Enseigner le vocabulaire avant d'écrire la vision : un programme d'élaboration de vision en gestion des connaissances pour une équipe mondiale de gestion des alliances.

À propos du client

La Société AD est une entreprise mondiale de santé. Elle développe, fabrique et vend des médicaments sur ordonnance et d'autres produits de santé dans le monde entier. Sa fonction mondiale de développement des affaires identifie, évalue, négocie et gère les accords de licence, les partenariats et les alliances qui étendent le portefeuille de santé et la portée commerciale de la Société AD. Ce travail dépend fortement de l'expertise individuelle et de la connaissance des relations accumulées accord après accord.

Contexte sectoriel

Les équipes de développement des affaires et de gestion des alliances des entreprises pharmaceutiques évoluent dans un environnement fondamentalement organisé par projets et piloté par les transactions : chaque opération génère des conclusions de due diligence, un historique de négociation et une connaissance des relations avec les partenaires faciles à perdre une fois l'accord conclu ou lorsqu'un membre de l'équipe s'en va. Les habitudes informelles de partage des connaissances (un système de binômes entre pairs, des conversations ponctuelles de retours d'expérience) fonctionnent souvent bien pour une petite équipe, mais passent rarement à l'échelle lorsque la fonction mondiale grandit ou que le volume d'accords augmente. Les organisations dans cette situation reconnaissent de plus en plus qu'avant d'investir davantage dans des outils et plateformes KM, les équipes ont besoin d'un vocabulaire commun et d'une vision explicite de ce à quoi ressemble une bonne gestion des connaissances, faute de quoi les investissements en outils avancent sans stratégie fédératrice.

Situation au démarrage

La fonction mondiale de développement des affaires de la Société AD recherchait un alignement interne autour d'une vision de gestion des connaissances : de nouveaux processus et systèmes pour capturer, stocker et transférer efficacement les connaissances au sein de l'équipe, ainsi qu'un calendrier de mise en œuvre de haut niveau et des cibles. L'équipe avait déjà lancé plusieurs initiatives parties du terrain (évaluer un nouvel outil de suivi et de reporting des accords, repenser son référentiel de contenus SharePoint et piloter un système de binômes informel pour l'échange direct de connaissances), mais n'avait pas encore défini la vision commune nécessaire pour les aligner et les prioriser.

• Ni vocabulaire ni vision KM partagés. La direction et les équipes du développement des affaires manquaient d'une compréhension commune des concepts de gestion des connaissances, rendant difficile toute conversation productive sur l'état futur de l'équipe.
• Des initiatives de terrain sans stratégie fédératrice. Un nouvel outil de suivi des accords, une refonte de SharePoint et un système de binômes informel étaient en cours, mais aucun n'était aligné sur une vision ou une feuille de route KM d'ensemble.
• Des pratiques informelles non extensibles. Le système de binômes entre pairs de l'équipe pour partager les retours d'expérience reposait sur des relations individuelles plutôt que sur des processus structurés, limitant sa portée à mesure que l'équipe mondiale grandissait.
• Ni calendrier ni cibles de mise en œuvre. Le développement des affaires avait besoin d'une vision de l'état futur assortie d'un calendrier de haut niveau et de cibles, et non d'une simple description de l'existant.

• Construire une culture KM fondamentale et partagée au sein de la direction et des équipes du développement des affaires.
• Passer en revue les initiatives KM actives du développement des affaires et identifier les occasions d'en accroître la valeur.
• Animer un atelier collaboratif pour définir la vision de l'état futur du KM du développement des affaires.
• Produire un énoncé de vision KM, des objectifs priorisés et une compréhension des obstacles de mise en œuvre et des stratégies d'atténuation.

Comment Iknow a structuré les travaux

Iknow a structuré la mission comme un programme en deux étapes (formation des dirigeants puis atelier de vision co-animé), conformément à la méthodologie Iknow de stratégie KM et de conception de gouvernance, qui ancre la définition de la vision dans un vocabulaire partagé plutôt que de demander aux participants d'imaginer un état futur en partant de zéro.

