Del modelo a producción: llevar la taxonomía de manufactura de la Empresa Z a un despliegue en vivo.

Acerca del cliente

La división de manufactura de la Empresa Z es responsable de formular, envasar y distribuir productos a más de 140 mercados en todo el mundo. El equipo interno de gestión del conocimiento de la Empresa Z quería mejorar y aplicar una taxonomía personalizada y un motor de clasificación automática a sus herramientas de contenido y búsqueda, permitiendo a sus científicos e ingenieros encontrar contenido relevante con mayor rapidez en sus operaciones de manufactura e investigación.

Contexto del sector

Llevar un modelo de taxonomía validado a un despliegue en producción seguro y confiable dentro de un sistema de contenido empresarial en vivo es un desafío distinto, separado de la construcción del propio modelo. Muchos proyectos de taxonomía triunfan en la etapa de modelado pero tropiezan en el despliegue, porque los sistemas de producción conllevan riesgos operativos que los entornos de desarrollo o prueba no tienen: un sitio de SharePoint en vivo que da soporte a una organización activa de manufactura farmacéutica no puede desconectarse ni ponerse en riesgo para hacer pruebas. Este proyecto abordó exactamente esa brecha de "última milla" para la Empresa Z, construyendo directamente sobre el trabajo previo de desarrollo de taxonomía de Iknow para la división.

Situación actual

Iknow había desarrollado la taxonomía de la Empresa Z en un proyecto a comienzos de ese año, y este proyecto era una continuación de aquel trabajo inicial de desarrollo de la taxonomía, enfocado en operacionalizar el modelo, ampliar su cobertura y validar su desempeño en un entorno de producción en vivo.

• Llevar un modelo validado a un sistema en vivo requería una estrecha coordinación con TI. El equipo interno de TI de la Empresa Z necesitaba apoyo directo para montar una instancia de desarrollo adecuada para la clasificación automática en SharePoint, un trabajo que quedaba fuera del alcance del diseño puro de taxonomías.
• Facetas específicas requerían una validación más profunda en condiciones reales antes de escalar. En particular, las facetas de Analítica y de Nombres de Fármacos requerían más pruebas y mejoras con contenido real de manufactura antes de que la Empresa Z pudiera confiar en ellas de forma amplia.
• Años de datos de clasificación heredados no podían descartarse ni migrarse a ciegas. Parte de los datos de clasificación heredados del repositorio de KM anterior de la Empresa Z merecía preservarse en el nuevo sistema, mientras que otra parte no; la Empresa Z necesitaba una estrategia deliberada sobre qué conservar.
• Los cambios de clasificación debían probarse sin poner en riesgo el sistema de producción en vivo. Cualquier cambio en el modelo y las reglas de la taxonomía requería pruebas rigurosas, pero la Empresa Z no podía permitirse experimentar directamente en su entorno de SharePoint en vivo.

• Apoyar al equipo interno de TI de la Empresa Z en la configuración de una instancia de desarrollo de SharePoint para la clasificación automática de contenido.
• Probar y mejorar aún más el modelo de taxonomía, en particular las facetas de Analítica y de Nombres de Fármacos.
• Desarrollar e implementar una estrategia para incluir selectivamente los datos de clasificación heredados.
• Realizar una revisión de calidad general posterior a la clasificación en SharePoint, incluidos los cambios recomendados al modelo y las reglas y las pruebas de validación.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow combinó la habilitación directa de TI, pruebas dirigidas de facetas, una estrategia deliberada para los datos heredados y una revisión de calidad completa, todo articulado en torno a un enfoque seguro de pruebas de desarrollo a producción que protegió el sistema en vivo de la Empresa Z en todo momento.

