تعليم المفردات قبل صياغة الرؤية: برنامج لبلورة رؤية إدارة المعرفة لفريق عالمي لإدارة التحالفات.
شركة أدوية وتكنولوجيا حيوية · الأدوية والتقنية الحيوية
تعليم تنفيذي، وتوصيات لتحسين المشاريع الحالية، وورشة عمل ميسَّرة بالمشاركة لتحديد رؤية إدارة المعرفة
الملخص التنفيذي
تعمل وظيفة تطوير الأعمال العالمية في الشركة AD اعتمادًا على الخبرة في إبرام الصفقات، بما في ذلك نتائج الفحص النافي للجهالة وتاريخ المفاوضات والعلاقات مع الشركاء، وهي أمور تعيش إلى حد كبير في أذهان صانعي الصفقات وصناديق بريدهم. وكان الفريق قد بدأ بالفعل بمبادرته الذاتية عدة جهود شعبية في إدارة المعرفة (KM)، منها أداة جديدة لتتبع الصفقات، ومستودع SharePoint أعيد تصميمه، و“نظام رفقاء” غير رسمي بين الأقران لتبادل الدروس المستفادة. أما ما كان ينقص تطوير الأعمال فهو مفردات مشتركة لإدارة المعرفة ورؤية معلنة تُوائم تلك الجهود وتوجه ما يليها. فاستعانت الشركة AD بـ Iknow لسد تلك الفجوة.
اقترحت Iknow برنامجًا من خطوتين ونفذته: ثلاث جلسات تعليم تنفيذي لبناء فهم تأسيسي مشترك لمفاهيم إدارة المعرفة لدى موظفي تطوير الأعمال، تلتها ورشة عمل لتحديد الرؤية ميسَّرة بالمشاركة لتعريف الحالة المستقبلية لإدارة المعرفة لدى الفريق. وفي الأثناء، راجعت Iknow مبادرات إدارة المعرفة النشطة لدى تطوير الأعمال وأوصت بتحسينات موجهة، منها تصنيف مشترك، والتصنيف الآلي، ومجتمعات اهتمام منظمة، قبل تيسير ورشة أنتجت بيان رؤية لإدارة المعرفة، ومجموعة أهداف مرتبة حسب الأولوية، وفهمًا مشتركًا لمخاطر التنفيذ واستراتيجيات التخفيف.
الخلفية والسياق
نبذة عن العميل
الشركة AD شركة رعاية صحية عالمية. تطوّر وتصنّع وتبيع الأدوية الموصوفة ومنتجات الرعاية الصحية الأخرى في جميع أنحاء العالم. وتتولى وظيفة تطوير الأعمال العالمية لديها تحديد وتقييم والتفاوض على وإدارة صفقات الترخيص والشراكات والتحالفات التي توسع خط منتجات الرعاية الصحية للشركة AD ونطاقها التجاري. ويعتمد هذا العمل اعتمادًا كبيرًا على الخبرة الفردية ومعرفة العلاقات المتراكمة صفقة بعد صفقة.
سياق القطاع
تعمل فرق تطوير الأعمال وإدارة التحالفات في شركات الأدوية في بيئة قائمة جوهريًا على المشاريع ومدفوعة بالصفقات: فكل معاملة تولّد نتائج فحص نافٍ للجهالة وتاريخ تفاوض ومعرفة بعلاقات الشركاء يسهل فقدانها بمجرد إغلاق الصفقة أو انتقال أحد أعضاء الفريق. وكثيرًا ما تنجح عادات تبادل المعرفة غير الرسمية (نظام رفقاء بين الأقران، ومحادثات عرضية للدروس المستفادة) في فريق صغير، لكنها نادرًا ما تتوسع مع نمو وظيفة عالمية أو ازدياد حجم الصفقات. وتدرك المنظمات في هذا الموقف على نحو متزايد أنه قبل مزيد من الاستثمار في أدوات ومنصات إدارة المعرفة، تحتاج الفرق إلى مفردات مشتركة ورؤية معلنة لما تبدو عليه إدارة المعرفة الجيدة، وإلا مضت الاستثمارات في الأدوات دون استراتيجية موحِّدة.
الوضع الراهن
سعت وظيفة تطوير الأعمال العالمية في الشركة AD إلى تحقيق توافق داخلي حول رؤية لإدارة المعرفة: عمليات وأنظمة جديدة لالتقاط المعرفة وتخزينها ونقلها بكفاءة داخل الفريق، إلى جانب جدول زمني رفيع المستوى للتنفيذ وأهداف محددة. وكان الفريق قد أطلق بالفعل عدة مبادرات شعبية (تقييم أداة جديدة لتتبع الصفقات وإعداد تقاريرها، وإعادة تصميم مستودع محتواه على SharePoint، وتجربة نظام رفقاء غير رسمي للتبادل المباشر للمعرفة)، لكنه لم يكن قد حدد بعد الرؤية المشتركة اللازمة لموائمتها وترتيب أولوياتها.
