisateurs et largement autonomes : les utilisateurs ajoutent du contenu avec les fonctions standard de téléversement et de saisie, et celui-ci apparaît immédiatement dans les résultats de recherche et sur les pages thématiques. Les deux chantiers ayant été planifiés et exécutés ensemble, l'investissement initial de 2017 de la NYPA dans la classification automatisée s'est reporté avec succès sur les deux nouvelles plateformes au lieu de se perdre dans la transition, et le contrat d'hébergement sous-jacent se poursuit, avec des travaux en cours pour étendre l'extraction de faits et les fonctionnalités des sites.

Délai avant impact

Dès la première année d'un contrat d'hébergement pluriannuel, Iknow a fait passer la NYPA d'un système de classification hérité, sur site, couvrant Semaphore Server et SharePoint 2013, à une implémentation coordonnée dans le cloud couvrant Semaphore Cloud et SharePoint Online, avec scripts de déploiement automatisé et extraction de faits élargie. Cela a préservé et prolongé sept années d'investissement dans la trouvabilité automatisée.

Compétences clés

• Classification automatisée des contenus et conception de taxonomies
• Architecture et implémentation SharePoint Online
• Configuration de la recherche d'entreprise
• Automatisation des déploiements et scripting

Méthodes et cadres

• Preuve de concept par étapes jusqu'à l'implémentation complète en production
• Gestion de versions de taxonomie développement/production et tests de validation
• Déploiement multi-sites scripté et reproductible

Technologies et outils

• Progress Semaphore (Semaphore Cloud)
• Microsoft SharePoint Online et composants WebPart de recherche moderne SharePoint
• Scripting PowerShell et automatisation SharePoint