Estrategia de eLearning para la división técnica de la Empresa B.

Acerca del Cliente

La División Técnica de la Empresa B era responsable de la formación técnica en las compañías operativas y el personal corporativo de la empresa, atendiendo a una audiencia de formación de más de 110,000 empleados en todo el mundo. Esa audiencia era muy diversa, desde una orientación técnica general hasta instrucción especializada en temas científicos y técnicos avanzados. El contenido de los cursos abarcaba evaluación de calidad, validación de procesos, contaminación de materias primas, normas ambientales y seguridad química, biológica, radiológica y general, gran parte de ello vinculado a requisitos regulatorios y de fabricación en las operaciones globales farmacéuticas, de dispositivos médicos y de consumo de la Empresa B.

Contexto del Sector

El mercado corporativo del eLearning se caracterizaba por un entusiasmo intenso y una gran volatilidad en 2000. Una nueva generación de proveedores de sistemas de gestión del aprendizaje, incluidos Docent, Saba y Click2learn, había surgido para ayudar a las grandes organizaciones a gestionar e impartir formación basada en web a gran escala, y los líderes corporativos hablaban de la tecnología en términos grandilocuentes; el CEO de Cisco predijo célebremente ese año que el eLearning haría que el correo electrónico pareciera un error de redondeo. Sin embargo, el panorama de proveedores seguía siendo inmaduro e inestable, sin una plataforma dominante y con una fuerte especulación inversora que se desmoronaría bruscamente cuando la crisis puntocom golpeó las acciones del eLearning a lo largo de 2001. Para un empleador grande y regulado como la Empresa B, esa combinación de oportunidad genuina e inestabilidad del mercado hacía esencial una estrategia rigurosa y neutral respecto a proveedores antes de comprometerse con cualquier plataforma o proveedor.

Situación Actual

La operación de formación existente de la División era compleja: una audiencia global diversa, una amplia gama de temas técnicos especializados y un modelo de formación que aún se impartía casi por completo mediante instrucción presencial en el aula. La Presidenta de la División quería impartir la formación de forma más eficiente y rentable y patrocinó una iniciativa de transformación hacia el eLearning, contratando a Iknow por su experiencia en gestión del conocimiento y estrategia de aprendizaje.

• Una audiencia masiva y diversa atendida por un modelo de impartición costoso. Más de 110,000 empleados en todo el mundo dependían de una formación técnica impartida casi por completo mediante instrucción presencial en el aula, costosa y difícil de escalar.
• Sin una visión sistemática del panorama formativo actual. No existía una visión única de las fuentes actuales de contenido formativo, los métodos de impartición ni las oportunidades de mejora en toda la División.
• Temática especializada y de alto riesgo. Gran parte del contenido de la División tocaba temas regulados y críticos para la seguridad, elevando el listón de cualquier plan de transformación más allá de la simple digitalización de contenidos.
• Un mercado tecnológico joven e inestable. El mercado de proveedores de eLearning carecía de un líder consolidado y entraba en un periodo de volatilidad financiera, lo que hacía genuinamente arriesgado comprometerse con una plataforma.

• Documentar las actividades de formación actuales de la División, sus fuentes de contenido y sus métodos de impartición mediante entrevistas directas con el personal.
• Comparar las prácticas líderes de eLearning recogidas en investigaciones y casos de estudio publicados recientemente.
• Desarrollar un análisis de brechas que comparara el estado actual de la División con las prácticas líderes identificadas.
• Entregar recomendaciones concretas para guiar la transformación de la formación presencial en el aula al eLearning.

Cómo Estructuró Iknow el Trabajo

Iknow estructuró el proyecto en tres partes: primero comprender y documentar el estado actual, después revisar las mejores prácticas recogidas en investigaciones y casos de estudio publicados recientemente y, por último, desarrollar recomendaciones para establecer un entorno de eLearning, reflejando la metodología de Iknow de estrategia tecnológica empresarial y elaboración de hojas de ruta.