المشكلة / التحدي
- لا مفردات ولا رؤية مشتركة لإدارة المعرفة. كانت قيادة تطوير الأعمال وموظفوه يفتقرون إلى فهم مشترك لمفاهيم إدارة المعرفة، بما يجعل من الصعب إجراء حوار مثمر حول الحالة المستقبلية للفريق.
- مبادرات شعبية دون استراتيجية موحِّدة. كانت أداة جديدة لتتبع الصفقات وإعادة تصميم SharePoint ونظام رفقاء غير رسمي قيد التنفيذ، لكن أيًا منها لم يكن متوائمًا مع رؤية أو خارطة طريق شاملة لإدارة المعرفة.
- ممارسات غير رسمية لن تتوسع. اعتمد نظام الرفقاء بين الأقران في الفريق لتبادل الدروس المستفادة على علاقات فردية بدلًا من عمليات منظمة، بما يحد من مداه مع نمو الفريق العالمي.
- لا جدول زمني ولا أهداف للتنفيذ. احتاج تطوير الأعمال إلى رؤية للحالة المستقبلية مقترنة بجدول زمني رفيع المستوى وأهداف، لا مجرد وصف للوضع الراهن.
أهداف المشروع
- بناء إلمام تأسيسي مشترك بإدارة المعرفة لدى قيادة تطوير الأعمال وموظفيه.
- مراجعة مبادرات إدارة المعرفة النشطة لدى تطوير الأعمال وتحديد فرص تعزيز قيمتها.
- تيسير ورشة عمل تعاونية لتحديد رؤية الحالة المستقبلية لإدارة المعرفة لدى تطوير الأعمال.
- إنتاج بيان رؤية لإدارة المعرفة وأهداف مرتبة حسب الأولوية وفهم لعقبات التنفيذ واستراتيجيات التخفيف.
نهج Iknow
كيف نظّمت Iknow العمل
نظّمت Iknow المهمة كبرنامج من خطوتين (تعليم تنفيذي تليه ورشة رؤية ميسَّرة بالمشاركة)، بما يعكس منهجية Iknow في استراتيجية إدارة المعرفة وتصميم الحوكمة، التي تؤسس تحديد الرؤية على مفردات مشتركة بدلًا من مطالبة المشاركين بالعصف الذهني حول حالة مستقبلية من نقطة الصفر.
الأنشطة والقرارات الرئيسية
- جلسات التعليم التنفيذي. قدّم المستشار الرئيسي في Iknow ثلاث جلسات افتراضية مدة كل منها 90 دقيقة حول المصطلحات والمفاهيم التأسيسية لإدارة المعرفة، جمعت كل منها بين عرض محوري وتمارين قصيرة ونقاش جماعي وأسئلة وأجوبة مفتوحة، بالاستناد إلى مواد مقررات إدارة معرفة بمستوى الدراسات العليا.
- مراجعة المشاريع الحالية وتوصيات التحسين. راجعت Iknow مبادرات إدارة المعرفة النشطة لدى تطوير الأعمال (أداة تتبع الصفقات الجديدة، وإعادة تصميم SharePoint، ونظام الرفقاء غير الرسمي) وأوصت بتحسينات محددة، منها تصنيف مشترك لتحسين سهولة العثور على المعلومات، وتصنيف آلي لتطبيق الوسوم على نطاق واسع، وصفحات SharePoint منظمة حسب المصطلحات، ومجتمعات اهتمام منظمة لتوسيع مدى نظام الرفقاء.
- استبيان ما قبل الورشة. أعدت Iknow مجموعة من ثمانية إلى 10 أسئلة ووزعتها مسبقًا على المشاركين في الورشة، تتناول استراتيجية الحالة المستقبلية لإدارة المعرفة لدى الفريق وقيمتها للأعمال وإطار تشغيلها، ثم جمعت الإجابات لتأسيس نقاش الورشة عليها.
- ورشة الرؤية الميسَّرة بالمشاركة. شاركت Iknow في تيسير ورشة افتراضية مدتها ساعتان مع موظفي تطوير الأعمال، أدرجت فيها أمثلة لبيانات رؤية إدارة المعرفة من منظمات نظيرة قبل قيادة تمارين منظمة في مجموعات فرعية للعصف الذهني حول صياغة الرؤية وتحديد مخاطر التنفيذ واستراتيجيات التخفيف.
- مخرجات الرؤية وترتيب الأولويات. جمّعت Iknow نقاشات المجموعات الفرعية في الورشة في بيان رؤية لإدارة المعرفة ومجموعة أهداف مرتبة حسب الأولوية لتطوير الأعمال.
