Enseñar el vocabulario antes de redactar la visión: un programa de definición de la visión de gestión del conocimiento para un equipo global de gestión de alianzas.

Acerca del Cliente

La Empresa AD es una compañía global de atención sanitaria. Desarrolla, fabrica y vende medicamentos con receta y otros productos sanitarios en todo el mundo. Su función global de desarrollo de negocio identifica, evalúa, negocia y gestiona acuerdos de licencia, asociaciones y alianzas que amplían el pipeline sanitario y el alcance comercial de la Empresa AD. Este trabajo depende en gran medida de la experiencia individual y del conocimiento de las relaciones acumulado acuerdo a acuerdo.

Contexto del Sector

Los equipos de desarrollo de negocio y gestión de alianzas de las compañías farmacéuticas operan en un entorno fundamentalmente basado en proyectos e impulsado por los acuerdos: cada transacción genera hallazgos de due diligence, historial de negociación y conocimiento de las relaciones con socios que es fácil perder una vez que se cierra un acuerdo o un miembro del equipo se marcha. Los hábitos informales de compartición de conocimiento (un sistema de compañeros entre pares, conversaciones puntuales de lecciones aprendidas) suelen funcionar bien para un equipo pequeño, pero rara vez escalan a medida que una función global crece o aumenta el volumen de acuerdos. Las organizaciones en esta posición reconocen cada vez más que, antes de invertir más en herramientas y plataformas de KM, los equipos necesitan un vocabulario compartido y una visión articulada de cómo es una buena gestión del conocimiento; de lo contrario, las inversiones en herramientas avanzan sin una estrategia unificadora.

Situación Actual

La función global de desarrollo de negocio de la Empresa AD buscaba un alineamiento interno en torno a una visión de gestión del conocimiento: nuevos procesos y sistemas para capturar, almacenar y transferir eficientemente el conocimiento dentro del equipo, junto con un cronograma de implementación de alto nivel y metas concretas. El equipo ya había lanzado varias iniciativas surgidas de la base (evaluar una nueva herramienta de seguimiento y reporte de acuerdos, rediseñar su repositorio de contenido en SharePoint y pilotar un sistema de compañeros informal para el intercambio directo de conocimiento), pero aún no había definido la visión compartida necesaria para alinearlas y priorizarlas.

• Sin vocabulario ni visión compartidos de KM. El liderazgo y el personal de desarrollo de negocio carecían de una comprensión común de los conceptos de gestión del conocimiento, lo que dificultaba mantener una conversación productiva sobre el estado futuro del equipo.
• Iniciativas de base sin una estrategia unificadora. Una nueva herramienta de seguimiento de acuerdos, un rediseño de SharePoint y un sistema de compañeros informal estaban en marcha, pero ninguno estaba alineado con una visión u hoja de ruta general de KM.
• Prácticas informales que no escalarían. El sistema de compañeros entre pares del equipo para compartir lecciones aprendidas dependía de relaciones individuales en lugar de procesos estructurados, lo que limitaba su alcance a medida que el equipo global crecía.
• Sin cronograma ni metas de implementación. Desarrollo de negocio necesitaba una visión del estado futuro acompañada de un cronograma de alto nivel y metas, no simplemente una descripción del estado actual.

• Construir una alfabetización básica y compartida en KM entre el liderazgo y el personal de desarrollo de negocio.
• Revisar las iniciativas activas de KM de desarrollo de negocio e identificar oportunidades para aumentar su valor.
• Facilitar un taller colaborativo para definir la visión del estado futuro de KM de desarrollo de negocio.
• Producir un enunciado de visión de KM, metas priorizadas y una comprensión de los obstáculos de implementación y las estrategias de mitigación.

Cómo Estructuró Iknow el Trabajo

Iknow estructuró el proyecto como un programa de dos pasos (formación ejecutiva seguida de un taller de visión cofacilitado), reflejando la metodología de Iknow de estrategia de KM y diseño de gobernanza, que fundamenta la definición de la visión en un vocabulario compartido en lugar de pedir a los participantes que imaginen un estado futuro partiendo de cero.