Actividades y decisiones clave

• Apoyo al equipo de TI. Iknow trabajó codo a codo con el equipo interno de TI de la Empresa Z para ayudar a establecer una instancia de desarrollo para la clasificación automática de contenido en los sitios de SharePoint, dando al equipo un entorno seguro donde construir y probar antes de tocar producción.
• Pruebas y mejora de facetas. Iknow realizó pruebas adicionales del modelo de taxonomía, centradas principalmente en las facetas de Analítica y de Nombres de Fármacos, e introdujo mejoras según fue necesario apoyándose en informes de desviaciones de manufactura, resultados iniciales de pruebas con documentos de SharePoint y otras fuentes.
• Estrategia de datos heredados. Iknow desarrolló una estrategia para determinar qué datos de clasificación heredados del repositorio de KM anterior de la Empresa Z merecían incluirse en el nuevo sistema y cuáles debían excluirse. Después, Iknow implementó esa estrategia en el modelo y las reglas de la taxonomía y la probó dentro de la instancia de desarrollo de SharePoint antes del despliegue.
• Revisión de calidad y validación. Iknow realizó una revisión de calidad general posterior a la clasificación directamente en SharePoint, incluidos cambios recomendados al modelo y las reglas de la taxonomía, seguida de pruebas para validar que los cambios funcionaban según lo previsto.
• Metodología de pruebas novedosa. Iknow construyó un nuevo enfoque de pruebas que permite a la taxonomía sincronizarse con los conjuntos de términos de desarrollo o de producción en SharePoint Online, permitiendo al equipo revisar resultados reales de clasificación en SharePoint sin afectar el sistema en vivo.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó como subcontratista del contratista principal, CGI, colaborando directamente con el equipo interno de TI de la Empresa Z durante el establecimiento de la instancia de desarrollo, las pruebas y el despliegue final en producción.

Habilitar el trabajo de clasificación automática sin poner en riesgo el sistema en vivo

El equipo de TI de la Empresa Z necesitaba construir y probar una capacidad de clasificación automática en SharePoint sin interrumpir el sistema en vivo que daba soporte a operaciones de manufactura activas. Iknow lo abordó estableciendo una instancia de desarrollo de SharePoint dedicada al trabajo de clasificación automática y construyendo después una metodología de pruebas novedosa capaz de sincronizar la taxonomía con los conjuntos de términos de desarrollo o de producción, lo que permitió al equipo revisar con seguridad resultados reales de clasificación antes de que nada tocara el entorno en vivo.

Decidir qué datos heredados merecían conservarse

Migrar los datos de clasificación heredados en bloque suponía el riesgo de importar etiquetas obsoletas o incorrectas, mientras que descartarlos por completo suponía perder un valioso trabajo histórico de clasificación. Iknow lo abordó desarrollando una estrategia deliberada de inclusión y exclusión para los datos heredados, en lugar de un enfoque generalizado de migrarlo todo o no migrar nada, e implementando y probando después esa estrategia específicamente en la instancia segura de desarrollo antes de que tocara producción.

Resultados operativos

• Se amplió la taxonomía de aproximadamente 1,400 a aproximadamente 1,800 términos, con las incorporaciones correspondientes de acrónimos y sinónimos.
• Se etiquetó automáticamente en el nuevo sistema todo el contenido heredado del repositorio de KM anterior mediante reglas de clasificación personalizadas.
• Se permitió al equipo de TI de la Empresa Z clasificar masivamente con éxito todo el contenido de Knowledge Exchange dentro del plazo.

Resultados estratégicos y organizacionales

El proyecto entregó una metodología de pruebas novedosa que permite a la taxonomía sincronizarse con los conjuntos de términos de desarrollo o de producción de SharePoint Online, dando a la Empresa Z una forma segura y repetible de validar futuros cambios de clasificación sin tocar su sistema en vivo. El valor de la nueva taxonomía fue reconocido mucho más allá de su alcance original: se extendió a otros sistemas de la Empresa Z, incluido el repositorio de sus laboratorios de investigación, pese a haber sido construida originalmente para organizar contenido de manufactura.

Tiempo hasta el impacto

Iknow completó el proyecto de extensión de cuatro meses dentro del calendario, inmediatamente después del proyecto anterior de desarrollo de taxonomía de Iknow. Juntos, los dos proyectos constituyen un esfuerzo continuo de un solo año que llevó la taxonomía de la Empresa Z de un modelo inicial a su despliegue y expansión plenos en producción.

Competencias centrales

• Extensión y mejora de taxonomías
• Estrategia de migración de contenido heredado
• Aseguramiento de calidad de la clasificación
• Habilitación de TI y apoyo al despliegue

Métodos y marcos de trabajo

• Pruebas y mejora de taxonomías dirigidas por facetas
• Desarrollo de estrategias de inclusión/exclusión de datos heredados
• Pruebas de sincronización entre entornos de desarrollo y producción
• Metodología de revisión de calidad posterior a la clasificación

Tecnologías y herramientas

• Microsoft SharePoint (instancias de desarrollo y producción, SharePoint Online)
• Smartlogic Semaphore (modelo de taxonomía y reglas de clasificación)
• Ingeniería de reglas de clasificación personalizadas