Actividades y Decisiones Clave

• Entrevistas sobre el estado actual. Iknow realizó entrevistas estructuradas con el personal de formación de la División que cubrieron la amplitud y el alcance de los programas existentes, las fuentes del contenido de los cursos y los métodos de impartición, capturando ideas de mejora directamente de las personas que dirigían los programas.
• Investigación de mejores prácticas. Iknow revisó artículos y casos de estudio publicados recientemente sobre prácticas líderes de eLearning para fundamentar sus recomendaciones en evidencia de organizaciones más avanzadas en la curva de transformación.
• Análisis de brechas. Iknow comparó el estado actual documentado de la División con las prácticas líderes identificadas en su investigación, poniendo de relieve las brechas específicas que un plan de transformación debería cerrar.
• Desarrollo de una visión a dos años. Iknow recomendó una visión de eLearning a dos años con metas ambiciosas y un calendario, dando al liderazgo de la División un objetivo concreto en lugar de una aspiración abierta.
• Procesos de migración y selección de proveedores. Iknow propuso un proceso estructurado para seleccionar y migrar los cursos presenciales a la impartición basada en web, además de un riguroso proceso de identificación, evaluación y selección de proveedores adecuado al todavía inmaduro mercado de LMS.
• Recomendaciones de tecnología, contenido y organización. Iknow recomendó alinear la iniciativa de eLearning con el sistema de gestión del aprendizaje corporativo, diseñar repositorios de conocimiento y portales para el contenido fuera de los cursos formales en línea, desarrollar modelos de competencias para las trayectorias profesionales técnicas y no técnicas, y diseñar habilitadores organizacionales que reforzaran el aprendizaje continuo.

Partes Interesadas y Colaboración

Iknow actuó como subcontratista de Capgemini, el contratista principal del proyecto, aportando experiencia en gestión del conocimiento y estrategia de aprendizaje dentro del equipo de consultoría más amplio de Capgemini, al tiempo que trabajaba directamente con el personal de formación de la División Técnica durante la evaluación del estado actual.

Evaluar Rápidamente una Operación de Formación Técnica Extensa

Con una audiencia de formación superior a 110,000 empleados y contenidos que abarcaban desde la orientación general hasta temas regulatorios y de seguridad especializados, una evaluación superficial corría el riesgo de pasar por alto los detalles que determinarían el éxito o el fracaso de una transformación hacia el eLearning. Iknow lo abordó estructurando las entrevistas en torno a las dimensiones específicas que importaban (amplitud y alcance de los programas, fuentes de contenido y métodos de impartición), dando a la División una imagen del estado actual genuinamente completa en una ventana de cuatro meses.

Recomendar un Camino a Seguir en un Mercado de Proveedores Inmaduro y Volátil

Sin un líder consolidado en el mercado de LMS y con una inestabilidad financiera real acumulándose entre los proveedores de eLearning, recomendar directamente una plataforma específica habría expuesto a la División a un riesgo real. Iknow lo abordó recomendando un proceso riguroso y repetible de identificación, evaluación y selección de proveedores en lugar de la elección de un único proveedor, dando a la División una capacidad duradera para tomar bien esa decisión con independencia de cómo evolucionara el panorama de proveedores.

Resultados Cuantitativos

• Escala de la audiencia cubierta: Una audiencia de formación superior a 110,000 empleados en todo el mundo evaluada y abordada por las recomendaciones.
• Áreas de recomendación entregadas: Siete grandes áreas de recomendación entregadas, que abarcan visión, procesos, estrategia de proveedores, alineación tecnológica, contenido, modelos de competencias y habilitación organizacional.
• Duración del proyecto: Encargo de cuatro meses.

Resultados Cualitativos

La División utilizó las recomendaciones de Iknow como base de su hoja de ruta estratégica para la implementación del eLearning, prueba de que la evaluación se tradujo en un plan de transformación real y no en un informe archivado. Al fundamentar sus recomendaciones en un análisis de brechas documentado en lugar de consejos genéricos de mejores prácticas, Iknow dio al liderazgo de la División un caso de negocio creíble y defendible para alejar una operación de formación grande y regulada de un modelo costoso basado exclusivamente en el aula. El énfasis en un proceso repetible de selección de proveedores, en lugar de la recomendación de una única plataforma, también dio a la División una capacidad duradera que podría reutilizar a medida que el aún joven mercado de proveedores de eLearning siguiera consolidándose.

Plazo hasta el Impacto

Iknow entregó su evaluación del estado actual, su investigación de mejores prácticas y su conjunto completo de recomendaciones dentro del proyecto de cuatro meses, dando al liderazgo de la División una base lista para usar en su hoja de ruta estratégica en cuanto concluyó la evaluación.

Competencias Principales

• Estrategia de aprendizaje empresarial y transformación digital
• Gestión del cambio organizacional y habilitación
• Selección de proveedores y plataformas
• Evaluación del estado actual y entrevistas con partes interesadas

Métodos y Marcos de Trabajo

• Análisis de brechas entre el estado actual y las prácticas líderes
• Investigación secundaria y benchmarking de mejores prácticas
• Entrevistas estructuradas con partes interesadas

Tecnologías y Herramientas

• Análisis del panorama de sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)