Dos plataformas, una migración: llevar en paralelo a la nube la autoclasificación de Semaphore y SharePoint.

Acerca del cliente

Con sede en White Plains, Nueva York, la NYPA es la mayor organización pública estatal de energía de los Estados Unidos, y opera activos hidroeléctricos, de transmisión y de otro tipo de generación que suministran electricidad en todo el estado de Nueva York. Una organización de la escala de la NYPA genera un gran volumen de documentación de ingeniería, regulatoria y operativa, repartida entre muchas unidades organizacionales, un contenido que solo es útil si la gente puede encontrarlo realmente.

Contexto de la industria

Las empresas de servicios públicos y otras organizaciones grandes y reguladas dependen cada vez más de la clasificación automatizada de contenidos para mantenerse al día con la documentación técnica y regulatoria que generan, ya que el etiquetado manual no puede escalar a docenas de sitios y bibliotecas. Cuando las organizaciones trasladan a la nube tanto su plataforma de contenidos como su infraestructura de clasificación, enfrentan un riesgo específico: migrar las dos de forma independiente, o migrar una sin la otra, puede deshacer silenciosamente años de inversión en encontrabilidad si la taxonomía, las reglas y la infraestructura de búsqueda no se reconstruyen juntas en las nuevas plataformas.

Situación actual

La implementación original de Semaphore de la NYPA, entregada por Iknow en 2017, llevaba años funcionando con éxito en un entorno local de SharePoint 2013, con el motor de clasificación Semaphore y la plataforma de contenidos SharePoint alojados en las instalaciones. Cuando la NYPA planeó retirar esa huella local en favor de Semaphore Cloud y SharePoint Online, volvió a contratar a Iknow (esta vez bajo un contrato plurianual de servicios de alojamiento de Semaphore Cloud iniciado en enero de 2024) para migrar ambas plataformas juntas, actualizando la taxonomía por el camino.

• Semaphore Cloud: una taxonomía que se había quedado atrás del negocio. La taxonomía y las reglas de clasificación de 2017 de la NYPA no reflejaban las unidades organizacionales surgidas desde entonces, y necesitaban reconfigurarse en lugar de simplemente copiarse a la nueva plataforma en la nube.
• Semaphore Cloud: la extracción de hechos seguía sin aprovecharse. La NYPA quería extraer hechos estructurados, como resúmenes de documentos y referencias regulatorias, directamente de su contenido, una capacidad aún no implementada en ninguna plataforma.
• SharePoint Online: sin un camino directo desde la plataforma antigua. La infraestructura de búsqueda, los tipos de contenido y las páginas basadas en términos que hacían utilizable la clasificación de Semaphore se habían construido para SharePoint 2013 local y necesitaban reconstruirse para SharePoint Online.
• SharePoint Online: el despliegue manual, sitio por sitio, no escalaría. Implantar a mano la configuración de Semaphore en docenas de sitios de SharePoint Online sería lento y propenso a errores.

• Migrar la autocategorización de Semaphore del alojamiento local a Semaphore Cloud, actualizando la taxonomía y las reglas para reflejar la organización actual de la NYPA.
• Implementar la extracción de hechos de Semaphore en la nueva plataforma en la nube para obtener información estructurada directamente del contenido de la NYPA.
• Reconstruir la infraestructura de SharePoint Online (tipos de contenido, búsqueda moderna y páginas basadas en términos) necesaria para poner la clasificación de Semaphore al servicio de los usuarios.
• Automatizar el despliegue en los sitios de SharePoint Online para permitir un escalado confiable y repetible.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el proyecto como dos líneas de trabajo coordinadas (una de Semaphore Cloud y otra de SharePoint Online) ejecutadas en paralelo, en lugar de tratar la migración de SharePoint como un contenedor del trabajo de Semaphore. Esto refleja la metodología de clasificación automatizada de contenidos de Iknow para reducir el riesgo de una transición a la nube de doble plataforma mediante pruebas de concepto escalonadas antes de escalar a todo el entorno.

Línea de trabajo de Semaphore Cloud

• Actualización de la taxonomía y las reglas. Trabajando con el equipo cliente de la NYPA, Iknow añadió terminología para las nuevas unidades organizacionales, refinó las reglas de clasificación, implementó versiones separadas de desarrollo y producción de la taxonomía en Semaphore Cloud y validó los resultados mediante pruebas de clasificación exhaustivas.
• Autocategorización alojada en la nube. Iknow trasladó la autocategorización de Semaphore del alojamiento local a Semaphore Cloud, avanzando desde una demostración inicial hasta la implementación completa en producción.
• Implementación de la extracción de hechos. Iknow configuró Semaphore para extraer hechos estructurados (incluidos párrafos de resumen, lecciones aprendidas, nombres de autores, números de referencia y secciones regulatorias), una capacidad implementada por primera vez en la nueva plataforma en la nube.