Activités et décisions clés

• Sessions de formation des dirigeants. Le consultant principal d'Iknow a animé trois sessions virtuelles de 90 minutes sur les termes et concepts fondamentaux du KM, chacune combinant une présentation centrale, de courts exercices, une discussion de groupe et des questions-réponses ouvertes, en s'appuyant sur des supports de cours KM de niveau master.
• Revue des projets en cours et recommandations d'amélioration. Iknow a passé en revue les initiatives KM actives du développement des affaires (son nouvel outil de suivi des accords, la refonte SharePoint et le système de binômes informel) et recommandé des améliorations spécifiques, dont une taxonomie partagée pour améliorer la trouvabilité, la classification automatique pour appliquer des étiquettes à grande échelle, des pages SharePoint organisées par termes et des communautés d'intérêt structurées pour étendre la portée du système de binômes.
• Questionnaire préalable à l'atelier. Iknow a préparé et distribué à l'avance aux participants un ensemble de huit à 10 questions portant sur la stratégie d'état futur du KM de l'équipe, la valeur métier et le cadre de fonctionnement, puis a compilé les réponses pour nourrir la discussion de l'atelier.
• Atelier de vision co-animé. Iknow a co-animé un atelier virtuel de deux heures avec les équipes du développement des affaires, en présentant des exemples d'énoncés de vision KM d'organisations comparables avant de conduire des exercices structurés en sous-groupes pour formuler le langage de la vision et identifier les risques de mise en œuvre et les stratégies d'atténuation.
• Livrables de vision et de priorisation. Iknow a synthétisé les discussions des sous-groupes de l'atelier en un énoncé de vision KM et un ensemble d'objectifs priorisés pour le développement des affaires.

Parties prenantes et collaboration

Iknow est intervenu en tant que contractant principal, avec M. Ralph W. Poole comme consultant principal. M. Poole a préparé et animé les sessions de formation des dirigeants et a co-animé l'atelier de vision.

Construire une compréhension commune au sein d'une équipe très sollicitée et centrée sur les transactions

Les équipes de développement des affaires sont avant tout des négociateurs, avec un temps limité et sans vocabulaire préexistant pour une discipline comme la gestion des connaissances. Iknow y a répondu en gardant les sessions de formation courtes, pratiques et interactives (90 minutes chacune, construites autour d'exercices et de discussions plutôt que d'exposés magistraux), de sorte que les participants arrivent à l'atelier de vision avec un langage commun plutôt qu'avec une série de termes inconnus.

Transformer les efforts de terrain en vision fédératrice sans les perturber

Les initiatives KM existantes du développement des affaires apportaient déjà de la valeur par elles-mêmes ; un processus de définition de vision qui les aurait ignorées risquait de sembler déconnecté du travail réel de l'équipe, tandis qu'un processus se contentant de les entériner risquait de passer à côté de l'opportunité plus large. Iknow y a répondu en examinant chaque initiative active pour elle-même, en proposant des améliorations spécifiques pour renforcer chacune, puis en utilisant l'atelier de vision pour les inscrire toutes (projets en cours comme ambitions futures) dans une vision unique rédigée par l'équipe.

Résultats quantitatifs

• • Formation dispensée : trois sessions virtuelles de formation des dirigeants de 90 minutes sur la gestion des connaissances pour les équipes du développement des affaires.
• • Recommandations d'amélioration : recommandations ciblées pour trois initiatives actives du développement des affaires.
• • Atelier réalisé : un atelier de vision KM co-animé de deux heures avec les équipes du développement des affaires.
• • Livrables de vision : un énoncé de vision KM et un ensemble d'objectifs priorisés issus des sessions en sous-groupes de l'atelier.
• • Planification des risques : obstacles et risques de mise en œuvre identifiés, avec des stratégies d'atténuation élaborées pour chacun.

Résultats qualitatifs

La fonction de développement des affaires de la Société AD en est ressortie avec un vocabulaire de gestion des connaissances partagé entre direction et équipes, un énoncé de vision véritablement rédigé par l'équipe plutôt qu'imposé de l'extérieur, et une vision lucide des obstacles séparant l'équipe de cette ambition. La mission a également aligné les efforts KM de terrain existants du développement des affaires sur une direction d'ensemble unique, donnant aux investissements de l'équipe en outils et en processus une stratégie commune à servir plutôt que plusieurs initiatives déconnectées.

Délai avant impact

Tout au long de la mission, Iknow a fait passer le développement des affaires d'une équipe dotée d'une activité KM de terrain mais sans vocabulaire ni vision partagés à une équipe disposant d'un énoncé de vision KM achevé, d'objectifs priorisés et d'un plan d'atténuation des obstacles de mise en œuvre.

Compétences clés

• Élaboration de stratégie et de vision KM
• Formation des dirigeants et développement des capacités
• Conception et animation d'ateliers
• Conseil en taxonomie et en valorisation des contenus

Méthodes et référentiels

• Conception de programmes en deux étapes, formation puis vision
• Questionnaires structurés préalables aux ateliers
• Rédaction de la vision en sous-groupes et planification des risques et de leur atténuation

Technologies et outils

• Recommandations de taxonomie partagée et de classification automatique
• Pages de contenu organisées par termes pour les plateformes de collaboration d'entreprise
• Communautés d'intérêt comme structure de partage des connaissances