أصحاب المصلحة والتعاون
عملت Iknow بصفتها المتعاقد الرئيسي، وكان السيد Ralph W. Poole المستشار الرئيسي. أعد السيد Poole جلسات التعليم التنفيذي وقدّمها وشارك في تيسير ورشة الرؤية.
التحديات وكيف تغلبت عليها Iknow
بناء فهم مشترك لدى فريق مشغول مدفوع بالصفقات
موظفو تطوير الأعمال صانعو صفقات أولًا، بوقت محدود ودون مفردات جاهزة لتخصص مثل إدارة المعرفة. عالجت Iknow ذلك بإبقاء جلسات التعليم التنفيذي قصيرة وعملية وتفاعلية (90 دقيقة لكل جلسة، مبنية على التمارين والنقاش بدلًا من المحاضرة)، بحيث يصل المشاركون إلى ورشة الرؤية بلغة مشتركة لا بمجموعة مصطلحات غير مألوفة.
تحويل الجهود الشعبية إلى رؤية موحِّدة دون الإخلال بها
كانت مبادرات إدارة المعرفة القائمة لدى تطوير الأعمال تحقق قيمة بالفعل بذاتها؛ وكانت عملية تحديد رؤية تتجاهلها معرضة لأن تبدو منفصلة عن العمل الحقيقي للفريق، بينما كانت عملية تكتفي بمباركتها معرضة لتفويت الفرصة الأكبر. عالجت Iknow ذلك بمراجعة كل مبادرة نشطة وفق معطياتها الخاصة، واقتراح تحسينات محددة لتقوية كل منها، ثم استخدام ورشة الرؤية لوضعها جميعًا (المشاريع الحالية والطموحات المستقبلية على السواء) ضمن رؤية واحدة صاغها الفريق بنفسه.
النتائج والأثر
النتائج الكمية
- • التعليم المقدم: ثلاث جلسات تعليم تنفيذي افتراضية مدة كل منها 90 دقيقة حول إدارة المعرفة لموظفي تطوير الأعمال.
- • توصيات التحسين: توصيات موجهة لثلاث مبادرات نشطة لدى تطوير الأعمال.
- • الورشة المنفذة: ورشة واحدة لرؤية إدارة المعرفة ميسَّرة بالمشاركة مدتها ساعتان مع موظفي تطوير الأعمال.
- • مخرجات الرؤية المسلّمة: بيان رؤية لإدارة المعرفة ومجموعة أهداف مرتبة حسب الأولوية من جلسات المجموعات الفرعية في الورشة.
- • تخطيط المخاطر: تحديد عقبات التنفيذ ومخاطره، مع وضع استراتيجيات تخفيف لكل منها.
النتائج النوعية
خرجت وظيفة تطوير الأعمال في الشركة AD بمفردات مشتركة لإدارة المعرفة بين القيادة والموظفين، وبيان رؤية صاغه الفريق بنفسه حقًا بدلًا من رؤية مفروضة من الخارج، ونظرة واضحة إلى العقبات القائمة بين الفريق وتلك الرؤية. كما واءمت المهمة جهود إدارة المعرفة الشعبية القائمة لدى تطوير الأعمال مع اتجاه شامل واحد، بما منح استثمارات الفريق في الأدوات والعمليات استراتيجية مشتركة تخدمها بدلًا من عدة مبادرات منفصلة.
الوقت حتى تحقق الأثر
على مدار المهمة، نقلت Iknow تطوير الأعمال من فريق لديه نشاط شعبي في إدارة المعرفة لكن دون مفردات أو رؤية مشتركة إلى فريق يملك بيان رؤية مكتملًا لإدارة المعرفة وأهدافًا مرتبة حسب الأولوية وخطة تخفيف لعقبات التنفيذ.
قدرات Iknow التي أثبتها المشروع
المهارات الأساسية
- تطوير استراتيجية ورؤية إدارة المعرفة
- التعليم التنفيذي وبناء القدرات
- تصميم ورش العمل وتيسيرها
- الاستشارات في التصنيف وتحسين المحتوى
الأساليب والأطر
- تصميم برنامج من خطوتين: التعليم ثم تحديد الرؤية
- استبيانات منظمة قبل ورش العمل
- صياغة الرؤية عبر مجموعات فرعية وتخطيط المخاطر والتخفيف
التقنيات والأدوات
- توصيات التصنيف المشترك والتصنيف الآلي
- صفحات محتوى منظمة حسب المصطلحات لمنصات التعاون المؤسسية
- مجتمعات الاهتمام بوصفها بنية لتبادل المعرفة
ضع هذه الخبرة في خدمة مشكلتك.
كثير من أعمالنا لا يظهر على الموقع. احجز مكالمة وأخبرنا عن قطاعك وسنعرض عليك المشاريع التي تقابل مجالك.