Línea de trabajo de SharePoint Online

• Tipos de contenido para un etiquetado ágil. Iknow creó y desplegó tipos de contenido de SharePoint Online conectados a la taxonomía de Semaphore en el almacén de términos, utilizándolos para autoconfigurar la clasificación de cada biblioteca de documentos.
• Infraestructura de búsqueda moderna. Iknow configuró los elementos web de búsqueda moderna de SharePoint (propiedades administradas y rastreadas, orígenes de resultados y cadenas de consulta) de modo que se pudiera crear rápidamente una página de búsqueda guardada para cualquier término de la taxonomía.
• Finalización de sitios y automatización del despliegue. Iknow configuró los filtros de búsqueda, las opciones de ordenación y las vistas de resultados de cada página de sitio, y luego automatizó mediante scripts de PowerShell el proceso de despliegue a nivel de sitio, incluida la instalación de la aplicación, el despliegue de tipos de contenido y la activación de la autoclasificación en todas las bibliotecas.

Partes interesadas y colaboración

Iknow actuó como contratista principal, trabajando directamente con el equipo cliente de la NYPA durante toda la actualización de la taxonomía, las pruebas y el despliegue por fases en ambas plataformas.

Semaphore Cloud: actualizar una taxonomía de siete años sin perder continuidad

El negocio de la NYPA había evolucionado considerablemente desde 2017, pero la clasificación aún debía funcionar de manera confiable para el contenido existente a medida que se introducía nueva terminología en la nueva plataforma en la nube. Iknow lo abordó manteniendo versiones separadas de desarrollo y producción de la taxonomía y realizando pruebas de clasificación exhaustivas antes de la transición, asegurando que la taxonomía actualizada rindiera tan bien como la original antes de entrar en producción.

SharePoint Online: escalar el despliegue en docenas de sitios sin reconfiguración manual

Desplegar Semaphore sitio por sitio (instalación de la aplicación, tipos de contenido, activadores de autoclasificación) en docenas de sitios de SharePoint Online a mano habría sido lento e inconsistente. Iknow lo abordó automatizando todo el proceso de despliegue mediante scripts de PowerShell, convirtiendo una tarea manual y propensa a errores en una tarea repetible capaz de escalar por todo el entorno de la NYPA.

Resultados cuantitativos

• Semaphore Cloud — Taxonomía actualizada: la taxonomía y las reglas de clasificación de Semaphore se actualizaron para el negocio actual y se validaron mediante pruebas de clasificación exhaustivas.
• Semaphore Cloud — Clasificación migrada: la autocategorización de Semaphore pasó del alojamiento local a la implementación completa en producción en Semaphore Cloud.
• Semaphore Cloud — Extracción de hechos implementada: múltiples tipos de hechos (incluidos resúmenes de documentos, lecciones aprendidas, nombres de autores y referencias regulatorias) implementados por primera vez en la nueva plataforma en la nube.
• SharePoint Online — Infraestructura reconstruida: tipos de contenido, búsqueda moderna y páginas basadas en términos implementados y sincronizados con el almacén de términos de SharePoint Online.
• SharePoint Online — Despliegue automatizado: los scripts de despliegue basados en PowerShell se utilizaron con éxito para implantar la autoclasificación de Semaphore en docenas de sitios de SharePoint Online.
• Alcance del proyecto: seis grandes áreas de tareas completadas en ambas líneas de trabajo dentro de un contrato plurianual de alojamiento de Semaphore Cloud iniciado en enero de 2024.

Resultados cualitativos

La clasificación de Semaphore sigue produciendo excelentes resultados para la NYPA en la nueva plataforma en la nube, clasificando el contenido con precisión sin etiquetado ni edición manuales. En el lado de SharePoint Online, la nueva búsqueda y las páginas temáticas autogeneradas son populares entre los usuarios y en gran medida se mantienen solas: los usuarios añaden contenido con las funciones estándar de carga y entrada de datos, y este aparece inmediatamente en los resultados de búsqueda y en las páginas temáticas. Como las dos líneas de trabajo se planificaron y ejecutaron juntas, la inversión original de la NYPA de 2017 en clasificación automatizada se trasladó con éxito a ambas plataformas nuevas en lugar de perderse en la transición, y el contrato de alojamiento subyacente continúa, con más trabajo en curso para ampliar la extracción de hechos y la funcionalidad de los sitios.

Tiempo hasta el impacto

Dentro del primer año de un contrato de alojamiento plurianual, Iknow llevó a la NYPA de un sistema de clasificación heredado y local que abarcaba Semaphore Server y SharePoint 2013 a una implementación coordinada basada en la nube que abarca Semaphore Cloud y SharePoint Online, completa con scripts de despliegue automatizado y una extracción de hechos ampliada. Esto preservó y amplió siete años de inversión en encontrabilidad automatizada.

Habilidades centrales

• Clasificación automatizada de contenidos y diseño de taxonomías
• Arquitectura e implementación de SharePoint Online
• Configuración de búsqueda empresarial
• Automatización de despliegues y scripting

Métodos y marcos

• Prueba de concepto escalonada hasta la implementación completa en producción
• Control de versiones de taxonomía de desarrollo y producción y pruebas de validación
• Despliegue multisitio repetible mediante scripts

Tecnologías y herramientas

• Progress Semaphore (Semaphore Cloud)
• Microsoft SharePoint Online y elementos web de búsqueda moderna de SharePoint
• Scripting en PowerShell y automatización de SharePoint