Actividades y Decisiones Clave

• Sesiones de formación ejecutiva. El consultor principal de Iknow impartió tres sesiones virtuales de 90 minutos sobre términos y conceptos fundamentales de KM, cada una combinando una presentación central, ejercicios breves, discusión en grupo y una ronda abierta de preguntas y respuestas, a partir de material de cursos de KM de nivel de posgrado.
• Revisión de los proyectos actuales y recomendaciones de mejora. Iknow revisó las iniciativas activas de KM de desarrollo de negocio (su nueva herramienta de seguimiento de acuerdos, el rediseño de SharePoint y el sistema de compañeros informal) y recomendó mejoras específicas, incluidas una taxonomía compartida para mejorar la encontrabilidad, la autoclasificación para aplicar etiquetas a escala, páginas de SharePoint organizadas por términos y comunidades de interés estructuradas para ampliar el alcance del sistema de compañeros.
• Cuestionario previo al taller. Iknow preparó y distribuyó por adelantado un conjunto de ocho a 10 preguntas a los participantes del taller, sobre la estrategia del estado futuro de KM del equipo, el valor de negocio y el marco operativo, y después compiló las respuestas para fundamentar la discusión del taller.
• Taller de visión cofacilitado. Iknow cofacilitó un taller virtual de dos horas con el personal de desarrollo de negocio, incorporando ejemplos de enunciados de visión de KM de organizaciones comparables antes de dirigir ejercicios estructurados en subgrupos para idear el lenguaje de la visión e identificar riesgos de implementación y estrategias de mitigación.
• Resultados de visión y priorización. Iknow sintetizó las discusiones de los subgrupos del taller en un enunciado de visión de KM y un conjunto priorizado de metas para desarrollo de negocio.

Partes Interesadas y Colaboración

Iknow actuó como contratista principal, con el Sr. Ralph W. Poole como consultor principal. El Sr. Poole preparó e impartió las sesiones de formación ejecutiva y cofacilitó el taller de visión.

Construir una Comprensión Compartida en un Equipo Ocupado y Centrado en los Acuerdos

El personal de desarrollo de negocio está formado ante todo por negociadores, con tiempo limitado y sin un vocabulario innato para una disciplina como la gestión del conocimiento. Iknow lo resolvió manteniendo las sesiones de formación ejecutiva cortas, prácticas e interactivas (90 minutos cada una, construidas en torno a ejercicios y discusión en lugar de clases magistrales), de modo que los participantes llegaran al taller de visión con un lenguaje compartido y no con un conjunto de términos desconocidos.

Convertir los Esfuerzos de Base en una Visión Unificadora sin Perturbarlos

Las iniciativas de KM existentes de desarrollo de negocio ya aportaban valor por sí mismas; un proceso de definición de la visión que las ignorara corría el riesgo de sentirse desconectado del trabajo real del equipo, mientras que uno que simplemente las avalara corría el riesgo de perder la oportunidad mayor. Iknow lo resolvió revisando cada iniciativa activa en sus propios términos, proponiendo mejoras específicas para reforzar cada una, y utilizando después el taller de visión para situarlas todas (tanto los proyectos actuales como las ambiciones futuras) dentro de una única visión redactada por el propio equipo.

Resultados Cuantitativos

• • Formación impartida: tres sesiones virtuales de formación ejecutiva de 90 minutos sobre gestión del conocimiento para el personal de desarrollo de negocio.
• • Recomendaciones de mejora: recomendaciones focalizadas para tres iniciativas activas de desarrollo de negocio.
• • Taller realizado: un taller de visión de KM cofacilitado de dos horas con el personal de desarrollo de negocio.
• • Resultados de visión entregados: un enunciado de visión de KM y un conjunto priorizado de metas procedentes de las sesiones en subgrupos del taller.
• • Planificación de riesgos: obstáculos y riesgos de implementación identificados, con estrategias de mitigación desarrolladas para cada uno.

Resultados Cualitativos

La función de desarrollo de negocio de la Empresa AD salió con un vocabulario compartido de gestión del conocimiento entre liderazgo y personal, un enunciado de visión genuinamente redactado por el equipo en lugar de impuesto desde fuera, y una visión lúcida de los obstáculos que se interponían entre el equipo y esa visión. El proyecto también alineó los esfuerzos de KM de base existentes de desarrollo de negocio con una única dirección general, dando a las inversiones del equipo en herramientas y procesos una estrategia compartida a la que servir en lugar de varias iniciativas desconectadas.

Plazo hasta el Impacto

A lo largo del proyecto, Iknow llevó a desarrollo de negocio de ser un equipo con actividad de KM de base pero sin vocabulario ni visión compartidos a ser uno con un enunciado de visión de KM terminado, metas priorizadas y un plan de mitigación para los obstáculos de implementación.

Competencias Clave

• Desarrollo de estrategia y visión de KM
• Formación ejecutiva y desarrollo de capacidades
• Diseño y facilitación de talleres
• Asesoría en taxonomía y mejora de contenido

Métodos y Marcos

• Diseño de programas en dos pasos de formación y luego visión
• Cuestionarios estructurados previos al taller
• Redacción de la visión en subgrupos y planificación de riesgos y mitigación

Tecnologías y Herramientas

• Recomendaciones de taxonomía compartida y autoclasificación
• Páginas de contenido organizadas por términos para plataformas de colaboración empresarial
• Comunidades de interés como estructura de compartición de conocimiento